Vous avez été offensé au travail ou par un mauvais produit/service, une partie de vous veut souffler fort, vraiment fort, mais à quoi cela va-t-il servir ? Plutôt que de soulever de la poussière qui finira par retomber, pourquoi ne pas déposer une lettre de plainte à ce sujet pour une issue productive.
Ce type de lettre écrite pour aborder tout type de méfait, d’offense, de grief, de ressentiment découlant d’un produit, d’un service, etc. Il est utilisé pour soulever votre préoccupation concernant des choses injustes et demander réparation.
Si vous n’êtes pas familier avec la façon dont une lettre de plainte devrait ressembler, visitez formplus et jetez un coup d’œil à n’importe quel exemple de lettre de plainte qui convient à votre objectif. Chaque type de plainte a son propre format de lettre de plainte.
Conseils pour rédiger une lettre de plainte efficace
- Débutez poliment
Les manières comptent vraiment. Vos destinataires sont plus susceptibles de prêter attention aux lettres cordiales. À l’inverse, les lettres contenant des menaces et TOUTES LES MAJUSCULES reçoivent le strict minimum en guise de réponse. Ou pas du tout.
Si votre lettre contient une quelconque forme de blasphème, elle risque d’être ignorée, et certaines qui peuvent être considérées comme menaçantes sont remises aux forces de l’ordre. Les e-mails et les lettres les plus efficaces sont très courts, en moyenne environ 500 mots maximum. Ils comprennent tous les détails nécessaires pour suivre votre problème.
- Demander une question
Votre demande doit se présenter sous la forme d’une question. La question doit être du type « Comment résoudre ce problème ? ». Indiquez exactement ce que vous voulez que l’on fasse et combien de temps vous êtes prêt à attendre une réponse. Un autre format de phrase clé est « Je souhaite me plaindre dans les termes les plus forts à propos de ». La question doit être claire et facile à comprendre. Il est également utile qu’elle soit authentique et dépourvue de sarcasme.
- Expliquez le problème
Vous devez indiquer les raisons pour lesquelles vous écrivez la lettre. Mettez en évidence les faits qui incluent l’heure, la date et le lieu où vous avez acheté ou reçu les services. Le lecteur doit pouvoir saisir l’essentiel en lisant les premières phrases, il est donc important de ne pas tourner autour du pot. Expliquez-vous bien et soyez détaillé pour capter l’attention du lecteur.
- Ne blâmez pas la personne avec laquelle vous traitez
Pendant la rédaction de votre lettre, il est important de rester courtois à tout moment. Aussi justifiée que soit votre plainte, ne laissez pas votre lettre devenir colérique, sarcastique ou menaçante. Gardez à l’esprit que la personne qui lit votre lettre ne sera souvent pas la personne responsable du problème.
- Prouvez leur montrer que vous êtes au courant
La meilleure chance que votre plainte reçoive un traitement équitable est que vous puissiez convaincre l’entreprise qu’elle n’a pas suivi ses propres règles ou a enfreint la loi. Si votre lettre de plainte n’apporte pas les résultats que vous espériez, envisagez d’écrire une autre lettre avec un ton plus ferme, ou essayez d’écrire à quelqu’un de plus haut dans la chaîne de commandement.
Types de lettre de plainte
- Lettre de plainte formelle
C’est une lettre que vous utilisez pour communiquer vos préoccupations et faire part de vos problèmes aux autorités. Une plainte formelle est étayée par un document juridique qui expose les faits et les raisons juridiques qui, selon vous, sont suffisants pour étayer vos revendications à l’encontre d’une partie qui vous donne droit à une réparation des dommages causés.
Une lettre de plainte formelle est l’un des meilleurs moyens de se plaindre de quelque chose comme un produit ou un service afin que les mesures nécessaires soient prises à son sujet
- Produit & Lettre de plainte sur un service
Ce type de lettre est écrit par un consommateur à un fabricant ou un détaillant concernant un problème avec un produit ou un service. Le client lésé écrit une lettre de plainte de consommateur de produit à l’autorité concernée dans une organisation pour les informer de la mauvaise performance d’un produit ou pour se plaindre de la livraison des marchandises défectueuses/endommagées.
Lors de la rédaction d’une telle lettre, il est conseillé d’être bref et précis et d’indiquer exactement ce que vous voulez que l’on fasse à propos du problème et combien de temps vous vous engagez à attendre pour qu’il soit résolu.
Vous pourriez suivre ces étapes faciles :
- Mentionner l’article acheté avec les spécifications, la date d’achat et la garantie.
- Expliquez le problème rencontré avec le produit.
- Mentionnez si le problème est persistant.
- Concluez en demandant que l’autorité concernée répare le produit de manière appropriée ou le remplace
- Si les réparations entreprises ne sont pas satisfaisantes, faites jouer la carte de la garantie.
- La lettre de plainte d’un employé
Pour commencer, la lettre de plainte d’un employé peut être rédigée par deux personnes : l’employeur et l’employé. En tant qu’employé, si vous souhaitez déposer une plainte officielle concernant quelque chose qui s’est produit au travail, vous devez soulever un grief.
Les quelques conseils que vous pourriez utiliser lors de la rédaction d’une lettre de plainte d’un employé comprennent :
- Identifier exactement le type de harcèlement au travail qui a eu lieu.
- Écrire les détails sur le harcèlement.
- Vous présenter et présenter votre objectif.
- Présenter les faits de harcèlement.
- Expliquer en détail comment vous avez réagi.
- Proposer une solution au problème.
- Éviter d’utiliser un langage offensant.
Caractéristiques d’une lettre de plainte
- Adressée à l’autorité compétente.
Lorsque vous rédigez une lettre de plainte, il est important qu’elle soit adressée à l’autorité compétente. La lettre de plainte est acheminée au service clientèle ou à la personne chargée des ressources humaines, selon le cas. En effet, la fonction principale du service clientèle/support RH est de traiter tous les problèmes que les clients peuvent avoir.
- Le problème doit être identifié
Donnez une description de l’article que vous avez acheté et du problème. Incluez des détails spécifiques comme le numéro de série, aux côtés du nom et de la localisation du vendeur. Lorsque vous donnez suite à une conversation, veillez à dire avec qui vous avez parlé et à confirmer les détails de votre discussion.
Si la plainte ne concerne ni un produit ni un service, incluez les éléments justificatifs nécessaires tels que votre récit de ce qui s’est passé, les échanges verbaux, voire les documents et enregistrements le cas échéant. Soyez précis. Assurez-vous d’aller droit au but afin que la personne qui lit la lettre soit en mesure d’identifier quel est exactement le problème.
- Des copies des documents nécessaires et pertinents sont jointes
Joindre des copies des documents nécessaires et pertinents. Cela peut inclure les reçus, les garanties, les chèques et les conversations par courriel s’il y en a. Ceci est important car cela rend votre plainte légitime. Veillez à inclure dans votre lettre les documents exacts que vous joignez.
- Une solution au problème doit être présentée
Si vous pouvez convaincre l’entreprise qu’elle n’a pas suivi ses propres règles ou a enfreint la loi, votre plainte a plus de chances d’être examinée. Exprimez les mesures que vous souhaitez voir prises par rapport à la plainte que vous avez déposée.
- Le délai de résolution du problème doit être indiqué
Il est important d’indiquer le délai dans lequel vous souhaitez que votre problème soit résolu. Cela aidera votre problème à être résolu dans les meilleurs délais. Le délai que vous indiquez doit être réaliste afin d’éviter un clash déraisonnable entre vous et l’entreprise.
- Nom et coordonnées doivent être inclus.
Dans la lettre de plainte doivent figurer vos coordonnées afin de permettre à ceux qui reçoivent vos plaintes de vous joindre en vue de résoudre le problème. De plus, faites bien de conclure votre lettre d’une manière respectueuse. Comme votre lettre formelle typique, terminez votre lettre en concluant par votre fidélité.
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5 modèles de lettres de plainte. Lettre type pour un usage quotidien
Modèle de lettre de plainte pour un mauvais service
Pour rédiger une plainte contre un mauvais service, vous devez commencer par contacter l’entreprise contre laquelle vous avez une plainte. Envoyez un courrier au directeur pour lui signaler le mauvais service que vous avez reçu d’un employé. Si vous avez affaire à une grande entreprise et que le mail direct du manager n’est pas disponible immédiatement, vous pouvez toujours envoyer un mail aux RH.
Date…
Le responsable (désignation du poste…)
Nom de la société/de l’organisation…
Adresse…
Sub : Lettre de plainte pour mauvais services
Cher (nom),
J’ai le regret de déclarer que j’ai une carte d’abonnement à une salle de sport depuis environ cinq ans maintenant (Plus/moins) mais malheureusement j’ai trouvé de gros problèmes avec le nouvel instructeur avant-hier (Date : jj/mm/aa). J’ai habituellement des séances privées payantes avec l’instructeur de 7h à 8h du matin. Pour une raison quelconque, il avait une session avec un autre groupe pendant mon temps (Écrivez votre problème et votre situation réels)
Monsieur, je n’ai pas pu avoir ma session et j’ai dû rentrer chez moi pour répondre à d’autres engagements pressants. Le nouvel instructeur n’a même pas offert autant que des excuses pour sa conduite.
Je crois qu’il est dans votre meilleur intérêt de s’il vous plaît prendre des mesures strictes concernant l’affaire susmentionnée.
Avec mes remerciements,
Votre nom…
Adresse…
No de contact…. et signature…
Modèle de lettre de réclamation pour un mauvais produit
Disons que vous avez utilisé un produit et que vous soupçonnez qu’il vous a rendu un mauvais service et/ou que le produit était endommagé ou mauvais, et que vous cherchez à obtenir réparation. Pour faire avancer le dossier, et le résoudre de bonne foi, il faut souvent composer une lettre de réclamation. En voici un exemple pour régler vos doléances en un temps record.
Peter Burke
5 Allen Avenue,
Maryland, CA 34555
Le 7 octobre 2019
Keri Hilson
Manager
Mansard Manufacturing
14 Bing Street.
Maryland, CA 34555
Re : Achat de marchandises avariées
Cher Mlle Hilson:
Cette lettre a pour but de porter à votre connaissance concernant l’achat de marchandises avariées le 5 octobre 2019.
Au point d’achat, on m’a assuré que les marchandises seraient fraîches à l’arrivée. Au lieu de cela, elles ont été livrées abîmées. J’ai joint une photo ainsi que le reçu de livraison.
J’aimerais beaucoup que vous examiniez cette question et que vous me remboursiez mon achat ou que vous m’envoyiez un autre approvisionnement.
Merci de vous occuper de la question ci-dessus. N’hésitez pas à me contacter à tout moment : 555-6868 ; [email protected].
Sincèrement,
Peter Burke
Fournitures : Photo et reçu
Modèle de lettre de plainte pour harcèlement
Personne n’est tenu de tolérer le harcèlement sur le lieu de travail et si cela se produit, une lettre de plainte à un superviseur ou à une personne des ressources humaines sera de mise. Rappelons qu’une lettre de plainte pour harcèlement est uniquement écrite par une personne qui est harcelée en raison d’une circonstance, d’un incident ou d’un comportement inacceptable d’une autre personne. Cet échantillon fournit le strict minimum alors que vous cherchez à obtenir justice.
Nom de la victime
Adresse de la victime
Numéro de téléphone de la victime
Nom du destinataire
.
Désignation du destinataire
Nom de l’organisme
Adresse de l’organisme
DATE
Cher nom du destinataire :
J’écris cette lettre pour vous informer des tripotages inappropriés et des avances sexuelles que j’ai subis de la part de Nom du harceleur. J’occupe le poste de POSTE dans l’entreprise et je suis employée depuis cinq ans, et mon éthique de travail n’a jamais été remise en question.
Le harcèlement a commencé le DATE lorsque j’ai été transféré pour la première fois dans ce département et qu’il a dit qu’il était attiré par moi. Il s’est poursuivi presque tous les jours depuis.
Le DATE, il m’a envoyé un courriel qui disait que je devais le rencontrer après le travail.
La DATE, il m’a envoyé un message vocal qui disait qu’il aimerait me faire l’amour tendrement dans les toilettes.
J’ai signalé la situation à mon superviseur immédiat après le deuxième incident, mais le Nom du harceleur n’a pas cessé. Bien que la plupart des avances aient été verbales, j’ai les enregistrements de deux messages vocaux et d’un courriel de Nom du harceleur. J’ai également deux témoins, Nom du témoin un et Nom du témoin deux, qui ont été témoins du harcèlement.
Je tiens à porter à votre connaissance que je subis un traumatisme émotionnel et une gêne au travail. Le harcèlement affecte ma relation avec mon Mari et affecte ma performance au travail.
J’implore que vous s’il vous plaît prendre l’affaire et prendre toute action nécessaire.
Votre sincérité,
Signature de la victime
Nom de la victime
Emplaire de lettre de plainte d’un employé aux RH
Un comportement sale entre employés peut causer des dommages irréparables à une entreprise à long terme. La meilleure façon de mettre fin à ces comportements sales qui pourriraient autrement une entreprise est d’écrire une lettre de plainte aux RH. Votre patron menace-t-il votre emploi si vous ne « voyez pas les choses comme lui » ? Un collègue vous sabote-t-il ou pire encore ? Écrivez aux RH. Voici un exemple pour vous mettre sur la voie.
Dear ,
Mon nom est et je travaille comme depuis . Je suis fier et heureux de faire ma part en offrant mon aide à mon collègue senior. Malheureusement, cette merveilleuse expérience est en train d’être gâchée à cause d’un seul employé : ,
J’ai exploré toutes les autres options avant d’écrire cette lettre et je me trouve obligé de recourir au département des ressources humaines pour une résolution.
Son] mauvais comportement continu et son manque de conduite sont tout simplement trop difficiles à supporter. Cela affecte ma performance et m’empêche de faire mon travail.
Je demande votre intervention immédiate pour trouver une solution à ce problème et pour établir un environnement professionnel, amical et productif pour nous tous.
Merci beaucoup pour votre compréhension.
Bonnes salutations
Echantillon de lettre de plainte à la direction
Il est frustrant de constater que votre responsable semble avoir un » truc » sur vous que vous ne pouvez pas expliquer. Lorsque vous écrivez une lettre pour vous plaindre du comportement dudit manager, vous devez vous assurer d’avoir votre nom, votre adresse, le nom du manager et le récit des événements mis en page. D’autant plus que vous vous adressez à l’échelon supérieur de l’organisation. Cet exemple couvre tous les domaines requis.
Date…
Directeur des opérations,
Nom de l’entreprise ou de l’établissement…
Adresse de la succursale…
Sub : Lettre de plainte contre le directeur
Monsieur respecté,
J’espère que cette lettre vous conviendra. Monsieur, je travaille dans votre entreprise au sein du département de recherche (nom du département) depuis 2/4/6 (plus/moins) ans. L’objet de ma lettre est en fait une plainte concernant notre responsable de département. (Décrivez vos problèmes et votre situation).
J’écris au nom de l’ensemble du département. Nous sommes confrontés à un certain nombre de difficultés car son comportement à notre égard est très impoli et grossier. Nous ne pouvons pas nous concentrer pour faire notre travail avec sa présence. Il nous traite comme des esclaves qui, à son avis, ne valent rien. Je vous prie de bien vouloir changer de directeur ou au moins de lui donner un avertissement sévère. Le personnel du département sera très reconnaissant si cela est fait.
Sincèrement vôtre,
Votre nom…
Désignation de poste…
Nom du département…
4 modèles de formulaire de plainte en ligne à utiliser
- Modèle de plainte sur le lieu de travail
Ce modèle de formulaire de harcèlement sur le lieu de travail peut être utilisé par une organisation pour permettre aux employés et aux clients de signaler des incidents sexuels, d’intimidation et d’incident irrespectueux sur le lieu de travail. Il peut facilement être intégré dans le manuel de l’entreprise ou sur le site Web. Ce modèle de formulaire de harcèlement des employés est idéal pour le personnel des RH, les employeurs et les directeurs d’entreprise. Il est important car le harcèlement au travail, qu’il se produise en personne ou en ligne, est un problème qui a un impact sur les entreprises.
- Modèle de formulaire de plainte en ligne
Le modèle de formulaire de plainte en ligne est utilisé pour recevoir les plaintes des clients ou les commentaires des employés sur votre entreprise ou vos services. Vous pouvez personnaliser le formulaire prêt à l’emploi pour l’adapter à votre marque et intégrer le lien sur votre site Web, vos pages de médias sociaux ou simplement laisser les clients scanner le code QR pour vous donner les commentaires nécessaires. Vous pouvez utiliser ce formulaire de plainte dans tout type d’entreprise.
- Formulaire de plainte des clients
Avec le modèle d’enquête sur la satisfaction des clients, vous pouvez mesurer la satisfaction des clients lorsque vous découvrez ce qu’ils pensent vraiment de votre produit ou service. Comprendre ce que vos clients pensent de vos produits vous aide à savoir quels sont les domaines dans lesquels vous êtes performants et ceux que vous devez améliorer. Vous pouvez personnaliser ce modèle de satisfaction client ou créer le vôtre avec notre constructeur de formulaire en ligne intuitif par glisser-déposer.
- Formulaire de plainte d’hôtel
Le modèle de formulaire de commentaires d’hôtel vous aide à améliorer les normes de votre hôtel ou de vos maisons d’hôtes en permettant aux clients de fournir des commentaires sur votre service hôtelier. Vous pouvez intégrer ce formulaire de commentaires d’hôtel sur votre site de réservation d’hôtel ou l’envoyer à l’email de vos clients après leur départ. Grâce à lui, les clients partagent librement leurs opinions, leurs critiques & expérience.
Conclusion
Les lettres de réclamation sont utilisées pour faire part de vos préoccupations concernant des choses injustes et chercher une issue productive. En en rédigeant une, n’oubliez pas d’utiliser le ton correct pour écrire une lettre de plainte et évitez d’être émotif dans votre lettre.
En affaires, le but d’une lettre de plainte est d’obtenir une rectification et un remplacement et non de trouver une faute. Le destinataire d’une lettre de plainte doit être prêt à s’occuper des plaintes authentiques avec un esprit ouvert. Le meilleur pari pour le destinataire n’est pas de réagir immédiatement, que ce soit oralement ou par écrit, mais de faire effectivement une enquête.