Puedes incluir mucha información en un presupuesto o factura, pero a veces un cliente necesita más detalles. Cuando simplemente no hay suficiente espacio para proporcionar una «imagen más grande», entonces un archivo adjunto de la factura podría ser la respuesta.
En lugar de abarrotar hasta el último detalle en una factura, puede proporcionar más información en otro documento. A continuación, puede adjuntar este documento a un presupuesto o factura antes de enviarlo a su cliente.
Para los autónomos especialmente, la posibilidad de adjuntar documentos a los presupuestos y facturas, ya sean depósitos o solicitudes de pago final, permite una forma más rápida y sencilla de compartir información importante de una sola vez.
Esto no solo beneficia al autónomo, sino también al cliente, y a su vez aumenta los niveles de confianza y cultiva percepciones profesionales positivas.
Entonces, ¿cuáles son algunos de los documentos que puedes adjuntar a un presupuesto o factura? Aquí hay sólo 9 de los muchos ejemplos que se nos ocurren.
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Propuesta
Una propuesta es un documento que explica un plan de acción propuesto para un proyecto. Ofrece una visión general de lo que se necesita y detalla las formas en que el autónomo o la agencia pueden cumplir con los requisitos que un cliente ha establecido.
Aunque una versión de la propuesta podría haber sido ya vista y acordada por el cliente, se puede incluir una copia actualizada como un archivo adjunto en un presupuesto o una factura de depósito de pago por adelantado.
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Contrato
Los contactos también pueden adjuntarse a un presupuesto o a una factura, ya sea sin firmar o ya firmada. Esto le proporciona a usted y a su cliente una forma eficaz de mantener todos los documentos relacionados conectados entre sí para un acceso más fácil y rápido.
El contrato sin firmar también puede modificarse de acuerdo con cualquier cambio realizado en un presupuesto, y viceversa.
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Términos y condiciones
Independientemente de si se ha firmado un contrato o no, siempre es sensato asegurarse de que los términos y condiciones de su negocio como autónomo sean leídos por su cliente. Un presupuesto, un depósito o una factura final es un buen lugar para adjuntar un documento de términos y condiciones para que el cliente lo consulte en caso de que tenga alguna duda o consulta.
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Calendarios
Una de las cosas que suele preocupar a los clientes son los calendarios y cuánto tiempo durará un proyecto. Es posible que ya haya organizado un calendario, pero a veces un cliente se olvida o quiere un desglose más detallado de cuánto tiempo le llevará terminar ciertas etapas.
Añadir un calendario detallado a un presupuesto o una factura de depósito disipará sus preocupaciones. También puede añadir un calendario propuesto para la siguiente etapa de un proyecto a una factura final.
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Hoja de tiempos
¿Cuánto tiempo lleva trabajando en el proyecto? Estás facturando por horas? Si es así, añadir una hoja de horas a su factura proporciona un desglose preciso y minucioso de las horas que ha pasado trabajando en el proyecto de un cliente.
Las hojas de horas pueden ayudar a los clientes a evaluar los resultados en relación con la entrada, así como cuántas horas facturables les gustaría añadir o restar a un proyecto en curso.
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Detalles de la entrega
La mayoría de los proyectos de los clientes implican proyectos o artículos que se entregan al cliente. Ya sean productos físicos o archivos digitales, un documento de detalles de entrega puede proporcionar toda la información que el cliente necesita saber con respecto a la recepción segura del trabajo completado.
Los detalles de entrega pueden adjuntarse tanto a los presupuestos como a las facturas, especialmente cuando puede haber un requisito de entrega inusual o complicado.
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Archivos del proyecto
Los archivos adjuntos a las facturas pueden incluir archivos de proyectos completados. Si está trabajando en un proyecto pequeño con un solo archivo de trabajo, el documento puede adjuntarse y enviarse junto con la factura. Esto permite que el cliente compruebe rápidamente el trabajo y te pague más rápido, todo ello abriendo un solo correo electrónico.
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Traducciones
¿Trabajas con empresas extranjeras? Algunas empresas pueden requerir una versión traducida de su presupuesto o factura. Si procede o es posible, puede redactar una versión separada en un idioma extranjero del presupuesto o la factura y añadir el documento como archivo adjunto.
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Fotos o diagramas
Para algunos tipos de proyectos, un cliente puede encontrar fotos y diagramas beneficiosos a la hora de decidir un presupuesto o juzgar el progreso en relación con las facturas escalonadas. Fotos y diagramas simples o anotados pueden ser adjuntados a una cotización o factura permitiendo al cliente tener una mejor idea de un proyecto propuesto o con instrucciones sobre lo que debe hacer a continuación una vez que un archivo ha sido entregado.
Tipos de formatos de archivos que puede adjuntar
Con Invoice Ninja, puede adjuntar archivos en cualquier formato. Estos incluyen archivos de Microsoft Word, archivos de OpenOffice, PDFs, PowerPoint, Excel, archivos de imagen (incl. JPEG y PNG), archivos de audio y vídeo, archivos de programación, archivos Zip, archivos de base de datos, y más.
Siempre que los archivos no superen la directriz de tamaño máximo de hasta 10 MB, pueden enviarse como archivos adjuntos de presupuestos o facturas.
Cómo adjuntar un documento a una factura
Añadir un archivo a un presupuesto o factura de Invoice Ninja es muy sencillo. Simplemente se trata de subir el archivo correspondiente a una pestaña de Documentos y luego pulsar enviar cuando la factura esté lista. Es tan sencillo como subir un documento a un correo electrónico estándar. Tu cliente verá entonces claramente el archivo adjunto (o los archivos adjuntos) cuando reciba tu factura.
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