«Vivimos en un mundo presionado por el tiempo en el que es habitual tener múltiples compromisos que se solapan y que requieren una atención inmediata ahora. Las urgencias ya no están reservadas para ocasiones especiales, son algo cotidiano. Cómo se puede gestionar la avalancha de responsabilidades, hacer un trabajo excelente y mantener un estado de ánimo positivo?» (Stephen Covey)
La Matriz de Importancia y Urgencia, o el Principio de Eisenhower, es un método eficaz para organizar las prioridades. Es un gráfico bidimensional que se utiliza para priorizar las actividades laborales y las personales. Puede utilizarse cuando el equipo tiene un conflicto y no puede gestionar el trabajo de forma eficaz. Todas las actividades pueden evaluarse en términos de importancia y urgencia. A continuación, se colocan en los cuadrantes apropiados de la matriz.
La matriz de importancia y urgencia consta de cuatro cuadrantes:
- El cuadrante 1 es para las actividades importantes que requieren atención inmediata.
- El cuadrante 2 es para las actividades que son importantes pero no urgentes.
- El cuadrante 3 es para actividades que no son realmente importantes, pero que alguien quiere ahora.
- El cuadrante 4 es para actividades que no son ni importantes ni urgentes.
- Comienza por tu lista de actividades personales o relacionadas con el trabajo.
- Dibuje la matriz de importancia-urgencia en un papel (o en un rotafolio si está trabajando con un equipo).
- Ordenar todas las actividades en el cuadrante correspondiente.
- Gestionar lo que está en los dos primeros cuadrantes, y apartar o ignorar lo que está en los dos últimos.
El cuadrante 1 es para asuntos importantes y urgentes. Puede surgir un problema cuando surgen actividades inesperadas, o cuando las actividades se vuelven urgentes debido a la procrastinación o a una mala planificación. Se recomienda dejar algo de tiempo en su agenda para manejar las actividades inesperadas. Sea proactivo y evite procrastinar y dedicar más tiempo del necesario al trabajo. Algunos ejemplos de actividades que se encuentran en este cuadrante son: los plazos de entrega en el trabajo, los proyectos que tiene entre manos, las emergencias médicas y la realización de reparaciones urgentes.
El cuadrante 2 es el área a la que debe dedicar la mayor parte de su tiempo. Es excepcionalmente importante cuando se trata de desarrollo y crecimiento personal. También incluye actividades como la planificación, la prevención y las actividades impulsadas por el liderazgo. Estas actividades suelen estar infrautilizadas, y encontrar formas de ampliarlas es el objetivo principal de utilizar esta matriz. Los atletas, los empresarios y otras personas de grandes logros encuentran tiempo para este cuadrante.
Las actividades del cuadrante 3 no son importantes y se realizan con un sentido de urgencia. La mayoría de estas actividades son agotadoras y consumen mucho tiempo. Ejemplos de actividades que se encuentran en este cuadrante son: algunos correos electrónicos, algunas reuniones, algunas llamadas telefónicas, interrupciones frecuentes, conversaciones no deseadas y hacer algo porque no se puede decir «no». Retírese, delegue o, al menos, no se deje atrapar por estas actividades.
El cuadrante 4 es el área en la que la mayoría de nosotros nos quedamos atrapados. Incluye aquellas actividades que suelen utilizarse para descansar de las actividades importantes y urgentes. Por ejemplo, ver tu programa de televisión favorito o jugar a tu videojuego favorito puede ser un alivio del trabajo importante. La clave aquí es limitar el tiempo que pasas en este cuadrante. De lo contrario, perderá el control de su futuro y puede disminuir sus posibilidades de éxito.
Hay muchas herramientas que pueden ayudarte a gestionar tus actividades en términos de urgente, importante, ambos o ninguno. La forma más sencilla es utilizar esta plantilla.
Los siguientes pasos describen cómo organizar tus actividades utilizando la matriz de urgencia de importancia:
Tome su lista de actividades relacionadas con el trabajo y luego clasifíquelas en el cuadrante apropiado de la matriz de urgencia de importancia. El siguiente es un ejemplo:
Ejemplo – Actividades personales
Toma tu lista de tareas personales y luego ordénala en los cuadrantes apropiados. El siguiente es un ejemplo de matriz de urgencia de importancia personal:
