Escribir una política de viajes de empresa eficaz, que esté diseñada para ayudar a los viajeros de negocios de una empresa a seguir sus procedimientos de reserva y reembolso de viajes, es una tarea complicada.
Su plantilla de política de viajes personalizable
Como nos cuenta Suzanne Wolko, asesora de viajes de lujo y consultora de Arden Road Travel que cuenta con más de 20 años de experiencia en gestión y finanzas de viajes: «Redactar la política de T&E es fácil si se dice ‘Sólo se puede hacer esto y nunca esto’, pero todos sabemos que los viajes nunca son sencillos en blanco y negro: hay matices de gris (vuelos cancelados, coches mejorados, hoteles y comidas caras.)» Estos matices de gris, como Wolko los describe acertadamente, pueden hacer que algunas empresas se pregunten si vale la pena crear una política de viajes.
En realidad, esta es una razón más para crear políticas. Su empresa no puede controlar el gasto extra de un coche mejorado si no ha establecido unas directrices sobre los tipos de coches que los empleados pueden alquilar!
Aunque muchas grandes empresas tienen políticas de viajes de empresa, las más pequeñas no suelen hacerlo. Sin embargo, incluso si usted es dueño de su propia empresa de 3 personas y los empleados sólo viajan dos veces al año, debe considerar la creación de una política.
Razones por las que debe crear una política de viajes
Egencia, la marca de viajes corporativos del grupo Expedia, realizó una encuesta global de viajeros de negocios en 2016 con un enfoque en la política de viajes de la empresa. No es de extrañar que el estudio encontrara que solo el 38% de los viajeros de negocios están satisfechos con la política de viajes de su empresa.
¿Qué significa esto para las empresas? Es probable que los viajeros reserven fuera de la política, lo que le costará más dinero a la empresa, o los viajeros estarán, como mínimo, insatisfechos con su experiencia de viaje de negocios, lo que podría reflejarse en su rendimiento en la empresa, en una reunión con un cliente o en su voluntad de permanecer como empleado. Es importante crear una política de viajes de empresa que no sólo sea fácil de seguir y ayude a la empresa a controlar los costes, sino que también tenga en cuenta las necesidades de los empleados.
Una política de viajes de empresa tiene muchos beneficios. Una política de viajes corporativa eficaz
- Mantiene el proceso de reserva de viajes organizado
- Agiliza los procedimientos de reembolso para los viajeros
- Permite más ahorros (política clara + viajeros contentos = más cumplimiento de la política = ahorro)
- Ayuda a su empresa a evitar el fraude
- Protege a los empleados a través de procedimientos de seguridad claramente definidos
Las políticas de viajes pueden variar bastante en función de los objetivos de la empresa, las prácticas de viaje y la cultura; sin embargo, hemos reunido algunos consejos prácticos que ayudarán a las empresas de todos los tamaños a crear una política de viajes de negocios eficaz.
Qué hacer antes de crear las directrices de viajes de la empresa
Antes de pensar en empezar a redactar la política de viajes, querrá tener a sus proveedores preferidos, comprender las prácticas de viaje actuales y establecer objetivos.
Asuntos que debe cubrir su política de viajes corporativos
Descargue su plantilla de política de viajes personalizable aquíHay muchas variables que pueden impulsar las decisiones sobre las directrices de viajes de negocios de una empresa. Si usted es la persona encargada de redactar la política, puede estar involucrado en un acto de malabarismo, ya que tiene que equilibrar las necesidades de los empleados con las necesidades de la empresa. Los responsables de RRHH, operaciones y finanzas tendrán sus opiniones sobre los enfoques adecuados. Aunque no podemos recomendar el enfoque exacto que es adecuado para su empresa, hay ciertos elementos que cada política debe cubrir:
Categorías de gastos
Las categorías de gastos que reembolsará a los viajeros (o que les permitirá reservar a través de una herramienta de reserva móvil o tarjeta de la empresa) constituirán la mayor parte de sus políticas. Debe enumerar todos los artículos de viaje y entretenimiento (T&E) que la empresa está dispuesta a cubrir, junto con cualquier restricción o directriz para reservar en esas categorías. Para casi todas las categorías, tendrá que indicar a los viajeros:
- cualquier proveedor preferido (aerolíneas, cadenas hoteleras, proveedores de coches de alquiler) a través del cual deben reservar.
- El requisito de reserva anticipada de la empresa. Muchas empresas exigen a los empleados que reserven hoteles y vuelos con al menos dos semanas de antelación.
- El sitio web, la herramienta de reserva móvil y/o la TMC que el viajero debe utilizar para buscar viajes y si el uso de la tecnología o la TMC es obligatorio u opcional.
- El proceso de pago. Hay ciertas categorías para las que los empleados deben utilizar una tarjeta de empresa frente a una tarjeta personal? Se completan todas las reservas a través de la herramienta de reserva móvil?
Además de los elementos comunes anteriores, hay muchas otras consideraciones que abordará y que son específicas de cada categoría de gasto. Aquí están nuestros consejos para cada categoría:
Asegúrese de:
- Especificar la clase de servicio. Querrá indicar en qué circunstancias (si las hay) un viajero puede reservar primera clase frente a la económica. Por ejemplo, podría ofrecer este lujo para los vuelos de más de un determinado número de horas y/o para los ejecutivos de alto nivel.
- Indique si los empleados pueden conservar sus propios puntos de viajero frecuente o si la empresa los retiene para obtener descuentos.
- Asegúrese de delinear cualquier gasto que será responsabilidad del viajero, como las tasas de equipaje extra o los gastos de cancelación.
También asegúrese de:
- Definir el tipo de habitación. La mayoría de las empresas exigen a los empleados que reserven habitaciones estándar y exigen que sólo se acepten subidas de categoría cuando no haya un coste adicional para la empresa. Tenga en cuenta que algunas habitaciones estándar cuestan más si tienen vistas al mar u otra ventaja.
- Defina los gastos adicionales relacionados que se cubrirán. Determine si la empresa pagará los cargos del minibar, el Wi-Fi, etc..
Otros consejos:
- Considere si permite las aplicaciones de viajes compartidos como Uber y Lyft. Hágalo saber a los viajeros en su política, y especifique detalles como si no deben usar estas apps durante el aumento de precios.
- Pida siempre recibos que incluyan las fechas.
- Considere pedir a los empleados que usen el transporte público cuando sea conveniente.
Querrá:
- Especificar el tamaño o el tipo de coche permitido. A veces, las especificaciones están relacionadas con el número de viajeros de negocios que viajan juntos.
- Haga saber a los viajeros si les exige que adquieran un seguro con el alquiler del coche.
- 3. Considere el uso de coches personales. Es posible que tenga que dar a los viajeros directrices para el uso de sus propios coches, especialmente si los viajes de negocios de la empresa son principalmente nacionales.
La mayoría de las políticas incluyen lo siguiente:
- Un requisito de que el empleado se mantenga dentro de las dietas permitidas. La Administración de Servicios Generales de los Estados Unidos ofrece ahora una útil herramienta de dietas para calcular las asignaciones para viajes.
- Una declaración sobre el alcohol. Algunas empresas sólo reembolsan el alcohol cuando la comida involucra a un cliente.
Estrategias útiles a tener en cuenta:
- Especificar que el miembro de la empresa con más antigüedad en la presencia debe solicitar el reembolso.
- Establecer límites o rangos de gasto. Si los empleados superan un determinado rango, es posible que su solicitud de reembolso tenga que ir a alguien más alto que el aprobador habitual.
- Tener en cuenta las propinas. La mayoría de las empresas cubren las propinas, pero algunas establecen que no cubrirán más del 20%
No reembolsables
Una buena política de viajes para empresas establece claramente los artículos que la empresa no reembolsará. Algunos artículos comunes que a menudo no pasan el corte del reembolso incluyen:
- Cuidado de niños
- Limpieza en seco
- Películas enpelículas en la habitación
- Tarifas de cambio de la aerolínea
- Boletos de estacionamiento
- Ascensos de asiento preferentes de la aerolínea
- Propinas del personal del hotel
- Los artículos de aseo o la ropa comprada durante el viaje
- Embarque de mascotas
Algunos de estos artículos pueden figurar en las categorías de gastos, pero es útil tener una lista completa disponible como su propia sección dentro del informe de gastos para la facilidad de uso del viajero.
Informe de gastos & proceso de reembolso
Mientras que algunas empresas optan por explicar el informe de gastos para cada categoría de gastos en su política de viajes, otras ofrecen una sección separada que describe el proceso de informe de gastos. Independientemente del enfoque que se adopte, hay algunos elementos comunes que deben abordarse, y aunque el proceso de declaración de gastos varía ampliamente entre las empresas -desde formularios en papel hasta soluciones T&E de alta tecnología- es probable que su política deba abordar las siguientes cuestiones:
-
- ¿Qué documentación (formularios, recibos) necesita la empresa para reembolsar al viajero?
- ¿Cuál es el plazo previsto para que el viajero presente los informes de gastos tras el viaje?
- ¿Cuánto tiempo tardará el empleado en recibir el reembolso tras su presentación?
- ¿Qué ocurre si los empleados no cumplen las políticas?
- ¿Se necesita una aprobación previa para alguna categoría de gastos?
- ¿Quién aprueba las solicitudes de viaje o los informes de gastos y cuál es su información de contacto?
Desgraciadamente, algunos viajeros de negocios falsean ocasionalmente la verdad en los informes de gastos. De hecho, una encuesta realizada por Chrome River a más de 1.000 viajeros de negocios en febrero de 2016 mostró que el fraude en los informes de gastos cuesta a las empresas estadounidenses más de 2.800 millones de dólares al año. Una forma de reducir el fraude en la declaración de gastos es ser detallista en las directrices de declaración de gastos de tu política de viajes. Cuando pidas pruebas de pago, puede que tengas que ser específico. Por ejemplo, en Chron.com se recomienda que las empresas «especifiquen si los empleados deben presentar recibos en lugar de extractos de tarjetas de crédito para los reembolsos» cuando soliciten el reembolso de alojamiento. Un extracto de la tarjeta de crédito puede mostrar solo la factura completa del hotel, mientras que la factura de la habitación desglosará los gastos de alquiler de películas y minibar, que pueden no estar cubiertos por la empresa.
Tenga en cuenta que muchas empresas establecen un precio para el que se requieren recibos, especialmente para las comidas. Si una solicitud de comida está dentro de las dietas, muchas no exigen recibos. Esto facilita un poco la vida a los gestores/contables de viajes.
Información sobre seguridad
Un objetivo importante de la política de viajes de negocios de cualquier empresa debería ser proteger la seguridad de los empleados. Sin embargo, como mostró la encuesta de Egencia, la seguridad y el deber están muy por debajo de las políticas relacionadas con los costes en cuanto a su frecuencia en las políticas corporativas. Es importante delinear cualquier procedimiento de seguridad en los viajes en sus políticas para ayudarle a cumplir con el deber de cuidado de su empresa. Podría considerar
- exigir a los viajeros que presenten sus itinerarios para que usted sepa dónde estarán en todo momento.
- pedir a los viajeros que le dejen su número de teléfono del hotel.
- proporcionar información de contacto y recursos para los viajeros en caso de diferentes tipos de emergencias.
- describir cualquier seguro que la empresa tenga para los viajes.
Algunas TMCs tienen herramientas que les permiten hacer un seguimiento de los viajeros durante sus viajes. La mayoría de las herramientas permiten a los gestores de viajes recopilar datos e itinerarios de viaje, lo que ayuda a localizar a un viajero dentro de una ciudad o región concreta, en lugar de utilizar el GPS para seguir constantemente a un empleado, según Buying Business Travel.
Un estudio en profundidad de Carlson Wagonlit Travel sobre la política de viajes y el cumplimiento de la normativa reveló que el 77% de los gestores de viajes afirman que no pueden realizar un buen seguimiento de los viajeros en caso de emergencia si no utilizan el canal de reservas designado. Más de un tercio de los viajeros no son conscientes de la relación entre el seguimiento de emergencias y la reserva a través de la TMC. En base a estos datos, si su empresa utiliza una herramienta de este tipo, parece importante recordar a los viajeros que reservar con proveedores preferentes aumenta su seguridad; informar a los viajeros de cómo utilizar la herramienta; y abordar cualquier preocupación sobre la privacidad.
Consejos profesionales para el contenido de la política de viajes de la empresa
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Economía compartida
Le sugerimos que tenga en cuenta la economía compartida al planificar su política de viajes. Con un número cada vez mayor de viajeros de negocios que adoptan servicios de economía compartida como Airbnb y Uber, es importante hacer saber a los viajeros cuál es su postura al respecto, tanto si está de acuerdo con su uso como si no. Wolko afirma: «En mi opinión, la economía colaborativa supone un gran riesgo. La empresa tiene obligaciones de cuidado y, como gestor de viajes, no sé si la casa, el apartamento u otro de Airbnb es seguro para nuestros empleados.» El artículo de Wolko, «10 Reasons Airbnb Isn’t Good for Business Travel» (10 razones por las que Airbnb no es bueno para los viajes de negocios), analiza algunos de los riesgos de permitir que los empleados utilicen Airbnb, y nuestra serie de dos partes sobre la incorporación de la economía colaborativa en las políticas de viajes corporativos ofrece estrategias detalladas para incluir la economía colaborativa en las políticas de viajes.
El ocio
también es una consideración importante a la hora de elaborar las directrices de los viajes de negocios. A medida que más viajeros añaden días a sus viajes de negocios para el tiempo de ocio, es una buena idea que su empresa establezca directrices que preparen a los viajeros para sus responsabilidades cuando participen en el bleisure. Wolko nos recuerda que «se puede ahorrar dinero a la empresa añadiendo uno o dos días de viaje personal a un viaje de negocios», como cuando un vuelo cuesta menos si se viaja en un día menos ocupado. Su empresa podría considerar la posibilidad de permitir el tiempo personal siempre y cuando ahorre dinero a la empresa o quede claro cuándo termina la cobertura de costes de la empresa y comienza la del viajero.
Jerarquía
Los expertos debaten sobre si una política de viajes de la empresa debe ser jerárquica o no (es decir, que se apliquen diferentes directrices a los distintos tipos de trabajadores). Algunos argumentan que no se debe jerarquizar la política porque crea animosidad y es más difícil de entender. En el blog de la solución de gestión de viajes y gastos Concur, la empresa dice: «Si un vendedor no puede reservar una habitación de 500 dólares, entonces un gerente tampoco debería poder hacerlo». Sin embargo, otros argumentan que los que están más arriba en la empresa se han ganado la lealtad y merecen un mejor alojamiento o mejoras en los viajes en algunos casos. Le sugerimos que explore los pros y los contras de una jerarquía con los integrantes de la empresa.
Mejores prácticas para redactar & Organizar la política de viajes de la empresa
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Así que tiene todas las bases cubiertas: Ha negociado con los proveedores, ha analizado las prácticas de viaje de la empresa y ha tomado decisiones clave sobre las directrices de las categorías de gastos. Ha redactado una lista de artículos no reembolsables y ha preparado la información de seguridad. El resto debería ser fácil, ¿no?
Sí y no.
Una política de viajes de empresa eficaz no consiste sólo en crear políticas eficaces. También hay que comunicarlas bien. Estos son nuestros consejos para redactar y organizar su política:
Esta es su oportunidad de comunicar la información más significativa para que los empleados no puedan decir que se la perdieron. También es su oportunidad de ayudar a los empleados a entender por qué las políticas son importantes para el bienestar de la empresa y del empleado.
Como dice Tom Wilkinson, ex presidente de TRW Travel & Expense Management y actual Director de Servicios de Proveedores en Concur, «se gana el apoyo a los cambios de política comunicando no sólo el qué, sino también el por qué». Sugiere que una afirmación como «estamos obligados a reservar en línea» prácticamente «pide oposición» A MENOS que la empresa explique la decisión como tal: es «porque ahorraremos tiempo y dinero a la vez que protegeremos a los viajeros en la carretera».
Así, una introducción puede convertirse en un enfoque eficaz hacia el cumplimiento de la política.
¿Recuerda, al principio de este artículo, cuando le sugerimos que estableciera objetivos para su política de viajes antes de crearla y que analizara los datos de los viajeros? Ahora es el momento de utilizar esos objetivos y datos para crear una estrategia organizativa para la política.
Por ejemplo, si su objetivo número uno es ayudar a los viajeros a reservar viajes de forma fácil y eficiente, organice la política en función de sus viajeros. Es la tarifa aérea la categoría de gastos de viaje más reservada? Enumérela en primer lugar. Intenta seguir los pasos que los viajeros seguirían al reservar, empezando por la reserva y terminando con la presentación de la documentación de reembolso.
Asegúrate de dividir la política en secciones breves y fáciles de usar, y considera un índice fácil de seguir que ayude a los viajeros a saltar directamente a la información que necesitan. Piense también en formas de utilizar imágenes y estrategias de diseño para animar la política.
Wilkinson sostiene que «si su política no está sincronizada con su cultura, los viajeros no la seguirán y los directivos no la harán cumplir». Este es un excelente consejo, pero quizá sea más fácil decirlo que hacerlo.Una forma de asegurarse de que su política refleja la cultura de la empresa es, como sugiere Wilkinson, escuchar a los integrantes de la empresa. Cuando escribas, ten en cuenta sus preferencias. Si determina que necesita permitir flexibilidad en las reservas para satisfacer a los integrantes, entonces su lenguaje tendrá que coincidir.Veamos un ejemplo de la política de viajes de Seagate, una empresa de soluciones de almacenamiento de datos:
«Todos los empleados deben utilizar nuestro proveedor preferido»
El uso de la palabra «debe» es muy claro (en contraposición a «debería», que podría ser malinterpretado o mal utilizado), y «utilizar» es bastante formal. Dado que no hay ambigüedad, una empresa que se centra en los ahorros que ofrecen los proveedores encontrará esta declaración muy útil, pero una empresa que quiere permitir la flexibilidad y ofrecer un tono más relajado podría utilizar en su lugar una frase como «Animamos a los empleados a utilizar nuestros proveedores preferidos siempre que sea posible.»
Hemos argumentado que todavía necesita políticas de viaje de la empresa, incluso si se utiliza una herramienta de reserva corporativa. Después de todo, muchas herramientas de reservas móviles requieren que introduzca sus políticas, algo que no puede hacer si no existen. La política todavía se utilizará para guiar las selecciones que haga en la herramienta móvil-y tendrá que tener las políticas por escrito en caso de que la herramienta de reserva móvil no tenga opciones para ciertas preferencias o en caso de que un viaje quiera ver las políticas.
Algunas herramientas de reserva móvil se especializan en las políticas de viaje de la empresa, lo que hace que sea muy fácil para los empleados permanecer en el cumplimiento. Nuestro propio producto, Claire, permite a las empresas o TMCS seleccionar políticas muy detalladas, y una vez que lo han hecho, los viajeros simplemente ven las reservas disponibles que están dentro de la política. Aquí está la política del hotel, que permite al usuario seleccionar elementos como una tarifa máxima por noche o el coste por día y un tipo de habitación preferido.
Aunque debería seguir teniendo una política incluso si utiliza una nueva tecnología para la reserva o el reembolso, asegúrese de estudiar la herramienta de reserva y averiguar qué elementos puede eliminar. Por ejemplo, si bien sugerimos pedir a los empleados que presenten un itinerario por razones de seguridad, podría omitir este recordatorio de sus políticas si la aplicación móvil hace un seguimiento de los viajeros o almacena los itinerarios.
Cómo dar a conocer a los empleados las políticas de viaje de la empresa
Ha conquistado la tarea de crear o actualizar las políticas de viaje de su empresa, pero su trabajo no ha terminado todavía. Si nadie conoce la política, todo ese esfuerzo es inútil.
La encuesta de Egencia descubrió que los viajeros de negocios prefieren encontrar información sobre la política en la intranet de la empresa, en la herramienta de reservas o en un organizador de viajes, en lugar de hacerlo por correo electrónico. Estos datos demuestran que es útil publicar la política de viajes en la intranet de la empresa, configurar las políticas en la herramienta de reservas móvil y asegurarse de que los organizadores de viajes tengan esta información fácilmente accesible. Sin embargo, creemos que cuanto más se difunda, mejor. Aunque sólo el 13% de los viajeros en la encuesta dijo que el correo electrónico era su método preferido de comunicación para la política, vale la pena hacer publicidad a través del correo electrónico para llegar a ese porcentaje.
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Cumplimiento de la política de viajes
Un recordatorio final para crear una política de viajes eficaz es pensar en la política como un documento en evolución. Las necesidades de los empleados cambiarán; surgirán nuevas tecnologías. Estas afectarán, sin duda, a sus políticas, así que tenga la mente abierta y manténgala actualizada. A medida que las tecnologías se hagan cargo de más aspectos de su política, ¡más corto y sencillo será el documento!
También recuerde tener en cuenta la comodidad y la seguridad de los empleados al actualizar sus políticas. Si sólo te centras en los costes, es posible que los empleados no cumplan las políticas. De hecho, el estudio de Egencia mostró que el 54% de los viajeros cree que el coste es el factor más importante para su empresa a la hora de reservar viajes. Egencia sostiene que los viajeros no están dispuestos a «adoptar políticas que les cuesten tiempo o comodidad o que les causen dificultades innecesarias cuando están fuera de casa». Viajar por negocios puede ser divertido, pero también estresante y solitario. Tenga esto en cuenta durante todo el proceso de creación de la política.
Para obtener más consejos sobre el cumplimiento, consulte nuestro artículo «Mejore el cumplimiento de la política de viajes de su empresa con estas 5 estrategias».