L’énoncé de problème d’entreprise est l’une de ces techniques qui décrit les raisons d’une initiative TIC en termes pratiques liés à l’entreprise. C’est la description d’un problème existant actuellement qui doit être abordé et qui fournit un contexte pour les problèmes qui seront abordés.
Les énoncés de problèmes peuvent être décrits dans une seule déclaration suivie d’un exemple réel pour souligner la question. Lorsque vous développez une compréhension des problèmes à résoudre, pensez à travers les sept grands domaines présentés ci-dessous.
Des exemples sont donnés pour chaque catégorie.
Les catégories d’énoncés de problèmes d’affaires
1. Stratégie
- Mauvais alignement avec les objectifs de l’entreprise.
- Les initiatives ne sont actuellement pas alignées sur une vision globale.
- Mise en œuvre silencieuse des projets.
2. Service / Produits
- Empêchement de la prestation de services en raison de la récupération intempestive d’informations.
- La lenteur de la réactivité dans l’engagement des pistes de vente en raison de la récupération intempestive de l’information .
- Un niveau élevé de retours de produits en raison d’erreurs commises sur les commandes de vente.
3. Personnes
- La formation inadéquate du personnel et/ou le manque de capacité du personnel à soutenir les domaines de l’entreprise qui connaissent des goulots d’étranglement.
- Des rôles et des responsabilités mal définis créent de la confusion et une mauvaise réactivité aux demandes opérationnelles.
- Mauvaise prestation de services en raison des problèmes de capacité et de formation du personnel.
4. Processus
- Myriade de processus d’affaires et d’applications dupliqués.
- Traitement manuel intensif en raison de la manipulation physique de la paperasse, des envois postaux et de la coordination manuelle des événements.
- Double saisie de données et maintenance manuelle des données dans des feuilles de calcul ou des bases de données personnelles.
5. Applications
- Fonctionnalités mal développées en raison d’une définition inadéquate des exigences commerciales et fonctionnelles.
- Fonctionnalités obsolètes causées par un climat commercial en constante évolution.
- Peu ou pas de soutien aux applications en raison de logiciels propriétaires ou redondants.
6. Information
- L’information non structurée et le contenu stocké sur divers appareils rendant la recherche et la récupération très difficiles.
- Aucune métadonnée attachée à l’information rendant la recherche et la récupération difficiles.
- Des méthodes disparates de codage des mêmes types d’ensembles de données dans des référentiels disparates.
7. Infrastructure
- Pas beaucoup de choses connues sur tous les systèmes rendant la coordination stratégique de la maintenance difficile.
- Des applications multiples sont prises en charge sur plusieurs systèmes créant des frais généraux de maintenance inutiles en prenant en charge des systèmes en double.
Lorsque vous avez compris les problèmes, décrivez les risques associés à chacun d’entre eux pour souligner pleinement les impacts potentiels sur l’entreprise (par ex, coûts, inefficacités et opportunités perdues).
Un exemple d’énoncé de problème
Vous trouverez ci-dessous un exemple décrivant un énoncé de problème, une description et un risque associé pour un processus métier hautement manuel qui peut facilement être résolu par la technologie.
Énoncé de problème : Traitement manuel intensif dû à la manipulation physique des documents administratifs.
Description : Les formulaires de congé annuel sont généralement remplis par l’employé, imprimés, envoyés au gestionnaire/délégué pour approbation, envoyés aux Ressources humaines pour vérification et saisie des données, scannés et téléchargés dans le SGEDD, puis envoyés à la Paie pour (re)saisie des données.
Risque : Ce scénario très manuel entraîne des » goulots d’étranglement » dans la prestation de services et favorise le risque d’une mauvaise réponse organisationnelle aux affaires et d’une perte de temps qui devrait être consacré à l’exécution des activités principales.
Comment développer votre énoncé de problème
Pour développer l’énoncé de problème et les risques associés d’un projet, engagez des responsables et des experts en la matière au sein des domaines d’activité concernés. Posez-leur des questions spécifiques à chacune des six catégories décrites ci-dessus pour faire ressortir les détails de la localisation des problèmes. Les cinq pourquoi est une excellente technique pour soutenir votre approche de questionnement.
Cette stratégie peut être mise en œuvre dans les phases initiales de mise en place et d’analyse du projet, indépendamment de la méthodologie (c’est-à-dire Agile ou Waterfall) utilisée. Elle est utile pour élaborer les mandats de projet et les analyses de rentabilisation.