Se cree generalmente que el término se originó con la administración española de Carlos V, rey de España y emperador del Sacro Imperio Romano Germánico, a principios del siglo XVI, que comenzó a utilizar la cinta roja en un esfuerzo por modernizar la administración que dirigía su vasto imperio. La cinta roja se utilizaba para encuadernar los expedientes administrativos más importantes que requerían una discusión inmediata por parte del Consejo de Estado, y separarlos de los asuntos que se trataban de forma administrativa ordinaria, que se encuadernaban con cuerda ordinaria.
Aunque no gobernaban un territorio tan extenso como Carlos V, esta práctica de utilizar la cinta roja para separar los expedientes importantes que debían ser discutidos fue rápidamente copiada por el resto de monarcas europeos modernos para agilizar sus máquinas administrativas.
En esta época en la que los funcionarios utilizan ordenadores y tecnologías de la información, todavía se puede observar una herencia de la administración del Imperio Español en la que algunas partes de los niveles superiores de la administración española continúan con la tradición de utilizar la cinta roja para encuadernar los expedientes importantes que deben ser discutidos y mantenerlos encuadernados en cinta roja cuando el expediente está cerrado. Este es, por ejemplo, el caso del Consejo de Estado español, el consejo consultivo supremo del Gobierno español. En cambio, los tribunales españoles inferiores utilizan hilo ordinario para encuadernar los documentos, ya que se supone que sus casos no llegan a instancias superiores. El Gobierno español tiene previsto suprimir el uso del papel y abandonar la práctica del cordel.
La tradición continuó durante los siglos XVII y XVIII. En David Copperfield, Charles Dickens escribió: «Britannia, esa desafortunada hembra, está siempre ante mí, como un ave atada: ensartada de arriba abajo con bolígrafos de oficina, y atada de pies y manos con cinta roja». La práctica inglesa de atar los documentos y papeles oficiales con cinta roja se popularizó en los escritos de Thomas Carlyle, que protestaba contra la inercia oficial con expresiones como «Poco más que una máquina de hablar con cinta roja, y una infeliz bolsa de elocuencia parlamentaria». A día de hoy, la mayoría de los escritos de los abogados defensores, y de los clientes particulares, van atados con una cinta de color rosa conocida como «pink tape» o «legal tape».
Incluso en los tiempos modernos, la burocracia española es famosa por unos niveles de burocracia (en sentido figurado) inusualmente extremos. En 2013, el Banco Mundial situaba a España en el puesto 136 de 185 países en cuanto a la facilidad para abrir un negocio, lo que suponía una media de 10 trámites y 28 días. En toda América Latina persisten problemas similares. En 2009, en México, se necesitaron seis meses y una docena de visitas a organismos gubernamentales para obtener un permiso para pintar una casa, y para obtener una receta mensual de gammaglobulina para la agammaglobulinemia ligada al cromosoma X un paciente tuvo que obtener las firmas de dos médicos del gobierno y los sellos de cuatro burócratas distintos antes de presentar la receta en un dispensario.