La selección de la mejor empresa de servicios de conserjería es clave para mantener un entorno limpio y saludable para sus empleados, inquilinos y clientes.
Sin embargo, el mercado competitivo puede hacer que la elección de los servicios adecuados sea un reto para los propietarios de edificios.
Pero no tiene que seleccionar a ciegas la primera empresa que encuentre.
HAY 10 FACTORES QUE DEBE TENER EN CUENTA PARA AYUDARLE A ENCONTRAR UNA EMPRESA DE LIMPIEZA QUE SE AJUSTE A LAS NECESIDADES DE LIMPIEZA DE SU NEGOCIO:
Reputación en el mercado
Las investigaciones sugieren que muchos consumidores ven los precios bajos como un signo de baja calidad – y pueden tener razón.
Los servicios de limpieza que afirman ser los más baratos pueden estar buscando una solución rápida en lugar de establecer una relación de trabajo a largo plazo basada en la fiabilidad, la calidad de los servicios y los requisitos de su propiedad.
Sabrá que una empresa está bien versada en la industria cuando aprecia y se enorgullece de su mano de obra y su producto. Tenga en cuenta que los servicios de conserjería comercial requieren mucha mano de obra.
Una de las mejores maneras de obtener más información sobre la calidad del servicio de una posible empresa de limpieza comercial cerca de usted es a través de los testimonios, el boca a boca y las referencias.
Una empresa de limpieza es buena si otros negocios de su sector han utilizado sus servicios y están lo suficientemente satisfechos como para recomendarlos a otros.
Precios transparentes y ofertas de limpieza claras
No hay excusa para que los precios de la limpieza comercial sean poco claros.
A menudo, una estructura de precios confusa muestra que una empresa no entiende cómo fijar el precio de sus servicios con precisión.
Otras veces, es un intento descarado de ocultar los cargos adicionales. De cualquier manera, no trabaje con empresas de conserjería que no puedan ofrecer precios y ofertas de limpieza fáciles de entender.
Puede perder mucho dinero a largo plazo y puede que no obtenga los servicios de calidad que esperaba.
Una buena fijación de precios de servicios de conserjería generalmente tendrá en cuenta los siguientes factores:
Tipo de instalación
Los ejemplos incluyen oficinas, comercio minorista, industria, atención sanitaria, hostelería, oficinas médicas, fabricación y uso mixto.
La clasificación de su propiedad determinará las especificaciones de limpieza, así como los productos y equipos necesarios.
Acabados
Diferentes tipos de suelo requieren diferentes procedimientos y prácticas de mantenimiento.
La empresa de limpieza puede desglosar los metros cuadrados de sus instalaciones según los diferentes tipos de suelo de su propiedad.
Esto les permitirá calcular una evaluación puntual del cuidado de sus suelos y saber exactamente qué incluir en los servicios de limpieza – por ejemplo, bruñido de baldosas, baldosas de cerámica, fregado y limpieza de alfombras.
Ejemplos adicionales de acabados son las cabinas interiores de los ascensores, los accesorios de los baños, las superficies de las encimeras y los materiales de las puertas.
Sus expectativas/presupuesto
¿Qué servicios busca de la empresa de limpieza?
Deje claras sus expectativas para que la empresa de limpieza pueda ofrecerle un presupuesto preciso del servicio.
Enumere todo lo que sabe que va a necesitar para evitar que le cobren más de la cantidad inicial del presupuesto-lo que definitivamente no le hará feliz.
Las expectativas y su presupuesto financiero deben estar en línea.
Productos consumibles
Los consumibles incluyen desinfectantes de manos, papel higiénico, jabón, toallas de mano y otros suministros de baño.
Algunos servicios de conserjería gestionarán el uso de consumibles en su propiedad y, por tanto, lo incluirán en su presupuesto.
En este caso, necesitarán saber el número diario de ocupantes y visitantes en su propiedad/instalación para obtener un precio más preciso.
Frecuencia del servicio
¿Cada cuánto tiempo necesitará servicios de limpieza? ¿Diariamente? ¿Semanal? ¿Mensualmente? Trimestralmente?
Una buena empresa de conserjería debe darle recomendaciones sobre la frecuencia con la que necesita que se realicen las tareas de limpieza.
Por ejemplo, las áreas de alto tráfico, como los baños, pueden necesitar ser limpiadas y reabastecidas varias veces al día, mientras que la limpieza de alfombras se realiza trimestralmente.
Compromiso con la seguridad y la salud
Si diriges un inmueble con mucho tráfico, el riesgo de transmitir enfermedades como el resfriado común, la gripe y el COVID-19 aumenta.
Una empresa de conserjería cualificada puede ayudarle con medidas eficaces sobre cómo mitigar el riesgo de transmisión en su propiedad/instalación.
Además, la lista de comprobación de las operaciones del proveedor de servicios de conserjería también debe tener en cuenta la seguridad de su instalación y de los que entran en la propiedad.
Esto significa que deben colocar las señales de advertencia correctas siempre que sea necesario para evitar resbalones, caídas y tropiezos, así como garantizar un aire interior de alta calidad.
Buena comunicación
Las investigaciones muestran que las empresas con canales de comunicación eficaces son hasta un 25% más productivas. Esto significa que una buena comunicación es vital para la prestación de servicios de alto nivel.
Asegúrese de saber a quién dirigirse cuando haya un problema o cuando necesite algo. Su empresa de servicios de conserjería también debe comunicarse regularmente y a tiempo para que las operaciones sean fluidas.
Puede mejorar y potenciar la comunicación con su empresa de limpieza comercial:
– Definiendo sus objetivos: Como administrador de la propiedad/instalación, tiene que dar a su empresa de limpieza objetivos claros y alcanzables, esbozando lo que se requiere en tareas específicas.
También es importante hacer saber a su equipo de limpieza los objetivos de su organización para que trabajen en línea con sus objetivos.
– Elegir un medio apropiado para la comunicación: Aunque se recomienda la comunicación cara a cara, no siempre es aplicable, especialmente en instalaciones grandes.
Tómese el tiempo necesario para decidir si la comunicación será a través de una copia impresa, un correo electrónico o una plataforma de software integrada.
– Involucrar a todos: Fomente activamente las actualizaciones regulares de mantenimiento y los informes de progreso y mantenga las líneas de comunicación abiertas en todo momento.
– Escuchar: La comunicación es un proceso bidireccional. Escuchar a su equipo de conserjes le permite conocer los problemas subyacentes de las instalaciones que pueden necesitar ser abordados lo antes posible.
Profesionales formados
Sin profesionalidad, todo lo demás se pone en duda.
La profesionalidad no debe limitarse a llevar un bonito uniforme para crear una buena imagen. Debe extenderse a todos los demás aspectos de la empresa.
Se estima que más del 90% de los empleados son más fieles a las empresas que invierten en sus habilidades formándoles.
Esto significa que los conserjes formados serán más dedicados y eficientes en lo que hacen, lo que le dará cierta tranquilidad.
Limpiar no es sólo quitar el polvo, pasar la fregona y barrer, es una habilidad real que hay que enseñar.
El proceso de limpieza es una mezcla de química y mecánica (la interacción de productos de limpieza como disolventes, detergentes y desinfectantes con la acción mecánica de las herramientas o equipos de limpieza sobre una superficie concreta, bajo las condiciones externas imperantes.)
Sin una formación adecuada, los limpiadores pueden ofrecer un trabajo deficiente.
Por ejemplo, utilizar productos o equipos de limpieza demasiado agresivos para una superficie concreta puede causar daños irreparables en la misma. O bien, el uso de algunos productos de limpieza a temperaturas extraordinarias (demasiado altas o demasiado bajas) puede hacer que sean menos eficaces.
Por esta razón, es crucial contratar a una empresa de limpieza con personal capacitado, conocedor y dedicado para obtener una calidad de primer nivel. Además, los conserjes deben realizar sus tareas de forma segura.
La rotación de empleados por debajo de la media
La rotación de empleados es generalmente alta en la industria de los servicios.
Por ejemplo, en la industria de la limpieza, la rotación de empleados de los empleadores por debajo de la media puede ser muy superior al 200%.
Esto significa que en un año determinado, un proveedor de servicios de limpieza mal gestionado puede reemplazar a todo su personal de limpieza con una tripulación completamente nueva, ¡dos veces!
Cómo una alta rotación de personal de limpieza puede afectar a su negocio
Una alta rotación de personal de su empresa de limpieza no sólo crea dolores de cabeza para usted como administrador de la propiedad o de las instalaciones, sino que también impacta en la forma en que usted dirige su negocio con la prestación de un servicio deficiente, el incumplimiento de los plazos y los deberes olvidados que resultan en quejas.
Un nuevo equipo de limpieza requerirá una nueva formación, y esto significa que su propiedad soportará la mayor parte de la curva de aprendizaje de los empleados, y ¿quién querría un flujo constante de caras nuevas en sus instalaciones cada mes?
Dado que la alta rotación de empleados es una presión financiera, algunas empresas de limpieza compensarán sus pérdidas reduciendo los salarios de los empleados, limitando los presupuestos de limpieza, descuidando los equipos de limpieza importantes y (eventualmente) trasladando este coste a usted cobrando demasiado mientras proporciona un trabajo de baja calidad.
Elegir una empresa de limpieza con una baja rotación de empleados
Una empresa de limpieza profesional entiende el impacto que la alta rotación puede tener en sus clientes. Por lo tanto, se esfuerzan por hacer que la rotación de sus empleados sea lo más baja posible. La mejor empresa de limpieza debería:
– Atraer a personas con experiencia y seleccionar minuciosamente a los nuevos contratados
– Proporcionar una formación completa
– Utilizar técnicas de gestión prácticaen las técnicas de gestión para ofrecer retroalimentación y apoyo a su equipo
– Promover oportunidades de reconocimiento a los empleados y otros incentivos
– Ofrecer salarios competitivos y beneficios para los trabajadores
Estas prácticas mantendrán a los conserjes motivados y evitarán que encuentren trabajo en otro lugar.
Compromiso con la sostenibilidad
Como se ha dicho anteriormente, los mejores proveedores de servicios de conserjería deben ofrecer soluciones de limpieza ecológicas para minimizar la exposición a productos químicos agresivos para los ocupantes de su edificio.
Esto también ayudará a reducir la huella de carbono de su empresa, sin dejar de dar a sus instalaciones la limpieza profunda que se merece.
Pero, como administrador de propiedades/instalaciones, ¿cómo puede asegurarse de que la empresa de limpieza que está contratando está realmente invertida en la limpieza verde?
Los siguientes consejos deberían ser útiles:
Documentación de limpieza verde
Solicite copias de su programa de servicios de limpieza verde; esto puede incluir una declaración de política ambiental, un manual técnico de limpieza verde y una política de limpieza verde de la empresa.
Equipos de limpieza ecológicos
Asegúrese de que sus equipos de limpieza (como aspiradoras y mopas eléctricas) cumplen con las normas ECOLOGO® y/o GS-42 en cuanto a niveles de ruido y filtración.
Productos de limpieza ecológicos
Determine si sus desinfectantes y otros productos químicos de limpieza tienen la certificación Green Seal, lo que significa que han sido probados y aprobados como ecológicos.
Asimismo, asegúrese de que los productos de limpieza cuentan con la aprobación de la Agencia de Protección Ambiental (EPA).
Productos de limpieza reutilizables
Un sólido programa de limpieza ecológica debe incluir paños de limpieza de microfibra y otros productos reutilizables.
Además, debe contar con un sistema de paños de microfibra codificados por colores que ayude a reducir la contaminación cruzada en su espacio comercial y a mantener el entorno de trabajo general más saludable.
Programa de formación en limpieza verde para los empleados
Cuando contrate a una nueva empresa de limpieza, pida confirmación de que los conserjes han completado un programa de formación en limpieza verde (algunas empresas pueden tener un programa de formación en marcha pero no hacen uso de él).
No olvide solicitar referencias de clientes en los que hayan prestado servicios de limpieza verde.
Tecnología
Desde las aplicaciones móviles hasta los chatbots, prácticamente todos los sectores se han beneficiado de los avances tecnológicos en evolución, y el sector de la limpieza comercial no es una excepción.
Las tecnologías emergentes han hecho que el proceso de limpieza y mantenimiento sea más rápido, más fácil, más eficaz y más barato. También han mejorado la seguridad en diversas instalaciones comerciales.
Para obtener los mejores resultados, elija una empresa de servicios de limpieza que haya adoptado diversas tecnologías en sus operaciones diarias, entre ellas:
Sistemas de comunicación
Sistemas de comunicación como Slack han surgido para mejorar la interacción entre las empresas de limpieza y sus clientes, impulsando la calidad del servicio. Otros dispositivos como las modernas radios bidireccionales para conserjes pueden cubrir hasta 250.000 pies cuadrados en el exterior y 20 pisos en el interior.
Con estos dispositivos, los miembros del equipo de limpieza pueden despachar fácil y rápidamente a las diferentes áreas del edificio sin perder tiempo.
Herramientas de informe
Las aplicaciones de software como el software Servi-Trak, propiedad de Servi-Tek, están especialmente diseñadas para las industrias de servicios como la limpieza comercial.
Puede supervisar la realización de tareas en diferentes áreas de la instalación para asegurarse de que sus recursos se utilizan de manera eficiente.
Además, los datos recogidos por dicho software pueden utilizarse para determinar las previsiones de futuros contratos y recortar costes innecesarios.
Los limpiadores también pueden utilizar la app para enviar fotos de los trabajos realizados, informar de problemas de mantenimiento y realizar auditorías.
Con los informes automatizados de su equipo de conserjería, puede recibir análisis detallados para demostrar que las tareas específicas se completaron en el plazo previsto, ahorrando tiempo y dinero.
Equipos de limpieza modernos
Los equipos de limpieza de última generación, como los pulverizadores electrostáticos, pueden ahorrar mano de obra, tiempo y dinero.
Algunos pulverizadores modernos pueden desinfectar y limpiar hasta 18.000 pies cuadrados en solo una hora. Incluso mejor, el equipo es fácil de configurar y operar.
Las aspiradoras de mochila, aunque son más costosas, ofrecen una mejor movilidad, ergonomía y sistemas de microfiltración.
Seguimiento del tiempo por GPS
El seguimiento del tiempo por GPS permite a los empleadores supervisar al equipo de limpieza durante las horas de trabajo sin estar allí físicamente.
Permite conocer la hora exacta en la que se ha iniciado y completado una tarea, así como el rendimiento de cada una de ellas.
Seguro y gestión de responsabilidades
Una buena empresa de conserjería no sólo se protege a sí misma, sino que asegura que su propiedad está bien protegida. Saber que su empresa de conserjería está totalmente asegurada le dará cierta tranquilidad.
Su posible empresa de limpieza comercial debe tener cuatro tipos de cobertura principales para gestionar las responsabilidades y mitigar el riesgo, incluyendo:
Responsabilidad general
También conocido como seguro de responsabilidad comercial, el seguro general protege a su empresa de las reclamaciones generales que implican daños a la propiedad y lesiones corporales. Puede ayudar a cubrir los honorarios de los abogados y los gastos médicos resultantes de los daños y las lesiones.
En la mayoría de los estados, la responsabilidad general no cubre los accidentes automovilísticos, las lesiones de los empleados, los errores profesionales, los actos intencionados y los daños punitivos.
Seguro de compensación para trabajadores
Toda empresa que tenga empleados está obligada a tener un seguro de compensación para trabajadores. Cubre los salarios perdidos y los costes médicos de las lesiones relacionadas con el trabajo.
Por ejemplo, si un conserje se tropieza en unas escaleras o se resbala en un suelo mojado mientras realiza las tareas rutinarias de limpieza en sus instalaciones, la empresa de limpieza cubrirá los gastos médicos a través del seguro de compensación de los trabajadores.
Responsabilidad civil de los vehículos
El seguro de vehículos proporciona cobertura para los vehículos propiedad de la empresa de limpieza. El seguro cubre los costes de los daños a la propiedad o las lesiones corporales a un tercero en caso de accidente.
La cobertura también puede incluir la reparación y el reemplazo del vehículo.
Póliza de paraguas
Una póliza de seguro de responsabilidad civil de paraguas proporciona una capa adicional de cobertura sobre las pólizas de seguro primario ya existentes.
Por ejemplo, una empresa de conserjería con un límite de póliza de responsabilidad civil general de 1.000.000 de dólares por ocurrencia puede comprar una póliza de responsabilidad civil de paraguas que podría proporcionar un adicional de 5.000.000 a 10.000.000 de dólares del límite de responsabilidad.
Servicios personalizados
No hay una talla única cuando se trata de servicios de conserjería. Cada propiedad viene con una disposición diferente, tasa de tráfico y expectativas de limpieza.
Todos los negocios quieren ahorrar dinero, y una de las mejores maneras de obtener valor por su dinero es no pagar por servicios que no necesita.
Por esta razón, trabaje con una empresa de conserjería que pueda personalizar un programa de limpieza y mantenimiento con las necesidades de su instalación en mente.
Esto significa que una empresa de limpieza comercial no debería ofrecerle presupuestos basados únicamente en los metros cuadrados.
Una buena empresa debería entender cómo utiliza su espacio comercial y qué considera importante para ofrecerle un presupuesto preciso con los servicios que realmente necesita para crear valor para su propiedad.
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