Las actas de las reuniones de la junta directiva son ciertamente tediosas y, a veces, el puesto de secretario de la junta directiva parece un trabajo ingrato. Sin embargo, la tarea es increíblemente importante.
Por un lado, las actas de las reuniones de la junta directiva son fundamentales para mantener un registro histórico de las decisiones, y también son imperativas para cumplir con los requisitos legales de su organización sin fines de lucro. De hecho, muchas organizaciones han aprendido que remitirse a las actas bien guardadas les ha ayudado a lidiar con asuntos legales, ahorrando tanto tiempo como dinero para la organización.
Con todo lo que depende de las actas, no es una tarea que deba tomarse a la ligera. Aprender a redactar actas eficaces en una reunión de la junta directiva merece la pena la inversión de tiempo y energía, y sus compañeros de la junta directiva apreciarán los resultados finales.
Para asegurarse de que está redactando las actas de la junta directiva más eficaces posibles, hemos recopilado una guía completa que cubre los pormenores de la redacción de actas. Antes de entrar en los detalles de las actas efectivas de las juntas directivas sin ánimo de lucro, vamos a tomarnos un momento para definir lo que son para asegurarnos de que todos estamos en la misma página.
Si está cansado de pasar horas de tiempo y resmas de papel produciendo un engorroso libro de juntas directivas para cada reunión de la junta directiva, tenemos ayuda.
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¿Qué son las actas de las reuniones de la junta directiva?
Las actas de las reuniones de la junta directiva registran las acciones y decisiones de la junta directiva. Sirven como un registro oficial y legal de las reuniones de la junta directiva sin fines de lucro, lo que significa que deben incluir más que un simple resumen de las discusiones. El objetivo principal de las actas de las reuniones de la junta directiva es demostrar que los miembros de la junta directiva hicieron lo siguiente:
- Siguieron los procedimientos pertinentes.
- Cumplieron con las leyes estatales relativas a las organizaciones sin fines de lucro exentas de impuestos.
- Observó los propios estatutos de la organización y alineó las decisiones con su misión.
Ahora que hemos revisado los aspectos básicos de lo que son las actas de las reuniones de la junta directiva, podemos profundizar en todo lo que implican, para que pueda empezar a crear actas de reuniones de la junta directiva eficaces en poco tiempo. Esto es lo que cubriremos:
1. ¿Cuáles son los beneficios de las actas de las reuniones de la junta directiva?
2. Cómo redactar las actas de una reunión de la junta directiva
3. Qué no se debe incluir en las actas de la junta directiva
4. Plantilla de las actas de la junta directiva
5. Cómo pueden ayudar las herramientas de las actas de la junta directiva
Siéntase libre de utilizar los enlaces de salto de arriba para navegar a la sección más pertinente o intrigante para usted. De lo contrario, comencemos desde el principio con los beneficios de las actas de la junta directiva efectivas para que pueda comenzar a realizar reuniones más productivas.
¿Cuáles son los beneficios de las actas de las reuniones de la junta directiva?
Además de documentar que una reunión efectivamente ocurrió, las actas de las reuniones de la junta directiva sin fines de lucro son útiles por una serie de razones. Antes de tomar un acta usted mismo, es importante entender estas razones para asegurarse de que está documentando todas las acciones relevantes.
Para tener una idea firme del propósito detrás de tomar un acta, exploremos los tres principales beneficios de registrar notas efectivas:
- Una vez aprobada, el acta de la junta directiva se convierte en un registro legal de lo que realmente ocurrió en la reunión. En el caso de una demanda, las actas pueden ser citadas, y a su vez, los miembros de la junta podrían ser potencialmente responsables. Si faltan detalles importantes o si los votos se registran incorrectamente, esto podría ser desastroso para la organización sin fines de lucro y sus miembros de la junta directiva.
- Las actas de las reuniones de la junta directiva efectivas sirven como punto de referencia válido para la toma de decisiones futuras. Actúan como un recordatorio de lo que se trató en la reunión, quién dijo qué, cuáles fueron los próximos pasos designados y quién asume la responsabilidad de qué proyectos futuros.
- Los posibles patrocinadores que buscan ampliar sus esfuerzos filantrópicos u otras fuentes de financiación pueden acceder a las actas de las reuniones de la junta. Los financiadores pueden utilizar las actas para determinar la eficacia de la junta directiva a la hora de dirigir la organización hacia sus objetivos. En otras palabras, esto podría ser el factor determinante para que alguien decida apoyar financieramente su causa.
- Como puede ver, las actas de las reuniones de la junta directiva sin fines de lucro son un recurso importante, no sólo para la futura referencia de la propia junta sino también para fines legales. Ahora, vamos a sumergirnos en las mejores prácticas para crear actas de la junta coherentes y bien organizadas.
Cómo tomar las actas en una reunión de la junta directiva
Crear actas completas de las reuniones de la junta directiva sin fines de lucro que satisfagan las necesidades de aquellos que las utilizan es crucial para la toma de decisiones y el mantenimiento de registros efectivos en su organización. Para que pueda crear las actas más eficientes posibles, exploremos las mejores prácticas para documentar un relato claro y preciso de las acciones de su junta directiva.
Utilice su orden del día como una plantilla de actas de reuniones de la junta directiva.
Como en la mayoría de las reuniones, planificar con antelación es fundamental para crear un esquema definido que conduzca su reunión de la junta directiva a una conversación efectiva. Si la administración de la junta directiva crea una plantilla de actas de la reunión de la junta directiva que se combine con el orden del día, la redacción de las actas se vuelve increíblemente sencilla y mucho menos propensa a errores.
Muchos secretarios de juntas directivas o personal administrativo crean un esquema para tomar notas unos días antes de la reunión. Considere la posibilidad de utilizar el orden del día de la reunión como guía, y esboce los temas importantes que se tratarán. Este esquema le proporciona una estructura predefinida que debe seguir, de modo que puede dedicar más tiempo a escuchar y a captar con precisión la conversación, en lugar de intentar empezar de cero y grabar todo sobre la marcha.
Asigne un redactor de actas con antelación.
Poner a un miembro de la junta directiva en un aprieto podría ser una sorpresa muy desagradable. De hecho, esto seguramente comprometerá la calidad de los niveles de compromiso y participación de ese miembro de la junta directiva e incluso podría llegar a comprometer la calidad de las actas de la reunión. Por este motivo, querrá elegir un redactor de actas con antelación.
Haga que la misma persona redacte las actas en cada reunión y designe a una persona de reserva para que las redacte cuando el redactor de actas habitual no pueda asistir. Esto permite que estas personas se familiaricen con el proceso y, en última instancia, dará lugar a unas actas de la junta más sólidas y claras. Normalmente, la persona designada para redactar las actas es el secretario de la junta.
Después de designar la tarea a alguien, querrá dejar muy claras las expectativas. Esto incluye:
- Qué formato debe utilizarse – ¿Hay un formato particular que su redactor de actas debe imitar? El formato exacto utilizado varía según la organización, aunque las mejores prácticas de gobierno indican que todas deben incluir cierta información básica, como los detalles esenciales relativos a las mociones y las votaciones. Utilizar las actas anteriores de la junta directiva como plantilla puede ser una opción eficaz, y una herramienta de elaboración de actas agilizará aún más este proceso.
- Si deben o no participar en el debate – ¿Es su redactor de actas un miembro de la junta directiva? Si no lo es, NO debe participar en ninguna discusión a menos que se le invite expresamente a hacerlo. Un caso en el que se le invita a participar puede ser cuando la junta desea escuchar la perspectiva de un no miembro de la junta sobre un tema.
- Cómo deben tomar las actas – La tecnología puede agilizar el proceso de tomar actas precisas, pero sólo si el tomador de actas sabe cómo operar el sistema de actas de la junta. Durante la reunión no es el momento óptimo para aprender a utilizar estas herramientas, así que asegúrese de que su redactor de actas reciba formación para familiarizarse con ellas de antemano.
Escriba con una voz objetiva.
Uno de los aspectos más importantes que debe recordar el secretario de su junta es que las actas de las reuniones de la junta deben redactarse con objetividad. Cuando se encuentre con temas controvertidos o votaciones polémicas, intente resumir los debates y argumentos. Elimine toda la emoción siguiendo estas sugerencias:
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Conserve los hechos, incluyendo los votos a favor de una moción, los votos en contra de una moción, las abstenciones y los detalles pertinentes sobre los debates. Escuche atentamente los temas principales y documente simplemente las partes significativas de la discusión.
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Pida a un tercero -alguien que no forme parte de la junta- que lea las actas de la junta para que le dé una opinión imparcial. Cuando lo haga, asegúrese de que el tercero no tiene conocimiento de ninguna información confidencial.
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- Devuélvala al día siguiente. Dado que el secretario es también un miembro del consejo con derecho a voto, registrar la información de forma objetiva puede ser un reto. Si no está seguro de si sus actas de la junta directiva son objetivas, consúltelo con la almohada y vuelva a leerlas al día siguiente con la mente fresca.
- El tipo de reunión.
- La fecha, la hora y el lugar de la reunión.
- Una lista de los asistentes, incluidos los participantes sin derecho a voto con sus nombres, títulos y razones para asistir.
- Cuándo se abrió la reunión y cuándo se levantó.
- Un registro de las mociones, los segundos y si la moción fue aprobada o no.
- Los elogios o los disgustos.
- Las pequeñas charlas o las bromas políticas.
- Los giros negativos.
- Los términos legales innecesarios.
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Una guía completa para las agendas de las reuniones de la junta directiva (¡con plantillas!). Una agenda es el elemento básico de sus reuniones y puede servir como punto de partida para las actas de su junta directiva. Explore esta guía para aprender a diseñar agendas eficaces que impulsen la productividad.
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Reuniones virtuales de la Junta Directiva: Guía para el éxito de una organización sin ánimo de lucro. Si está haciendo la transición a las reuniones digitales, asegúrese de estar bien preparado aprendiendo los pormenores de unas reuniones eficaces con esta completa guía.
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El mejor software para organizaciones sin ánimo de lucro. Si estás ampliando el conjunto de herramientas digitales de tu organización sin ánimo de lucro, echa un vistazo a estas sugerencias de herramientas. Encontrarás soluciones de software para la gestión eficaz de la junta directiva, la recaudación de fondos y la gestión de los donantes.
Siguiendo estos consejos para garantizar la objetividad, creará notas imparciales que capturen información esencial para futuras referencias.
Incluya detalles pertinentes.
Las actas de las reuniones de la junta directiva son una cuestión de ley para las organizaciones sin ánimo de lucro. Sirven como registro oficial para demostrar que la reunión se celebró realmente y que se discutieron asuntos importantes, y como tal, siempre es importante capturar todos los detalles necesarios.
Aunque no hay reglas legales para la información que las actas de las reuniones de la junta directiva deben incluir, la mayoría de las juntas basan sus esquemas en las Reglas de Orden de Robert. El uso completo de estas reglas sería engorroso para la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro, pero el uso limitado puede ser útil para mantener el orden y abordar rápidamente los puntos de la agenda. Cuando se siguen las Reglas de Orden de Robert, las actas de la junta directiva deben incluir:
En general, el objetivo es crear actas de las reuniones de la junta directiva que sean lo suficientemente específicas para capturar el enfoque y las decisiones de la junta, pero no tan escasas que no se pueda descifrar lo que realmente ocurrió durante la reunión dentro de unos meses. Además, unas actas escasas podrían exponer a la junta a problemas de responsabilidad, por lo que nunca querrá que sean tan escasas que levanten sospechas.
Piénselo de esta manera: las decisiones importantes y los puntos de discusión siempre deben ser capturados, pero de una manera «corta y dulce».
Revise y comparta las actas de forma segura.
Cuando todo esté dicho y hecho, querrá revisar las actas de su junta directiva antes de compartirlas. Asegúrese de que tienen un formato y una presentación coherentes. Si hay notas secundarias que necesitan ser reescritas en las actas, ocúpese de ello rápidamente después de la reunión.
A partir de aquí, las actas de la junta directiva deben ser finalizadas y distribuidas a los asistentes tan pronto como sea posible mientras la reunión aún está fresca en la memoria de la junta y del redactor de actas. Una plataforma segura permitirá a los miembros de la junta directiva abrir fácilmente las actas de la reunión de la junta, el orden del día y cualquier otro documento pertinente.
Qué no incluir en las actas de la junta directiva
Saber qué dejar fuera de las actas de la junta directiva es tan importante como saber qué incluir. Con esto en mente, exploremos cinco cosas que las juntas directivas sin fines de lucro comúnmente registran pero que no deberían.
No incluya la forma en que los individuos votaron.
En cada una de sus reuniones de la junta directiva, es probable que tenga un puñado de puntos que necesitan ser votados. Si bien debe nombrar quién hizo y apoyó la moción, no debe incluir cómo votaron los individuos. Excluya sus nombres y anote simplemente el número de los que están a favor, los que están en contra y los que se abstienen. Como regla general, mantenga el registro impersonal.
Sin embargo, hay una excepción a esta regla. Si surgen transacciones financieras que involucran a los miembros del consejo o si se fija la remuneración de los ejecutivos, deje que el acta de la reunión del consejo refleje cómo votaron los individuos y sus razones. En el caso de cualquier desafío legal, los razonamientos apoyarán la razonabilidad.
No incluya las opiniones de miembros particulares de la junta directiva.
Como se mencionó anteriormente, las actas de su junta directiva deben ser imparciales. Debido a esto, las actas de la junta directiva deben centrarse en las decisiones, no en las discusiones.
En ocasiones, los miembros que no están de acuerdo pueden afirmar rotundamente que quieren que se registre su desacuerdo. Evite esto y, en su lugar, simplemente anote que se produjo, sin necesidad de dar más explicaciones.
De igual modo, si hubo un debate, menciónelo, pero no haga anotaciones de opinión. Después de todo, las actas de las reuniones de la junta directiva son documentos descubribles que pueden utilizarse en cualquier situación legal potencial.
No incluya resúmenes de documentos o presentaciones.
Debe mencionar los materiales presentados en sus actas de la junta directiva. Sin embargo, no entre en grandes detalles sobre su contenido. En su lugar, anote dónde se puede obtener, para que los miembros no tengan que rebuscar entre el exceso de información en las propias actas.
Con las herramientas integrales, las presentaciones son fáciles de localizar en cualquier momento. Específicamente con soluciones como el Centro de Documentos de Boardable, puede organizar y almacenar registros pertinentes, presentaciones y otros documentos junto con las actas de las reuniones de la junta directiva.
Además, Boardable es compatible con Dropbox y otros sistemas de almacenamiento basados en la nube ampliamente utilizados, lo que hace que todos los miembros de la junta directiva puedan acceder fácilmente.
No incluya cosas que podrían someter a una entidad exenta de impuestos a un escrutinio.
Aunque hay distracciones comunes en cada reunión de la junta directiva, grabarlas puede ser problemático en una investigación legal. Usted querrá excluir estas distracciones. Por ejemplo, deje fuera:
Cuando tenga dudas, simplemente déjelo fuera. Esto se aplica a cualquier cosa que pueda presentar complicaciones si es revisada posteriormente por otros. Si se hicieron comentarios legales o si el abogado de la organización no lucrativa asesoró a la junta, simplemente anote que esto ocurrió en las actas de la junta. Además, no registre el contenido de la asesoría legal.
No incluya conversaciones extraoficiales.
Las discusiones extraoficiales son inevitables, pero no deben ser registradas. Estos comentarios y discusiones extraoficiales están ciertamente permitidos, pero deben ser claramente designados como extraoficiales. Si un miembro de la junta directiva saca a relucir un tema que merece ser aclarado pero que no aparece en el orden del día, normalmente no es necesario detallarlo.
En su lugar, hay que señalar que los directores se tomaron el tiempo para discutir temas que no estaban en el orden del día. No se debe registrar nada más sobre ninguna tangente.
Para evitar estas complicaciones, cree una carpeta de Solicitudes de Agenda en su Centro de Documentos. De esta manera, los futuros temas de discusión se programan correctamente en futuras reuniones.
Plantilla de actas de reuniones de la junta directiva
Aunque el contenido de las actas de su junta directiva sin fines de lucro cambiará de una reunión a otra, seguir un esquema estándar ayudará en el proceso de toma de actas para garantizar la coherencia y la precisión. No existe una «forma correcta» de redactar las actas de las reuniones, y cada organización tiene sus propias preferencias en cuanto al aspecto de las mismas. Sin embargo, hay varios detalles que toda junta directiva sin fines de lucro debe registrar durante las reuniones.
Si es nuevo en el proceso, es probable que no esté familiarizado con estos componentes, y puede no estar seguro de por dónde empezar a crear un esquema reutilizable. Para ayudarle, hemos creado una plantilla de acta de reunión de la junta directiva que puede utilizar en sus propias operaciones basadas en las Reglas de Orden de Robert.
1. Apertura de la reunión, donde se incluye la fecha y la hora de inicio de la reunión, se toma nota de la asistencia y se vota la aprobación del acta de la reunión anterior
2. Informes de los directivos, de los comités permanentes y de cualquier comité especial
3. Asuntos antiguos, donde se discuten asuntos no resueltos de reuniones anteriores
4. Asuntos nuevos, donde se discute cualquier otro punto del orden del día que surja
5. Cierre de la reunión, donde se incluye la fecha y la hora de la clausura
Aunque la plantilla de acta de reunión de la junta directiva anterior servirá como punto de partida sólido, tendrá que personalizarla para adaptarla a las necesidades exactas de su junta. Con un esquema de partida, preparará a su equipo para el éxito y se asegurará de que todas las discusiones y mociones importantes se registren de forma cohesiva, clara y coherente de una reunión a otra.
Aunque crear una plantilla manualmente puede funcionar, no es lo óptimo. Por suerte, la tecnología actual ofrece varias opciones a la hora de registrar con precisión una reunión con plantillas de actas de juntas directivas. Por ejemplo, Boardable ofrece herramientas que le permiten registrar las actas directamente dentro de sus agendas, una opción que discutiremos en profundidad a continuación.
Cómo pueden ayudar las herramientas de actas de la junta directiva
Como ya sabe, tomar actas de la junta directiva requiere un trabajo sustancial y una atención inquebrantable para captar todos los detalles pertinentes. Al igual que la mayoría de sus tareas cotidianas, este proceso puede agilizarse con la tecnología adecuada.
Solidificando su estrategia digital e invirtiendo en herramientas dedicadas a tomar notas, es incluso posible tener minutos de la junta directiva terminados y listos para distribuir a todo el mundo apenas unos minutos después de que la reunión termine.
Para aquellos que buscan mejorar las actas de sus reuniones de la junta directiva y simplificar el proceso por completo, la herramienta de creación de actas de Boardable es una gran opción
Con nuestras herramientas dedicadas, puede tomar actas utilizando la agenda que ya ha construido para asegurarse de que no se pierde ni un solo detalle. Sólo tienes que sacar tu agenda y rápidamente introducir notas, asignar tareas y registrar las votaciones. A partir de aquí, cualquier tarea aparecerá en el panel de control de la persona asignada como recordatorio. Echa un vistazo a lo sencillo que es registrar notas y asignar tareas:
Además, ¡compartir las actas de la junta directiva nunca ha sido tan fácil! Una vez que las haya finalizado y las haya firmado utilizando nuestras herramientas de firma electrónica, publíquelas y distribúyalas al instante a la audiencia que desee. Puede elegir hacer públicas las actas de la reunión si lo desea, y siempre estarán asociadas a la reunión y a sus asistentes. Puede elegir guardar un acta en su Centro de Documentos o enviar un PDF por correo electrónico, manteniendo a todo el mundo al día.
Lo mejor de todo es que puede conectar el acta, el orden del día y las tareas de una reunión pasada con los materiales de la siguiente, lo que hace que la aprobación, la revisión y la preparación de las próximas discusiones sean pan comido. Echa un vistazo a lo sencillo que es agrupar la información de las reuniones:
Utilizar herramientas específicas puede ayudar a proteger a tu junta directiva de la responsabilidad y la ineficacia, asegurando que capturas todos los detalles vitales. Deje que Boardable haga el trabajo pesado, para que usted pueda concentrarse en producir notas efectivas que capturen la esencia de su reunión.
Resumiendo
Desde la documentación de las discusiones hasta las votaciones importantes y las tareas de seguimiento, hay muchas cosas que se incluyen en las actas de las reuniones de la junta directiva. Para recapitular, son más que un relato general de las conversaciones y acciones de su junta directiva. Sirven como punto de referencia para futuras discusiones, informan a aquellos que no pudieron asistir, y sirven como un registro oficial y legal de sus reuniones, por lo que el trabajo no debe tomarse a la ligera.
Si no está seguro de por dónde empezar a documentar su próxima reunión, no dude en construir sus actas utilizando la plantilla de actas de reuniones de la junta directiva anterior. Para un enfoque más personalizado, nuestro potente software para juntas directivas y la intuitiva herramienta Minutes Maker agilizarán aún más el proceso, garantizando la captura de todos los puntos esenciales de la discusión.
Para ayudarle a continuar su investigación sobre el funcionamiento eficaz de las juntas directivas, hemos recopilado una lista de recursos que pensamos que podría ser útil. Explore cada una de estas páginas para ampliar sus conocimientos, de modo que comprenda cómo inculcar un espíritu de colaboración y eficiencia en toda su organización sin fines de lucro:
Si estás cansado de preparar agendas, presupuestos, informes, actas y todos los documentos que forman parte de un libro de la junta directiva, ¿qué tal si… lo revientas?
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