Dans le monde de la technologie des startups/de la croissance émergente, il y a une question comptable récurrente qui nécessite inévitablement une réflexion sérieuse : dois-je capitaliser mes coûts de développement de logiciels, ou dois-je les dépenser en totalité ou en partie ? Si vous vous posez également cette question, sachez que déterminer s’il faut capitaliser les coûts des logiciels n’est pas une sinécure. Bien que les normes comptables abordent cette question de manière très détaillée, l’application des règles est une question de subjectivité et d’opinion. Cependant, un PDG/CFO/Contrôleur bien informé doit comprendre les normes comptables entourant les coûts de logiciels capitalisés afin de déterminer, et surtout de soutenir, la politique de votre entreprise en matière de coûts de capitalisation des logiciels.
Vous vous demandez peut-être pourquoi vous devriez vous en soucier. En termes simples, les startups de haute technologie consacrent généralement une quantité importante de leur temps et de leur argent au développement de logiciels ; le traitement de ces coûts aura très probablement un impact énorme non seulement sur vos performances financières actuelles, mais aussi sur vos finances futures.
Il y a quelques distinctions à faire avant de plonger dans les règles comptables. Tout d’abord, les normes comptables des PCGR définissent deux types de logiciels :
- logiciels destinés à être vendus, loués ou commercialisés
- logiciels à usage interne
Les normes prévoient des règles comptables spécifiques et différentes pour chaque type de logiciel. Il est important de déterminer quel type de logiciel est développé afin d’établir correctement le montant des coûts qui doivent être passés en charges ou capitalisés. Deuxièmement, aux fins de cet article, je traiterai des règles comptables en vertu des GAAP et non du code IRS. Cependant, il est important de noter que, quelle que soit la décision prise concernant le traitement des coûts de développement de logiciels par les entreprises en vertu des PCGR, cette décision n’influence pas nécessairement le traitement des coûts par votre entreprise en vertu du code IRS (c’est-à-dire que la capitalisation en vertu des PCGR et la dépense en vertu de l’impôt peuvent être correctes). Troisièmement, cet article aborde les bases des règles et constitue un bon point de départ. Cet article ne remplace pas la nécessité de consulter votre cabinet d’experts-comptables avant de prendre toute décision importante.
Les logiciels destinés à être vendus, loués ou commercialisés
Si votre entreprise développe des logiciels pour éventuellement les vendre, les louer ou les commercialiser auprès du grand public, cette section s’adresse à vous. Ce logiciel est développé dans l’intention de générer des revenus futurs et ne doit pas profiter aux opérations internes de votre entreprise (voir les logiciels à usage interne ci-dessous). Lorsque je discute avec mes clients des coûts de développement à capitaliser ou à passer en charges pour un logiciel destiné à être commercialisé à l’extérieur, la question la plus importante que je pose est de savoir quand le projet de logiciel a atteint la « faisabilité technologique ». Cette question est importante car les normes comptables stipulent que tous les coûts encourus sur un projet de logiciel avant l’établissement de la faisabilité technologique doivent être passés en charges lorsqu’ils sont encourus. Les normes stipulent également que les coûts encourus après l’établissement de la faisabilité technologique peuvent être capitalisés. La capitalisation des coûts doit cesser lorsque le logiciel est disponible pour une diffusion générale auprès des clients. Tous les coûts futurs liés au projet de logiciel doivent être passés en charges lorsqu’ils sont engagés.
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Qu’est-ce que la faisabilité technologique ?
La faisabilité technologique est un terme utilisé pour décrire un certain moment au cours d’un projet de logiciel, lorsque la phase de recherche et de développement est pratiquement terminée. Les normes fournissent des indications précises sur le moment où un projet a atteint la faisabilité technologique.
Voici un extrait directement tiré des normes :
…le produit logiciel informatique comprend une conception de programme détaillée (définie ci-dessous) tous les éléments suivants :
- La conception du produit et la conception de programme détaillée ont été achevées, et l’entité a établi que les compétences, le matériel et la technologie logicielle nécessaires sont à la disposition de l’entreprise pour produire le produit.
- L’exhaustivité de la conception détaillée du programme et sa cohérence avec la conception du produit ont été confirmées en documentant et en traçant la conception détaillée du programme jusqu’aux spécifications du produit.
- La conception détaillée du programme a été examinée pour les questions de développement à haut risque (par exemple, les fonctions et caractéristiques nouvelles, uniques, non éprouvées ou les innovations technologiques), et toutes les incertitudes liées aux questions de développement à haut risque identifiées ont été résolues par le codage et les tests.
Une conception de programme détaillée est définie par les normes comme suit :
La conception détaillée d’un logiciel informatique qui prend la fonction, la caractéristique et les exigences techniques du produit dans leur forme logique la plus détaillée et qui est prête pour le codage.
Je vais maintenant faire une pause pour que vous puissiez prendre une respiration comptable…Ok. Comme pour tout sujet comptable, les directives ci-dessus sont ouvertes à l’interprétation de la direction.
Dans la profession, vous trouverez des entreprises qui ont capitalisé d’importants coûts de développement de logiciels et d’autres qui ont passé en charges tous leurs coûts de développement de logiciels. De nombreuses entreprises adoptent la position selon laquelle la faisabilité technologique est établie au moment où le produit logiciel peut être utilisé ou consommé sous quelque forme que ce soit par le public ; elles passent donc en charges la plupart des coûts de développement. Cette position est généralement la plus conservatrice et sera probablement moins examinée par vos auditeurs. D’autres adoptent la position selon laquelle la faisabilité technologique se produit avant que le produit soit disponible à la vente.
Les coûts admissibles à la capitalisation, après la faisabilité technologique, sont les suivants :
- La rémunération du programmeur pour le temps directement attribuable au codage du logiciel.
- Un montant alloué de coûts indirects, tels que les frais généraux liés aux programmeurs et aux installations qu’ils occupent.
- Coûts associés aux tests du logiciel pour le marché (c’est-à-dire les tests alpha, bêta).
- Autres coûts de production directs qui sont engagés pour mettre le logiciel sur le marché.
Certains autres points à considérer sont:
- Les coûts de maintenance, de correction des bogues et de soutien à la clientèle doivent être passés en charges lorsqu’ils sont engagés.
- Nous avons vu des clients tenir compte des inefficacités lorsqu’ils déterminent le montant de la rémunération du programmeur à capitaliser (c’est-à-dire le total réduit par un pourcentage).
- Les règles comptables touchent également à un concept connu sous le nom de modèle de travail qui a été laissé de côté dans cette discussion. Selon notre expérience, le concept de modèle de travail n’influence pas la majorité des décisions de nos clients en ce qui concerne la capitalisation ou non des coûts de logiciels.
Les logiciels à usage interne
Si votre entreprise développe des logiciels en interne uniquement pour répondre aux besoins internes de votre entreprise, cette section est pour vous. Il ne peut y avoir aucun plan pour commercialiser le logiciel à l’extérieur, même dans le futur (déterminé au moment du développement). Les logiciels à usage interne sont généralement des modules d’analyse et de comptabilité de suivi.
Les normes comptables divisent le processus de développement des logiciels à usage interne en trois étapes différentes. La direction doit déterminer à quel moment le développement du logiciel entre et sort de chaque étape. En fonction de l’étape, les coûts de développement associés seront passés en charges ou capitalisés. Les trois stades de logiciels à usage interne ainsi que leurs définitions sont les suivants :
Stage préliminaire du projet – Lorsqu’un projet de logiciel informatique est dans cette phase, votre entreprise fera probablement ce qui suit :
- Prendre des décisions stratégiques pour répartir les ressources entre des projets alternatifs à un moment donné.
- Déterminer ce que votre entreprise a besoin que le logiciel fasse et les exigences du système à cet égard.
- Déterminer la technologie nécessaire pour atteindre les exigences du système.
- Explorer la meilleure solution de mise en œuvre pour le logiciel. Par exemple, déterminer s’il faut développer ou acheter le
logiciel.
Étape de développement de l’application – Cette étape commence généralement une fois qu’un projet de logiciel à usage interne est choisi et que le développement est sur le point de commencer. Les activités réalisées au cours de l’étape de développement de l’application comprennent :
- Conception de la voie choisie, y compris la configuration du logiciel et les interfaces logicielles.
- Codage.
- Installation sur le matériel.
- Testing.
Post-mise en œuvre – Étape d’exploitation – Cette étape commence généralement une fois que le développement du logiciel est terminé et que le logiciel à usage interne a été mis en œuvre. Les activités réalisées au cours de l’étape de post-implémentation-exploitation comprennent :
- Formation.
- Maintenance.
Une fois que vous avez divisé le processus de développement en trois étapes, voici les considérations de traitement comptable pour chaque étape :
Étape d’avant-projet – Tous les coûts de développement engagés au cours de cette étape doivent être passés en charges lorsqu’ils sont engagés. Cela comprend les coûts internes et externes.
Stade de développement de l’application – Tous les coûts de développement engagés au cours de cette étape doivent être capitalisés tels qu’ils sont engagés une fois que les conditions sont remplies. Cela comprend à la fois les coûts internes et externes. Les coûts administratifs et de formation généraux & ne sont pas considérés comme des coûts de développement et, s’ils sont engagés au cours de cette étape, ils doivent être passés en charges au fur et à mesure qu’ils sont engagés. Les coûts de conversion d’anciennes données dans un nouveau système doivent être passés en charges. Toutefois, si un logiciel a été développé ou acheté pour convertir les données, ces coûts spécifiques devraient être capitalisés.
Postimplementation-Operation Stage – Les coûts de formation interne et externe et les coûts de maintenance au cours de cette étape devraient être passés en charges tels qu’ils ont été engagés.
Quelques réflexions sur ce qui devrait et ne devrait pas être capitalisé en ce qui concerne les logiciels à usage interne:
- Seuls les coûts engagés au cours de l’étape de développement de l’application sont admissibles à la capitalisation.
- Les coûts ne peuvent être capitalisés qu’une fois que la direction autorise et s’engage à financer le projet, qu’elle croit qu’il sera achevé et que tous les tests de conception ont été effectués.
- Les coûts internes qui peuvent être capitalisés comprennent principalement les coûts de la paie et les coûts liés à la paie qui sont directement liés au projet. Les frais généraux et administratifs ne sont pas admissibles à la capitalisation.
Coûts de développement de sites Web
Si votre entreprise engage des coûts pour développer, mettre en œuvre et maintenir un site Web, ces coûts peuvent être capitalisés. Les normes comptables ont des directives spécifiques dans ce domaine, et vous constaterez que ces directives sont très similaires à la comptabilisation des logiciels à usage interne. Par conséquent, il est important de comprendre les règles comptables entourant les logiciels à usage interne (inclus ci-dessus).
Similairement aux logiciels à usage interne, le processus de développement d’un site web est divisé en plusieurs étapes. Les cinq étapes de développement de sites Web ainsi que leurs définitions sont les suivantes :
- Étape de planification Cette étape est le tout début de la vie d’un site Web – le processus de réflexion. Les actions comprennent la détermination des objectifs spécifiques du site Web, l’identification du public cible, la création de budgets de temps et de coûts, et la détermination des fonctionnalités du site Web.
- Étape de développement de l’application et de l’infrastructure Cette étape comprend la création des os du site Web, y compris l’enregistrement d’un nom de domaine, le développement ou l’acquisition d’un code personnalisé, l’intégration d’applications externes, le développement de pages HTML, l’achat de routeurs et de serveurs, et le test des applications du site Web.
- Étape de développement graphique
Cette étape est généralement réalisée conjointement avec l’étape deux ci-dessus. Les tâches comprennent l’élaboration du design ou de la mise en page de chaque page, la couleur, les images, ainsi que l’aspect général et la convivialité du site Web.
- Étape de développement du contenu Cette étape correspond au téléchargement continu du contenu qui permet de maintenir le site Web à jour. Le contenu peut être de nature textuelle ou graphique. Il peut s’agir, par exemple, d’articles, de photos de produits, de cartes, de descriptions, etc.
- Étape d’exploitation Cette étape comprend des tâches telles que la formation, l’administration, la maintenance et d’autres coûts liés à l’exploitation du site Web.
Une fois que vous avez divisé le processus de développement en cinq étapes, voici les considérations relatives au traitement comptable de chaque étape :
- Étape de planification Tous les coûts de développement engagés au cours de cette étape doivent être passés en charges lorsqu’ils sont engagés. Cela comprend les coûts internes et externes.
- Étape de développement de l’application et de l’infrastructure Tous les coûts qui se rapportent aux logiciels développés ou achetés qui sont utilisés pour aider à faire fonctionner le site Web devraient être comptabilisés selon les règles relatives aux logiciels à usage interne (détaillées ci-dessus). Les coûts d’obtention et d’enregistrement d’un domaine Internet doivent être capitalisés. Les frais engagés pour l’hébergement du site Web doivent être passés en charges sur la période de bénéfice.
- Étape de développement des graphiques Les normes comptables considèrent les graphiques comme une composante du logiciel et, par conséquent, doivent être comptabilisés selon les règles relatives aux logiciels à usage interne.
- Étape de développement du contenu Les coûts d’entrée du contenu dans un site Web doivent être passés en charges lorsqu’ils sont engagés. Les coûts de conversion des données devraient également être passés en charges au fur et à mesure qu’ils sont engagés. Les logiciels utilisés pour intégrer une base de données à un site Web devraient être capitalisés.
- Étape d’exploitation En général, les coûts de cette étape devraient être passés en charges lorsqu’ils sont engagés. Les coûts des mises à niveau et des améliorations qui ajoutent des fonctionnalités au site Web devraient être comptabilisés selon les règles relatives aux logiciels à usage interne. Les coûts d’inscription du site Web sur les moteurs de recherche sont considérés comme des coûts de publicité et devraient être passés en charges au fur et à mesure qu’ils sont engagés.
Pensées finales
Un point à considérer est que si vous capitalisez les coûts de développement de logiciels de votre entreprise, la direction doit être en mesure de soutenir ces coûts capitalisés avec des chiffres précis, des feuilles de calcul et la logique derrière tout cela. Le processus entraîne aussi généralement la nécessité de suivre le temps du développeur par heure et par projet. Si vous capitalisez des logiciels, assurez-vous que votre entreprise dispose du système de suivi et de l’organisation nécessaires pour soutenir vos coûts capitalisés.
Un deuxième point à prendre en considération concerne les améliorations importantes apportées aux logiciels développés pour être vendus, loués ou commercialisés en externe. Par exemple, si votre entreprise a un produit logiciel établi vendu au public et que vos développeurs travaillent à l’ajout de nouvelles fonctionnalités à ce produit, cela peut constituer une amélioration significative. Chaque amélioration significative doit être traitée de la même manière que le produit de base, en ce sens que tous les coûts antérieurs à la faisabilité technologique doivent être passés en charges ; tous les coûts postérieurs à la faisabilité technologique peuvent être capitalisés. Il est important de noter que la faisabilité technologique peut être atteinte plus tôt dans le processus de développement des améliorations significatives, par rapport aux nouveaux produits logiciels. La logique est que la plupart des questions technologiques, matérielles et de développement à haut risque ont déjà été examinées au cours du développement initial du produit. Gardez également à l’esprit que les améliorations de produits ne sont éligibles à la capitalisation que si elles sont jugées significatives pour l’ensemble du produit lui-même (c’est-à-dire de nouvelles fonctionnalités).
Un troisième point à prendre en considération est qu’une fois les coûts capitalisés, ils sont généralement amortis sur la durée de vie utile du produit ou du logiciel. Les coûts capitalisés sont ensuite soumis à une analyse de dépréciation pour chaque période de déclaration. Les règles d’amortissement diffèrent entre les logiciels à usage interne, les logiciels destinés à la vente externe et les coûts de développement web. Ces règles sortent du cadre de cet article (il faut bien que j’arrête d’écrire à un moment donné !).
Le dernier point à considérer est que pour les logiciels développés pour la vente ou l’usage public, la majorité, voire la totalité, des coûts de recherche et développement doivent être passés en charges. Il existe des poches de temps assez étroites où la capitalisation peut avoir lieu. En général, lorsqu’une entreprise établit que son logiciel est développé pour un usage interne, la majorité des coûts de recherche et de développement doivent être capitalisés. Il est important de noter que le processus de chaque entreprise peut être différent ; par conséquent, l’application des règles comptables est spécifique à chaque entité.