La facturation est une compétence importante à maîtriser pour les entrepreneurs indépendants, car vous jonglez constamment avec différents projets qui peuvent avoir des conditions de facturation et des délais différents. Pour envoyer des factures précises, les entrepreneurs doivent suivre soigneusement leur temps et créer des factures détaillées dès qu’ils terminent un projet pour un client. Une facturation correcte est un élément clé de la comptabilité financière des petites entreprises.
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Apprenez à facturer en tant qu’entrepreneur et découvrez les erreurs de facturation courantes à éviter :
Comment facturer en tant qu’entrepreneur
Les erreurs de facturation à éviter en tant qu’entrepreneur
Modèle de facture d’entrepreneur
Comment facturer en tant qu’entrepreneur
Les entrepreneurs doivent créer des factures détaillées qui présentent les informations de facturation importantes, notamment les délais de paiement, une liste détaillée des services fournis et le solde total dû. Voici un guide sur la façon de facturer en tant qu’entrepreneur :
Identifier le document comme une facture
Cela peut sembler évident, mais il est important que vous identifiiez clairement le document comme une facture dans l’en-tête, afin que vos clients sachent immédiatement ce qu’ils ont devant eux. Incluez le mot » Facture » dans une grande police en gras.
Incluez les informations sur votre entreprise
Egalement dans votre en-tête, vous devrez indiquer les coordonnées de votre entreprise. Si vous avez un logo, incluez-le ici. Ajoutez votre nom, votre adresse, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone.
Ajouter les coordonnées du client
En dessous de l’en-tête, ajoutez les coordonnées de votre client. Assurez-vous de demander à chacun de vos clients quel est le bon contact de facturation pour vos factures. Souvent, dans le cas des grandes entreprises, il y aura un service de facturation dédié et votre point de contact pour la facturation sera différent de votre contact commercial quotidien.
Attribuez un numéro de facture unique
Chaque facture que vous envoyez doit avoir un numéro de facture unique qui lui est attribué. Cela facilitera la tenue des dossiers, tant pour vous que pour vos clients. Il est également plus facile de se référer à une facture spécifique si jamais un problème de paiement se pose. Le système le plus simple pour attribuer des numéros consiste à numéroter vos factures de manière séquentielle, en commençant par la facture n°001, puis la facture n°002 et en continuant dans l’ordre à partir de là.
Ajouter la date de la facture
Inclure la date à laquelle vous envoyez la facture dans la section supérieure du document.
Donner des détails sur vos services
Puis, créer un tableau à quatre colonnes. Celui-ci contiendra une liste détaillée de vos services. La première colonne devrait inclure une brève description des services que vous avez fournis, la suivante devrait inclure la quantité ou le nombre d’heures travaillées, la troisième colonne indiquera votre taux de rémunération et la dernière colonne devrait inclure le sous-total pour chaque service.
Inclure vos conditions de paiement
Ajouter vos conditions de paiement à votre facture, y compris les méthodes de paiement que vous acceptez. Vous devez également exposer les détails de votre politique de frais de retard, si vous en avez une.
Énumérer le montant total dû
Dans la section inférieure de votre facture, indiquez le montant total dû pour la facture, y compris les taxes applicables. Assurez-vous que cette section se démarque sur le document, soit en utilisant une grande police, des lettres en gras ou une couleur de police différente.
Indiquez la date limite de paiement
Écrivez la date limite de paiement dans une police en gras, facile à lire. Soyez aussi précis que possible avec la date limite de paiement. Écrivez la date complète, comme dans : » Paiement dû le 30 novembre 2018 » plutôt que des conditions de paiement plus vagues, telles que » Paiement dû dans 30 jours « , qui peuvent entraîner une confusion et des retards de paiement.
Les erreurs de facturation des entrepreneurs à éviter
Les entrepreneurs peuvent être payés plus rapidement pour leurs services en évitant ces pièges de facturation courants :
Oublier de suivre vos heures
Il est important d’établir un système de suivi de vos heures dès que vous commencez à travailler comme entrepreneur, car vous facturerez probablement la plupart de vos clients à l’heure. Vous pouvez suivre vos heures manuellement, en notant l’heure de début et de fin chaque fois que vous travaillez sur un projet spécifique, ainsi qu’une brève description du travail effectué. Ou, si vous utilisez une solution de comptabilité basée sur le cloud, vous pouvez facilement suivre votre temps directement dans le logiciel, pour rationaliser votre système de suivi du temps.
Ne pas envoyer les factures immédiatement
Plus vite vous envoyez vos factures aux clients, plus vite vous devriez recevoir le paiement. Dès que vous terminez un contrat avec un client, créez une facture et envoyez-la avec le travail final. Le projet sera alors en tête des préoccupations du client, ce qui peut l’aider à se rappeler qu’il doit effectuer le paiement immédiatement. Envoyer la facture immédiatement signifie également que le projet est frais dans votre esprit, vous serez donc moins susceptible de négliger un aspect du travail et d’oublier de le facturer.
Non formatage cohérent des factures
En tant qu’entrepreneur, vous travaillez constamment sur différents projets avec des tâches et des services différents. Cela peut vous amener à remplir les factures différemment d’un travail à l’autre, ce qui vous fait perdre du temps et semble également moins professionnel aux yeux de vos clients. Développez un modèle de facturation qui répond à vos besoins et utilisez-le toujours comme point de départ lorsque vous créez de nouvelles factures. Cela vous permettra de gagner du temps et d’offrir une image de marque cohérente à chaque fois que vous facturerez des clients.
Négliger d’ajouter des conditions de paiement
Veuillez vous assurer que chaque facture que vous envoyez décrit vos conditions de paiement. Si un client n’est pas au courant de vos conditions de paiement et essaie de payer sa facture avec un mode de paiement que vous n’acceptez pas, cela peut entraîner de la frustration pour votre client et un retard de paiement de votre côté. C’est également une pratique intelligente de discuter de vos conditions de paiement avec un nouveau client avant de signer un contrat, afin qu’il comprenne vos politiques dès le départ.
Non suivi des retards de paiement
Parfois, les entrepreneurs omettent de faire un suivi auprès d’un client lorsqu’une facture est en retard, pour éviter une conversation gênante ou pour ne pas paraître impoli. Pour vous assurer d’être payé pour votre travail, vous devriez faire un suivi dès qu’un paiement est en retard. Envoyez simplement une note brève et polie rappelant au client que le paiement est en retard et indiquez-lui comment il peut régler la facture. Soyez diligent mais agréable dans le suivi jusqu’à ce que vous soyez payé.
Modèle de facture d’entrepreneur
Si vous voulez gagner du temps et utiliser un modèle de facture existant plutôt que d’en créer un de toutes pièces, il existe de nombreux modèles de facturation que vous pouvez télécharger en ligne. FreshBooks propose un modèle de facture d’entrepreneur gratuit adapté aux besoins spécifiques des travailleurs contractuels, de sorte que vous pouvez modifier le document en fonction de vos besoins et commencer à facturer les clients immédiatement. Le modèle est disponible en téléchargement au format Word, Excel et PDF.
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