De toutes les industries dans lesquelles les demandes de planification des employés sont très impliquées et complexes, la mise en place d’un planning infirmier se place dans une ligue à part en termes de défis qui sont présentés aux planificateurs. Comme il s’agit d’un secteur confronté à un manque chronique de personnel et nécessitant une couverture 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, la création de modèles d’horaires d’infirmières est particulièrement difficile. Les gestionnaires ont affaire à des infirmières qui ont des compétences et des certifications différentes, un mélange de personnel à temps partiel et à temps plein. Et en plus de tous les défis pratiques, il y a un autre élément qui rend la mise en place de superbes horaires absolument vitale – les soins aux patients.
Les soins que votre organisation est en mesure de fournir aux patients dépendront grandement de la façon dont les superviseurs gèrent le personnel infirmier. Planifiez-vous les bonnes infirmières avec les bonnes compétences pour s’occuper des bons patients ? Les infirmières sont-elles constamment surchargées de travail ? Sont-elles capables de concilier leur vie personnelle et leur travail ? Toutes ces questions doivent être posées et trouver une réponse si vous avez pour objectif de fournir les soins appropriés à vos infirmières et à vos patients.
Créer un modèle de planning infirmier qui répondra à toutes ces normes n’est pas une tâche facile, mais il y a des choses que vous pouvez faire pour optimiser votre processus de planification des quarts de travail. Voici par où commencer.
Laisser les infirmières communiquer leurs préférences de travail
L’un des objectifs les plus importants à garder à l’esprit lors de la création d’un horaire infirmier est de chercher des moyens de créer des quarts de travail qui garderont le personnel à la fois en sécurité et satisfait. La plupart des infirmières ont tendance à avoir beaucoup de choses à faire, même en dehors de leur travail. Beaucoup ont une famille dont ils doivent s’occuper et avec laquelle ils doivent passer du temps lorsqu’ils ne travaillent pas. Beaucoup sont encore à l’école d’infirmières et essaient d’équilibrer leurs responsabilités professionnelles et leurs aspirations à poursuivre leurs études.
Quel meilleur moyen de commencer le processus de planification que d’ouvrir les lignes de communication avec vos infirmières et de leur demander réellement leurs heures de travail préférées avant de créer des horaires pour elles. Découvrez leurs préférences en matière de disponibilité et s’il y a des jours où ils ne sont généralement pas disponibles pour travailler. Enregistrez ces données dans un logiciel de planification des infirmières et, idéalement, synchronisez-les avec le système HCM de votre choix.
Ce simple changement de comportement peut entraîner de nombreux avantages. Premièrement, les infirmières apprécieront le fait que les managers se soucient de leurs préférences et les prennent en compte avant d’établir les plannings. Deuxièmement, plus les gestionnaires disposent d’informations sur les préférences de leur personnel, plus il sera facile de créer d’excellents tableaux de service, au service de votre organisation et de vos employés.
Créer un planning d’infirmières à l’avance
La tâche de planifier votre personnel médical est pratiquement perpétuelle. Même si vous pensez avoir un modèle de planning infirmier presque parfait, il y a une réelle chance que vous finissiez par le modifier plusieurs fois avant que le personnel ne commence effectivement à travailler ces quarts de travail assignés.
C’est pourquoi il est recommandé de commencer à planifier les quarts de travail aussi longtemps à l’avance que possible. Les soins de santé sont l’une des industries dans lesquelles vous pouvez presque être certain que des changements dans le calendrier vont être nécessaires. Il est incroyablement difficile de créer un planning d’infirmières parfait du premier coup, même si vous disposez d’outils avancés et axés sur les données pour la planification prévisionnelle.
Commencez par examiner attentivement la disponibilité et les compétences de vos employés, mais ayez également à l’esprit la demande de services de santé dans votre organisation. Il y a de fortes chances que le planning doive être modifié à mesure que cette semaine approche et que les besoins de vos infirmières et de vos patients en matière d’horaires commencent à se cristalliser. Malgré tout, il y a certains facteurs que vous pouvez prévoir et planifier.
Naturellement, si votre organisation utilise encore des méthodes dépassées pour créer les horaires des équipes, comme le stylo et le papier ou les modèles d’horaires sur tableur Excel, les gestionnaires perdent des tonnes de temps qui aurait pu être économisé avec un logiciel de planification des infirmières qui permet aux gestionnaires de rationaliser le processus de planification dans le cloud et en quelques minutes. De plus, ils peuvent informer instantanément le personnel des changements de planning, au lieu de devoir les appeler et redistribuer le nouveau planning manuellement.
L’essentiel ? Commencez à créer le planning de travail de votre personnel infirmier bien à l’avance, car il faudra probablement plusieurs itérations jusqu’à ce qu’il convienne parfaitement à toutes les personnes concernées.
Autorisez, mais surveillez de près les échanges de postes
Puisque la planification du personnel infirmier semble être une entreprise difficile, quels que soient les efforts que vous y consacrez, essayez de trouver des moyens d’alléger un peu la pression de vos responsables. L’une des meilleures façons de le faire est de donner au personnel infirmier la possibilité d’échanger des quarts de travail.
Ce système fonctionne particulièrement bien pour s’adapter aux changements de dernière minute dans le planning des quarts de travail. Au lieu de faire traîner le processus pendant des heures – que l’employé qui ne peut pas travailler contacte le gestionnaire, après quoi il doit appeler toutes les infirmières pour trouver un remplaçant – vous pouvez laisser vos infirmières simplifier toute l’épreuve.
Il faut toutefois noter que même si autoriser les échanges de quarts de travail peut être une solution parfaite pour aplanir les petits problèmes dans le planning de vos infirmières, cela ne fonctionne bien que si un gestionnaire ou un responsable du planning est capable de surveiller clairement et efficacement tout le processus. Ils doivent s’assurer que les bons membres du personnel ayant les bonnes qualifications couvrent les quarts de travail en question.
Encore, la meilleure façon d’y parvenir est d’utiliser un logiciel de planification des horaires des infirmières qui permet à votre personnel de demander des échanges de quarts de travail, mais qui ne confirme pas ces demandes d’échanges tant que le gestionnaire ne les a pas vues, analysées et approuvées.
Aussi génial que puisse être pour vous un système d’échanges de quarts de travail contrôlé, un système non contrôlé peut être tout aussi préjudiciable à votre processus de planification et de création d’horaires. Les accords verbaux entre les membres de votre personnel qui souhaitent échanger des quarts de travail ne suffisent pas à garantir la clarté ; le gestionnaire doit être impliqué dans le processus et être conscient de l’impact potentiel que chaque échange de quarts de travail proposé peut avoir sur le planning des quarts de travail.
Faire des efforts pour éviter de programmer des heures supplémentaires
Les heures supplémentaires obligatoires sont un énorme problème dans le secteur des soins infirmiers, qui résulte directement du fait que les hôpitaux et autres établissements médicaux n’ont tout simplement pas assez d’infirmières pour couvrir les quarts de travail. Cela conduit les infirmières disponibles à devoir travailler des heures incroyablement longues et à faire beaucoup d’heures supplémentaires.
Les études ont montré à maintes reprises que les soins infirmiers sont l’une des industries dans lesquelles l’augmentation des heures supplémentaires peut avoir des effets négatifs sur à peu près tous les aspects de la profession. Les heures supplémentaires ont pour conséquence que les infirmières sont fatiguées et au bord de l’épuisement, ce qui entraîne de plus en plus d’erreurs au travail. Cela se traduit non seulement par un taux de rotation plus élevé chez les infirmières, mais aussi par une baisse des soins aux patients et de leur satisfaction.
Est-ce qu’il existe une solution pour les heures supplémentaires obligatoires ? Puisqu’il y a toujours une pénurie d’infirmières qualifiées dans les établissements de santé du pays, probablement pas. Cependant, cela ne signifie pas qu’il est impossible d’optimiser les horaires du personnel infirmier pour éviter les heures supplémentaires et les surcharges inutiles.
L’une des meilleures solutions consiste à profiter de la technologie dont vous disposez à notre époque et à l’utiliser pour prendre de meilleures décisions en matière de planification. Utilisez un logiciel de planification des infirmières pour fonder vos efforts de planification sur des données réelles. Suivez le nombre de patients qui entrent et sortent quotidiennement de votre établissement et trouvez des tendances dans les données pour déterminer les heures de la journée et de la semaine qui sont les plus ou les moins chargées pour vous et votre personnel. Avec ce type de données à votre disposition, vous seriez en mesure de prendre des décisions de planification plus éclairées, fondées sur des données, qui vous aideront à éviter de programmer des heures supplémentaires inutiles pour votre personnel infirmier.
Ne négligez pas les niveaux d’acuité des patients
Un autre aspect de la profession infirmière qui rend le processus de planification si complexe et exigeant est que tous les patients ne sont pas les mêmes. Les gestionnaires doivent penser aux niveaux d’acuité lorsqu’il s’agit de prendre des décisions en matière de dotation en personnel, ce qui ajoute une autre couche de difficulté au processus.
Lorsqu’un patient est considéré comme un patient à » haute acuité « , cela signifie qu’il est confronté à une condition médicale difficile. Leurs besoins en matière de soins peuvent être plus importants et leurs problèmes moins prévisibles. Si les responsables négligent de le faire, alors ils risquent de ne pas pouvoir offrir aux patients la quantité de soins que leurs problèmes de santé exigent.
De plus, les patients à haute acuité pourraient également avoir besoin d’être soignés par des infirmières qui possèdent des compétences et des certifications spécifiques que tous les membres du personnel ne possèdent pas forcément. Par conséquent, il n’est pas seulement important de toujours connaître et de suivre les niveaux d’acuité des patients – les gestionnaires devraient également être en mesure de référencer facilement les compétences et les certifications que les infirmières possèdent, puis de les programmer en conséquence pour s’occuper des patients qui ont des besoins particuliers.
Un gestionnaire du personnel infirmier devrait être obligé de consacrer du temps à la création d’une échelle et d’un système d’acuité qui peuvent être facilement référencés et suivis afin d’être en mesure de fournir les bons soins aux bons patients. Dans le cadre de ce système, les gestionnaires pourraient également trouver des moyens créatifs et efficaces de garder une trace des compétences et des certifications et de les référencer facilement lors de la création des horaires.
En ayant ces données sur le personnel et les patients à portée de main et facilement disponibles à tout moment, il devrait être beaucoup plus facile pour les gestionnaires de créer un horaire optimal pour les infirmières qui fonctionnera pour votre établissement, en fonction des données vitales sur les patients et le personnel.
Le problème de l’horaire des infirmières est l’une des questions les plus difficiles de la gestion des effectifs. Inclure les infirmières en tant que participants actifs dans le processus peut sembler contre-productif, mais cela peut en fait atténuer le stress et aider à faire un modèle de calendrier infirmier utile qui peut être réutilisé avec des changements mineurs. N’oubliez pas que la technologie est votre amie et qu’il existe des solutions spécialisées créées spécialement pour les problèmes de planification du personnel. Bien qu’il puisse sembler plus facile de s’en tenir aux systèmes éprouvés, leur inefficacité constitue le plus grand risque de tous – pour les patients et les infirmières elles-mêmes.
La gestion de l’emploi du temps des infirmières est un élément essentiel de la gestion de l’emploi du temps.