La plupart des entreprises utilisent des processus métier reproductibles pour effectuer leur travail. Aujourd’hui, les entreprises cherchent à déplacer un grand nombre de leurs processus sur des plateformes qui permettent une amélioration et une itération continues.
Alors que les équipes entament le processus de migration de ces processus et flux de travail essentiels vers de nouveaux outils tels que les applications métier à faible code, le temps nécessaire à la documentation de ces processus métiers devient essentiel à la réussite du projet.
La documentation peut vous aider à déterminer si les processus sont efficaces ou si des étapes peuvent être éliminées ou modifiées. Et si vous vous apprêtez à automatiser une partie de votre travail, la documentation des processus actuels est une nécessité absolue pour garantir le bon fonctionnement et la fiabilité de vos automatisations.
L’utilisation du modèle de documentation de processus en dix étapes suivant vous aidera à le faire rapidement, efficacement et de manière cohérente au sein des équipes et des services.
Une méthode rapide en dix étapes pour documenter les processus métier
Cette méthode fonctionne mieux lorsque tous les participants peuvent voir ce qui est créé en utilisant un tableau de conférence ou un tableau blanc. Assurez-vous que vous avez les bonnes personnes dans la salle qui savent ce qu’implique l’accomplissement du processus.
Etape 1 – Nom du processus
Pour commencer, écrivez le nom et une description du processus sur le tableau de papier.
Etape 2 – Limites du processus
Identifiez les points de départ et d’arrivée du processus. Qu’est-ce qui déclenche le démarrage du processus ? Comment savez-vous quand il est terminé ?
Étape 3 – Sorties du processus
Identifiez ce qui est produit par le processus.
Étape 4 – Entrées du processus
Identifiez ce qui est nécessaire pour exécuter le processus et d’où cela provient. Les sources peuvent inclure le papier, l’excel, le web.
Étape 5 – Activités du processus
Faire un brainstorming sur les activités (quoi) qui doivent être réalisées pour que le processus aille du début à la fin. Énoncez-les dans un format verbe / objet (par exemple, approuver la demande, signer les documents, distribuer le formulaire, etc.) Ne vous préoccupez pas de l’ordre des activités à ce stade, faites un brainstorming libre. Les notes autocollantes peuvent être très efficaces pour cette étape. Il suffit d’écrire une activité sur chaque note.
Étape 6 – Organisation du processus
Prenez tous les éléments du brainstorming que vous avez identifiés et séquencez-les dans le flux du processus. Assurez-vous d’identifier les points de décision clés lorsque vous construisez le visuel de votre processus.
Etape 7 – Révision du processus
Regardez la séquence comme un premier contrôle de qualité. A-t-elle l’air complète sur la base des limites que vous avez définies à l’étape 2 ?
Étape 8 – Rôles du processus
Identifiez les rôles (qui) qui réaliseront les activités du processus. Attribuez un rôle à chaque étape de l’activité.
Étape 9 – Transcription du processus
Placez les étapes dans un logiciel d’organigramme sous forme de couloir de nage.
Étape 10 – Examen final du processus
Réunissez les participants et examinez le déroulement du processus. Obtenez l’approbation de tous les membres de l’équipe.
Mettre tout cela ensemble
Voici un exemple de documentation de processus pour montrer comment tout cela se met en place.