Vous pouvez faire rentrer beaucoup d’informations dans un devis ou une facture mais parfois un client a besoin de plus de détails. Lorsqu’il n’y a tout simplement pas assez d’espace pour fournir une » image plus grande « , alors une pièce jointe à la facture peut être la solution.
Au lieu de fourrer tous les détails dans une facture, vous pouvez fournir plus d’informations dans un autre document. Vous pouvez ensuite joindre ce document à un devis ou à une facture avant de l’envoyer à votre client.
Pour les freelances en particulier, la possibilité de joindre des documents aux devis et aux factures, qu’il s’agisse d’acomptes ou de demandes de paiement final, permet de partager plus rapidement et plus simplement des informations importantes en une seule fois.
Ceci profite non seulement au freelance mais aussi au client, et permet à son tour d’augmenter le niveau de confiance et de cultiver des perceptions professionnelles positives.
Alors, quels sont les documents que vous pouvez joindre à un devis ou à une facture ? Voici seulement 9 des nombreux exemples auxquels nous pouvons penser.
-
Proposition
Une proposition est un document expliquant un plan d’action proposé pour un projet. Elle donne un aperçu de ce qui est requis et détaille les moyens par lesquels le freelance ou l’agence peut répondre aux exigences fixées par un client.
Bien qu’une version de la proposition ait déjà pu être consultée et acceptée par le client, une copie mise à jour peut être incluse en pièce jointe dans un devis ou une facture de dépôt de paiement initial.
-
Contrat
Les contacts peuvent également être joints à un devis ou à une facture, qu’ils soient non signés ou déjà signés. Cela vous fournit, à vous et à votre client, un moyen efficace de garder tous les documents connexes connectés les uns aux autres pour un accès plus facile et plus rapide.
Le contrat non signé peut également être modifié en fonction des changements apportés à un devis, et vice-versa.
-
Termes et conditions
Qu’un contrat ait été signé ou non, il est toujours judicieux de s’assurer que les termes et conditions de votre entreprise de freelance sont lus par votre client. Un devis, un dépôt ou une facture finale est un bon endroit pour joindre un document de termes et conditions auquel le client peut se référer en cas de doutes ou de questions.
-
Schedules
L’une des choses dont les clients s’inquiètent souvent sont les horaires et la durée d’un projet. Vous avez peut-être déjà organisé un calendrier, mais il arrive qu’un client oublie ou souhaite une ventilation plus détaillée du temps qu’il vous faudra pour terminer certaines étapes.
Attacher un calendrier détaillé à un devis ou à une facture d’acompte apaisera leurs inquiétudes. Vous pouvez également ajouter un calendrier proposé pour la prochaine étape d’un projet à une facture finale.
-
Timesheet
Depuis combien de temps travaillez-vous sur le projet ? Êtes-vous en train de facturer à l’heure ? Si c’est le cas, l’ajout d’une feuille de temps à votre facture fournit une ventilation précise et approfondie des heures que vous avez passées à travailler sur le projet d’un client.
Les feuilles de temps peuvent aider les clients à évaluer les résultats par rapport à l’apport ainsi que le nombre d’heures facturables qu’ils souhaitent ajouter ou soustraire à un projet en cours.
-
Détails de la livraison
La plupart des projets des clients impliquent des projets ou des articles livrés au client. Qu’il s’agisse de produits physiques ou de fichiers numériques, un document de détails de livraison peut fournir toutes les informations dont le client a besoin pour recevoir en toute sécurité le travail terminé.
Les détails de livraison peuvent être joints à la fois aux devis et aux factures, en particulier lorsqu’il pourrait y avoir une exigence de livraison inhabituelle ou compliquée.
-
Fichiers de projet
Les pièces jointes aux factures peuvent inclure des fichiers de projet terminés. Si vous travaillez sur un petit projet avec un seul fichier de travail, le document peut être joint et envoyé avec la facture. Cela permet au client de vérifier rapidement le travail et de vous payer plus rapidement, le tout en ouvrant un seul e-mail.
-
Traductions
Vous travaillez avec des entreprises à l’étranger ? Certaines entreprises peuvent exiger une version traduite de votre devis ou de votre facture. Si cela est applicable ou possible, vous pouvez rédiger une version distincte en langue étrangère du devis ou de la facture et ajouter le document en pièce jointe.
-
Photos ou diagrammes
Pour certains types de projets, un client peut trouver des photos et des diagrammes bénéfiques pour décider d’un devis ou juger de l’avancement par rapport à des factures échelonnées. Des photos et des diagrammes nus ou annotés peuvent être joints à un devis ou une facture permettant au client de se faire une meilleure idée d’un projet proposé ou avec des instructions sur ce qu’il faut faire ensuite une fois qu’un fichier a été livré.
Types de formats de fichiers que vous pouvez joindre
Avec Invoice Ninja, vous pouvez joindre des fichiers dans n’importe quel format. Il s’agit notamment de fichiers Microsoft Word, de fichiers OpenOffice, de PDF, de PowerPoint, d’Excel, de fichiers image (y compris JPEG et PNG), de fichiers audio et vidéo, de fichiers de programmation, de fichiers Zip, de fichiers de base de données, etc.
Tant que les fichiers ne dépassent pas la directive de taille maximale de 10 Mo, ils peuvent être envoyés en tant que pièces jointes de devis ou de factures.
Comment joindre un document à une facture
Attacher un fichier à un devis ou une facture Invoice Ninja est très facile. Il s’agit simplement de télécharger le fichier correspondant dans un onglet Documents, puis d’appuyer sur envoyer lorsque la facture est prête. C’est aussi simple que de télécharger un document dans un e-mail standard. Votre client verra alors clairement la pièce jointe (ou les pièces jointes) lorsqu’il recevra votre facture.
Vous avez cherché un moyen d’inclure plus d’informations avec chaque facture ou devis que vous envoyez ? Si c’est le cas, essayez notre fonction de pièce jointe aux factures ainsi qu’une énorme variété d’autres avantages de logiciels de facturation avancés que nous fournissons chez Invoice Ninja.
Tous nos outils sont conçus pour faciliter votre vie en tant que freelance et propriétaire de petite entreprise.