Empezar tu primer trabajo puede ser abrumador e intimidante. Estás ansioso por probarte a ti mismo, producir un trabajo de calidad y estar al tanto de las cosas – lo que puedes hacer dominando el arte de mantenerte organizado.
Desde el principio, querrás explorar los consejos y herramientas disponibles para organizarte. Si mantienes tu escritorio, tus tareas y tus correos electrónicos organizados, estarás en el camino correcto para rendir con éxito en el trabajo… sin arrancarte los pelos. (Click to Tweet!)
Crea una rutina
En tu primer día de trabajo, pon en marcha un sistema de organización. Antes de recibir una carga de trabajo importante, tendrás una rutina establecida para mantenerte en el camino. Utiliza una aplicación como Evernote, a la que puedes acceder en tu ordenador y en tu dispositivo móvil, para hacer un seguimiento de la información, las listas, las tareas y mucho más. Pregunta a los empleados que realizan un trabajo similar cuál es su método de organización y cualquier consejo que puedan darte.
Si tu empresa utiliza un software específico, adáptate a sus distintos usos y propiedades organizativas. Por ejemplo, los trabajadores de la construcción que no utilizan las técnicas normales de organización en la oficina deberían consultar un software específico para su sector.
Utiliza realmente el calendario de tu correo electrónico
Una buena forma de estar al tanto de las reuniones, los plazos y las tareas es utilizar el calendario existente en tu cuenta de correo electrónico. Ya sea que elijas el calendario de tu correo electrónico de trabajo o una cuenta de Gmail, es útil marcar todos los eventos en el calendario. Como vas a utilizar constantemente tu correo electrónico, tendrás un acceso fácil y constante a este calendario.
También puedes utilizar el calendario para añadir alertas, sobre todo para eventos recurrentes. Si tienes una reunión semanal, configura tu calendario para que te lo recuerde automáticamente. Del mismo modo, puedes utilizar tu calendario de trabajo para invitar y concertar reuniones con compañeros de trabajo.
Tener una lista central de tareas
Puede que prefieras anotar las tareas en papel o utilizar sitios web diseñados para mantenerte al día, como Basecamp. Basecamp te permite ver todas tus tareas, actualizar su estado y tacharlas cuando las hayas terminado.
Organiza tu lista de tareas creando un sistema de códigos de colores para distinguir el nivel de prioridad o los temas relacionados. Si mantienes tu lista de tareas en formato electrónico, tacha los elementos en lugar de borrarlos. De este modo, podrás seguir llevando la cuenta de las tareas terminadas y sentirte realizado.
No dejes de lado el correo electrónico
A medida que tu puesto se desarrolle, empezarás a recibir innumerables correos electrónicos cada día. Aprender pronto a priorizarlos y organizarlos te beneficiará enormemente a lo largo de tu carrera.
La mayoría de los proveedores de correo electrónico vienen con pestañas y filtros para organizar los correos en categorías, incluyendo la posibilidad de «marcar» los correos como importantes. Esto también le ayudará a descifrar rápidamente qué correos electrónicos tienen prioridad, aunque en general debería responder a todos los correos electrónicos lo antes posible.
Encuentre un sistema que funcione mejor para usted y para lograr sus tareas. También puedes invertir en una aplicación para organizar el correo electrónico. Yahoo! Voices sugiere Thunderbird, una aplicación diseñada para mantener todas tus cuentas de correo electrónico en un solo lugar, a la vez que proporciona herramientas de organización.
Haz que tu espacio de trabajo trabaje para ti
Vas a pasar la mayor parte del día en tu oficina, tu coche o donde sea que esté tu espacio de trabajo. Recuerda mantener este espacio limpio y organizado. Si principalmente trabajas en un escritorio, es esencial para tu organización y cordura evitar que se descontrole. De hecho, los escritorios desordenados pueden ser peligrosos.
Mantener tu espacio físico limpio y tu espacio de trabajo virtual organizado te ayudará a mantenerte concentrado y en la tarea en el trabajo. La única manera de estar al tanto de todas tus asignaciones mientras entregas un trabajo de calidad es aprender a priorizar las tareas con extrema organización. Utilizando estos consejos, descubrirás que la organización no es la atrevida hazaña que alguna vez viste.
Alicia Lawrence es coordinadora de contenidos para WebpageFX y escribe un blog en su tiempo libre en MarCom Land. Su trabajo ha sido publicado por la Association for Business Communication, Yahoo! Small Business y Spin Sucks.