Hay dos métodos de contabilidad utilizados por las empresas para hacer un seguimiento de los ingresos y los gastos, y es fundamental entender las diferencias entre los dos.
La contabilidad basada en el efectivo es el método más simple. Por lo general, está disponible para las empresas con no más de 10 millones de dólares en ventas anuales y para las empresas de servicios profesionales de cualquier tamaño. Hay un umbral más bajo de 5 millones de dólares para las sociedades anónimas, y para las sociedades en las que una sociedad anónima es un socio. Las empresas de servicios no profesionales con ventas anuales de más de 10 millones de dólares deben utilizar generalmente la contabilidad de ejercicio. Hay una excepción a esta regla general: Ciertas empresas con inventario están obligadas a utilizar la contabilidad en valores devengados para las compras y ventas de mercancías si las ventas anuales superan los 1.000.000 de dólares.
Las diferencias
Los métodos de contabilidad en base a efectivo y en base a valores devengados difieren principalmente en el momento en que las transacciones se abonan y cargan en las cuentas. Con la contabilidad de caja, los ingresos se reconocen cuando se recibe el pago de las facturas, y los gastos se reconocen cuando se pagan.
Con la contabilidad de devengo, los ingresos se reconocen cuando se ganan, y los gastos se reconocen cuando se incurren. La contabilidad por el principio de devengo se ajusta al principio de correspondencia según los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. En otras palabras, los ingresos y los gastos se corresponden con los periodos de tiempo en los que realmente se ganan o se incurren.
Por ejemplo, la consultora ABC terminó un encargo en diciembre y facturó al cliente 10.000 dólares al finalizar el trabajo. Recibió un cheque de pago en enero. Utilizando la contabilidad basada en el efectivo, los ingresos de 10.000 dólares se registran en enero.
Además, ABC Consulting compró varios ordenadores de oficina nuevos en diciembre por 5.000 dólares. El vendedor ofreció 30 días de financiación «igual que el efectivo», por lo que ABC no pagó estos ordenadores hasta enero. Utilizando la contabilidad de caja, registraría el gasto de 5.000 dólares en enero, no en diciembre. Por el contrario, si ABC utilizó una tarjeta de crédito para realizar la compra, registraría la compra en diciembre.
Considere ahora XYZ Manufacturing Co., que vendió una pieza de maquinaria a un cliente por 10.000 dólares en diciembre, pero no recibió un cheque de pago hasta enero. Utilizando la contabilidad por devengo, la empresa registraría los 10.000 dólares como ingresos en diciembre en lugar de esperar hasta enero.
XYZ también compró en diciembre un equipo de oficina por valor de 5.000 dólares a crédito y lo pagó en enero. Utilizando la contabilidad en base al devengo, este gasto de 5.000 dólares se registraría en sus libros en diciembre, cuando tomó posesión del equipo de oficina.
Calendario de ingresos y gastos
Las posibles ramificaciones fiscales son factores clave a tener en cuenta a la hora de decidir qué método contable utilizar. El factor principal tiene que ver con el calendario de ingresos y gastos al final del año.
Las empresas que utilizan la contabilidad de caja pueden aprovechar una estrategia popular de planificación fiscal de fin de año en la que el reconocimiento de los ingresos se pospone hasta enero y los gastos del negocio se aceleran en diciembre. Esto se puede hacer no facturando el trabajo completado en diciembre hasta principios de enero, y comprando y pagando los activos deducibles en diciembre en lugar de esperar hasta enero.
Esto puede reducir sus impuestos actuales al diferir los ingresos imponibles al próximo año, mientras que acelera los gastos deducibles en el año en curso. Sin embargo, esta estrategia no suele ser tan fácil de aplicar para las empresas que utilizan la contabilidad de devengo.
¿Vale la pena la simplicidad?
Debido a su simplicidad, muchas pequeñas empresas utilizan la contabilidad de devengo durante todo el tiempo que pueden – hasta que alcanzan los umbrales del IRS anteriormente comentados. Pero hay algunos inconvenientes potenciales.
Por ejemplo, las empresas que utilizan la contabilidad de caja a veces informan de grandes fluctuaciones en los beneficios de un período a otro debido al momento en que se reciben los pagos. Esto puede dificultar la obtención de una imagen precisa de la rentabilidad a largo plazo. También hace que sea difícil comparar el rendimiento de un año a otro y con empresas similares que utilizan la contabilidad en base al devengo.
Asegúrese de hablar con su profesional de la contabilidad para obtener más orientación en la determinación del método de contabilidad adecuado para su negocio.
¿Está el Congreso apuntando a la contabilidad en base al efectivo?
En los últimos años, el Congreso ha presentado propuestas para limitar el uso de la contabilidad en base al efectivo entre ciertos tipos de empresas.
Esto permitiría al gobierno federal recaudar los ingresos fiscales antes. El Comité Conjunto de Impuestos valoró una de estas propuestas y determinó que obligar a algunos tipos de empresas de servicios profesionales a cambiar la contabilidad de caja por la de devengo aumentaría los ingresos federales.
Una propuesta habría exigido a casi todas las empresas de servicios con ingresos brutos anuales superiores a 10 millones de dólares que cambiaran la contabilidad de caja por la de devengo. Esto habría afectado a las empresas de servicios de una amplia gama de sectores, como el jurídico, la arquitectura, la ingeniería, la sanidad, la contabilidad y la consultoría.
Ninguna de las propuestas ha llegado al pleno del Congreso para su votación. Pero con una nueva administración a punto de ser jurada y un nuevo Congreso a punto de sentarse, existe la posibilidad de que una propuesta como esta pueda ser reintroducida.
El Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA) y la Asociación Americana de Abogados han expresado una fuerte oposición a requerir que las empresas de servicios profesionales, incluyendo las firmas de CPA y los bufetes de abogados, utilicen el método de contabilidad de acumulación. «Le instamos encarecidamente a que reconsidere la limitación del uso del método de contabilidad de caja», declaró el presidente del AICPA en una carta reciente.