Débuter votre premier emploi peut être accablant et intimidant. Vous avez hâte de faire vos preuves, de produire un travail de qualité et de rester au sommet des choses — ce que vous pouvez faire en maîtrisant l’art de rester organisé.
Dès le départ, vous voudrez explorer les conseils et les outils disponibles pour vous organiser. En gardant votre bureau, vos tâches et vos courriels organisés, vous serez sur la bonne voie pour performer au travail — sans vous arracher les cheveux. (Click to Tweet !)
Créer une routine
Dès votre premier jour de travail, mettez en place un système d’organisation. Avant de recevoir une charge de travail importante, vous aurez une routine établie qui vous permettra de rester sur la bonne voie. Utilisez une application comme Evernote, à laquelle vous pouvez accéder sur votre ordinateur et votre appareil mobile, pour suivre les informations, les listes, les tâches et plus encore. Demandez aux employés qui font un travail similaire quelle est leur méthode d’organisation et tous les conseils qu’ils peuvent donner.
Si votre entreprise utilise un logiciel spécifique, adaptez-vous à ses différentes utilisations et propriétés organisationnelles. Par exemple, les travailleurs du bâtiment qui n’utilisent pas les techniques habituelles d’organisation d’un bureau devraient se renseigner sur les logiciels spécifiques à leur secteur d’activité.
Utiliser réellement votre calendrier de messagerie
Un excellent moyen de rester au courant des réunions, des échéances et des tâches est d’utiliser le calendrier existant sur votre compte de messagerie. Que vous choisissiez le calendrier de votre messagerie professionnelle ou un compte Gmail, il est utile de marquer tous les événements sur le calendrier. Comme vous utiliserez constamment votre messagerie, vous aurez un accès facile et constant à ce calendrier.
Vous pouvez également utiliser le calendrier pour ajouter des alertes, notamment pour les événements récurrents. Si vous avez une réunion hebdomadaire, configurez votre calendrier pour qu’il vous le rappelle automatiquement. De même, vous pouvez utiliser votre calendrier de travail pour inviter et organiser des réunions avec des collègues de travail.
Avoir une liste de tâches centrale
Vous pouvez préférer écrire les tâches sur papier ou utiliser des sites Web conçus pour vous garder sur la bonne voie, comme Basecamp. Basecamp vous permet de voir toutes vos missions, de mettre à jour leur statut et de les barrer lorsqu’elles sont terminées.
Organisez votre liste de tâches en créant un système de code couleur pour distinguer le niveau de priorité ou les sujets connexes. Si vous conservez votre liste de tâches sous forme électronique, rayez les éléments plutôt que de les supprimer. De cette façon, vous serez toujours en mesure de garder une trace des missions terminées et de ressentir un sentiment d’accomplissement.
Ne laissez pas tomber la balle sur les emails
A mesure que votre poste se développe, vous commencerez à recevoir d’innombrables emails chaque jour. Apprendre tôt à les classer par ordre de priorité et à les organiser vous sera très utile tout au long de votre carrière.
La plupart des fournisseurs de messagerie sont dotés d’onglets et de filtres permettant d’organiser les courriels en catégories, y compris la possibilité de » marquer » les courriels comme importants. Cela vous aidera également à déchiffrer rapidement les courriels qui ont la priorité, même si vous devez généralement répondre à chaque courriel dès que possible.
Trouvez un système qui fonctionne le mieux pour vous et pour réaliser vos tâches. Vous pouvez également investir dans une application d’organisation des emails. Yahoo ! Voices suggère Thunderbird, une appli conçue pour conserver tous vos comptes de messagerie en un seul endroit tout en fournissant des outils d’organisation.
Faites travailler votre espace de travail pour vous
Vous allez passer la majorité de votre journée dans votre bureau, dans votre voiture ou quel que soit votre espace de travail. N’oubliez pas de garder cet espace propre et organisé. Si vous travaillez principalement à un bureau, il est essentiel pour votre organisation et votre santé mentale d’éviter qu’il ne devienne incontrôlable. En fait, les bureaux en désordre peuvent être dangereux.
Garder votre espace physique propre et votre espace de travail virtuel organisé vous aidera à rester concentré et à suivre les tâches au travail. La seule façon de rester au top de toutes vos missions tout en fournissant un travail de qualité est d’apprendre à hiérarchiser les tâches avec une organisation extrême. En utilisant ces conseils, vous constaterez que l’organisation n’est pas l’exploit audacieux que vous avez pu considérer un jour.
Alicia Lawrence est coordinatrice de contenu pour WebpageFX et blogue pendant son temps libre sur MarCom Land. Son travail a été publié par l’Association pour la communication d’entreprise, Yahoo ! Small Business et Spin Sucks.
.