¿Qué es el alcance del proyecto?
El alcance del proyecto detalla exactamente lo que se entregará al final del proyecto, y los parámetros del trabajo a realizar. El propósito del alcance del proyecto es conseguir que las partes interesadas y el equipo estén de acuerdo. También proporciona un resumen conciso de sus reuniones, entregables y acuerdos para que todo el mundo se refiera a ellos.
A lo largo de su proyecto, practicará la gestión del alcance, que comienza con la redacción de un documento completo sobre el alcance del proyecto. Tener estos elementos expuestos en un lenguaje sencillo garantiza que las expectativas de todos estén alineadas y evita que se comprometan demasiado los recursos.
Cómo escribir el alcance del proyecto
Escribir el alcance del proyecto no tiene por qué ser un proceso largo o complejo. El uso de una plantilla de alcance del proyecto puede agilizar el proceso. Y seguir los pasos que se indican a continuación le ayudará a crear un alcance de proyecto detallado que ayude a su equipo a realizar un seguimiento del progreso, a gestionar el trabajo y a ponerlo en común de forma sencilla y útil.
Paso 1: Recopilar toda la información crucial del proyecto
Escribir el alcance de un proyecto comienza con la recopilación de información. Los requisitos del proyecto provienen de muchos lugares diferentes. La siguiente información vendrá de una variedad de fuentes: sus partes interesadas, su equipo y sus patrocinadores del proyecto; otras las creará a partir de plantillas, investigación y experiencia en otros proyectos.
Entregables del proyecto
Esta es una lista de los productos finales que entregará al final del proyecto. Puede estar creando un documento, un sitio web, una campaña de marketing, un vídeo, un evento, un proceso de trabajo o una combinación de estos entregables.
Los entregables deben ser acordados y aprobados por todas las partes interesadas, presentando una visión unificada del proyecto y dándole algo sustancial para medir su producto final. Piense en sus entregables como su línea de meta: los objetivos generales que guiarán su calendario, presupuesto y asignación de recursos.
Consejo profesional: cuando profundice en sus entregables y empiece a ver los paquetes de trabajo asignados a los individuos, es una señal de que está pasando a un documento diferente: su estructura de desglose del trabajo.
Recursos disponibles
Disponer de los recursos de su proyecto como parte de su alcance le ayudará a ver exactamente cómo va a completar sus entregables. La gestión continua de los recursos requerirá la visibilidad de los miembros del equipo, el presupuesto y la capacidad.
Cuando examine quién está disponible para trabajar en su proyecto, tenga en cuenta que su tiempo puede estar parcialmente asignado a otro lugar: es habitual que los trabajadores estén asignados a varios proyectos a la vez. No des por sentado que un miembro del equipo está al 100% de su capacidad. Asegúrese de comprobar con otros gerentes cómo están asignando recursos superpuestos a sus proyectos.
Además de qué miembros del equipo se encargarán de un trabajo específico, asegúrese de articular los recursos como el software específico, que tendrá un impacto en la forma en que se lleva a cabo el proyecto.
Inclusiones y exclusiones
Una vez que se acuerdan los entregables y los recursos, debe dirigir su atención a establecer las expectativas de cuánto trabajo se destinará a los entregables. Si esto suena como un nivel de detalle innecesario, considere las diferentes expectativas que pueden venir con un proyecto, como la creación de un sitio web. Este tipo de entrega puede parecer bastante simple, pero ¿incluirá el lanzamiento pruebas de usuario? ¿Cuánta investigación de mercado y de la competencia se espera que realice? Cuántas iteraciones de diseño creará para que los interesados puedan elegir?
Las partes interesadas necesitan saber qué va a crear y cómo. De lo contrario, las expectativas poco claras pueden dar lugar a la tan temida expansión del alcance, hacer descarrilar su presupuesto y sus plazos, y ampliar un proyecto hasta el punto de hacerlo insostenible.
Es importante enumerar lo que se incluirá y lo que no se incluirá en el proyecto para evitar malentendidos basados en suposiciones. Recuerda que siempre puedes dejar espacio para acordar cómo manejarás las órdenes de cambio. Sólo asegúrese de sopesar cualquier cambio frente a cómo podría afectar a otras restricciones del proyecto (véase la siguiente sección).
Las restricciones del proyecto
Hay un conjunto estándar de restricciones del proyecto. Independientemente del número de restricciones que tenga su proyecto, recuerde que cambiar cualquiera de ellas puede afectar al resto. Equilibrar todas las restricciones del proyecto en conjunto es una habilidad crucial de gestión de proyectos, al igual que establecer todas las restricciones dentro del alcance de su proyecto. Los gestores de proyectos deben aclarar las limitaciones o parámetros del proyecto para que las partes interesadas y los miembros del equipo sean plenamente conscientes de lo que puede afectar al tiempo y al presupuesto de un proyecto.
Enumerar las limitaciones del proyecto en su alcance también puede ser una buena manera de reforzar su lista de exclusiones. Por ejemplo, podría enumerar que no está incluyendo animaciones en un proyecto de vídeo debido a las limitaciones presupuestarias, o que está excluyendo más de dos rondas de revisión debido a las limitaciones de tiempo.
Todavía no es necesario enumerar un cronograma detallado del proyecto en este punto, ya que creará un calendario del proyecto a continuación. Pero si hay limitaciones de tiempo más allá del protocolo normal, es importante que su equipo lo sepa de antemano para planificar en torno a ellas.
Paso 2: Construir un calendario del proyecto
Una vez que haya recopilado información sobre el proyecto en sí, puede determinar cómo progresará el proyecto hacia sus plazos finales. Comience con su lista de entregables y descienda desde ahí.
Tareas principales e hitos
Las tareas principales son un nivel de detalle por debajo de sus entregables. Son grandes tareas de equipo, no piezas individuales de trabajo, que conducen a la finalización de los entregables. Cuando se trata de determinar cuánto tiempo tomará cada tarea principal, deje que la calidad sea su guía. No programe simplemente las tareas para que se completen, sino para que se completen con el tipo de calidad que su alcance ha prometido.
Este calendario debe ser utilizado luego por los miembros individuales del equipo para planificar sus propios calendarios en torno a los principales plazos, así que sea lo más exhaustivo posible e incluya todas las tareas de las que su equipo será responsable. Y, por supuesto, siempre es inteligente incorporar algunos períodos de amortiguación para cada tarea siempre que pueda.
Fases del proyecto
Para los proyectos que tienen un calendario especialmente largo o múltiples fechas de lanzamiento, puede ser útil dividir el proyecto en fases para ayudar a su equipo con la planificación. Esto no es obligatorio, pero puede dar una sensación de logro a lo largo del camino y ayudar con la organización.
Vea «Las mejores prácticas para la gestión del alcance» para obtener más información sobre cómo asegurarse de que la fluencia del alcance no se apodera de su próximo proyecto.
Paso 3: Adaptar el alcance a su proyecto y organización
Debido a que los proyectos, las partes interesadas, los equipos y las organizaciones son únicos, puede haber información que desee incluir en el alcance de su proyecto que no se ha cubierto aquí. Por ejemplo, podría considerar cómo su alcance refleja las metodologías preferidas de su organización. O puede que le resulte útil indicar el propósito de su proyecto. Tal vez sus partes interesadas tienen un conjunto de criterios de aceptación que quieren que se cumplan antes de que el proyecto pueda ser completado.
En resumen, si hay algo importante que cree que debe añadirse, asegúrese de que su inclusión ayuda a que su documento logre su propósito: abarcar todo el alcance del proyecto para asegurar que el tiempo y los recursos no se gasten en adiciones sin importancia.
Paso 4: Compilar y revisar
Ahora que ha hecho el trabajo de campo, está listo para escribir el alcance de su proyecto. El alcance del proyecto debe ser conciso y fácil de leer. Aunque puede ser tentador crear un alcance del proyecto que lo incluya todo, guarde la redacción exhaustiva para su plan de proyecto. El alcance de un proyecto no necesita toda la información imaginable sobre el mismo. Una buena regla general es mantener el alcance en uno o dos párrafos.
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Hacerse las siguientes preguntas le ayudará a revisar y finalizar su alcance:
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¿Está claro por qué este proyecto es necesario e importante?
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¿Sé exactamente quiénes son los interesados en el proyecto?
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¿Mis interesados verán un valor y un beneficio en el proyecto?
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¿Son los recursos adecuados para completar este proyecto?
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¿Son los plazos realistas para los resultados?
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¿Mi equipo tiene acceso a los recursos necesarios?
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¿Es la lista de inclusiones y exclusiones lo suficientemente específica?
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¿Hay demasiado espacio para añadir tareas después de que el proyecto haya arrancado?
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¿Hay alguna tarea o restricción del proyecto que no haya considerado todavía?
Paso 5: Poner en marcha el alcance de su proyecto
Su alcance de proyecto servirá como un acuerdo básico con las partes interesadas, así como la base de varios otros documentos cruciales, incluyendo su plan de proyecto, la estructura de desglose del trabajo, el plan de comunicación, el presupuesto, y más. Se referirá a su alcance a lo largo de la duración de su proyecto, y servirá como una guía al tomar decisiones o cambios, por lo que es una gran herramienta para mantenerse firme cuando la gente quiere hacer cambios que requerirán tiempo o dinero que usted no tiene.
Un alcance del proyecto completo y específico le dará la visión general que necesita para crear y dar forma a un proyecto. Si se hace bien, un buen alcance facilitará en última instancia la planificación, la gestión y la ejecución exitosa de su proyecto.
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