Como propietario de una pequeña empresa, llevar una cuenta exacta de sus gastos es vital si va a mantener su negocio en negro, y es absolutamente esencial si va a crecer. Entendemos que, aunque te apasione tu negocio, puede que no te apasione la contabilidad. Pero no temas.
La buena noticia es que sólo hay dos métodos principales que necesitarás conocer: la contabilidad de caja y la contabilidad de devengo. Incluso si no manejas tus propios informes financieros, es vital saber cómo funciona cada uno para que puedas elegir las mejores prácticas de contabilidad para tu negocio. A continuación, encontrarás una visión general de los dos métodos, actualizada con todo lo que necesitas saber sobre los cambios realizados por la reforma fiscal TCJA.
Contabilidad de caja vs. contabilidad de devengo
Aunque la contabilidad puede no ser tu aspecto favorito de ser tu propio jefe, sigue siendo importante entender al menos los fundamentos y las mejores prácticas de la contabilidad de las pequeñas empresas. Siempre que sus ventas sean inferiores a 25 millones de dólares al año, es libre de utilizar el método de contabilidad de caja o el de devengo.
¿Por qué elegiría uno sobre el otro? Le explicaremos los fundamentos de los métodos de contabilidad de caja y devengo, así como los pros y los contras de cada uno, para que pueda tomar una decisión informada.
¿Qué es el método de caja?
Primero, empezaremos con el más sencillo de los dos métodos: la contabilidad de caja. Con este método, se registran los ingresos a medida que se reciben y los gastos a medida que se pagan. Por ejemplo, si facturas a un cliente 1.000 dólares el 1 de marzo y recibes el pago el 15 de abril, registrarás los ingresos como recibidos en el mes de abril. Esto es cuando realmente tuvo el dinero en mano.
Es importante tener en cuenta que este método no tiene en cuenta ninguna cuenta por cobrar o por pagar. Esto se debe a que sólo se aplica a los pagos de los clientes -ya sea en forma de efectivo, cheques o recibos de tarjetas de crédito- cuando se recibe el pago.
Así mismo, la contabilidad de caja sólo registra sus gastos cuando el dinero sale de su cuenta para pagar los gastos a los proveedores, vendedores y otros terceros. En otras palabras, si tiene un pequeño negocio de tarjetas de regalo y papelería que compró suministros de papel a crédito en junio, pero no pagó realmente la factura hasta julio, registraría esos suministros como un gasto de julio.
Si su negocio hace menos de 25 millones de dólares en ventas al año y no vende mercancía directamente a los consumidores, el método de contabilidad de caja podría ser la mejor opción para usted. De hecho, a menudo es el método de contabilidad de elección para las empresas muy pequeñas, como las empresas unipersonales o sociedades.
Ventajas de la contabilidad de caja
El método de contabilidad de caja ciertamente tiene sus beneficios. La principal de ellas es la facilidad de uso y la mejora del flujo de caja.
Proceso simplificado
Muchos propietarios de pequeñas empresas eligen el método de contabilidad de caja porque es un proceso de contabilidad simplificado que es similar a la forma en que podría seguir sus finanzas personales. Es fácil hacer un seguimiento del dinero a medida que entra y sale de sus cuentas bancarias porque no hay necesidad de registrar las cuentas por cobrar o por pagar.
Para las pequeñas empresas que hacen negocios principalmente a través de transacciones en efectivo y no mantienen grandes inventarios de productos, el método de contabilidad de caja puede ser una manera conveniente y confiable para mantener un control sobre los ingresos y gastos sin la necesidad de una gran cantidad de contabilidad.
Impuestos sobre la renta
Cuando se trata de impuestos, la contabilidad de caja tiene ventajas definidas. Con este método, usted no tiene que pagar impuestos sobre cualquier dinero que aún no se ha recibido. Por ejemplo, si factura a un cliente por 1.000 dólares en octubre y no recibe el pago hasta enero, no tendría que pagar impuestos sobre los ingresos hasta enero del año siguiente.
Esto ayuda a mejorar el flujo de caja y ayuda a asegurar que su pequeña empresa tiene fondos disponibles para el pago de impuestos. Para los individuos y las empresas extremadamente pequeñas, esto puede ser crucial para mantener su negocio a flote cuando el flujo de efectivo es restringido.
Desventajas de la contabilidad de caja
Aunque el método de contabilidad de caja es definitivamente el más simple de los dos métodos de contabilidad más comunes, también tiene sus inconvenientes.
Imagen financiera imprecisa
Dado que no contabiliza todos los ingresos ni los gastos, el método de contabilidad de caja puede hacerle creer que está teniendo un mes con un flujo de caja muy alto cuando en realidad es el resultado del trabajo de un mes anterior.
No hay registros de cuentas por cobrar o cuentas por pagar
Además, como el método es tan simple, no requiere que su contador o tenedor de libros lleve un registro de las fechas reales correspondientes a las ventas o compras específicas. En otras palabras, no hay registros de cuentas por cobrar o cuentas por pagar, lo que puede crear dificultades cuando su empresa no recibe un pago inmediato o tiene facturas pendientes.
No se ajusta a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados o GAAP
Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, o GAAP, son el marco estándar de reglas y directrices que los contadores deben cumplir al preparar los estados financieros de una empresa en los Estados Unidos. De acuerdo con estas directrices, todas las empresas con ventas superiores a 25 millones de dólares deben utilizar el método del devengo a la hora de contabilizar e informar sobre sus resultados financieros. Esto significa que si su empresa supera los 25 millones de dólares en ventas, deberá actualizar sus prácticas contables. Si cree que su negocio podría superar los 25 millones de dólares en ventas en un futuro próximo, podría considerar la posibilidad de optar por el método de contabilidad de devengo a la hora de configurar su sistema contable.
¿Qué es el método de devengo?
Las normas de contabilidad establecidas por los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) estipulan el uso de la contabilidad de devengo para la presentación de informes financieros, ya que proporciona una imagen más clara de las finanzas generales de una empresa.
Pero, ¿en qué consiste este método?
Con el método de contabilidad de devengo, los ingresos y los gastos se registran cuando se facturan y se ganan, independientemente de cuándo se recibe realmente el dinero. Por ejemplo, utilizando el ejemplo de arriba, si una pequeña empresa factura 1.000 dólares en ingresos el 1 de marzo, registraría esos 1.000 dólares como ingresos en la contabilidad de marzo – incluso si los fondos no se liquidan en su cuenta hasta el 15 de abril.
Lo mismo ocurre con los gastos. En este caso, si su pequeño negocio de tarjetas de regalo y artículos de papelería compra suministros de papel a crédito en junio, pero no paga realmente esa factura hasta julio, todavía registraría eso como un gasto de junio.
Ventajas de la contabilidad de devengo
A diferencia de la contabilidad de caja, que proporciona una visión clara a corto plazo de la situación financiera de una empresa, la contabilidad de devengo le permite ver una visión más a largo plazo de cómo le va a su empresa.
Esto se debe a que la contabilidad por devengo muestra con exactitud cuánto dinero ganó y gastó dentro de un período de tiempo específico, proporcionando un indicador más claro de cuándo el negocio se acelera y se desacelera en el transcurso de un trimestre de negocios o un año completo. Además, se ajusta a las normas de contabilidad aceptadas a nivel nacional. Esto significa que si su negocio creciera, su método de contabilidad no tendría que cambiar.
Imagen financiera más precisa
Aunque este método requiere una contabilidad más intensiva, proporciona a los propietarios de pequeñas empresas una idea más realista de los ingresos y gastos durante un determinado período de tiempo. Esto puede proporcionarle a usted (y a su contable) una mejor comprensión general de los hábitos de gasto de los consumidores y permitirle planificar mejor los meses de mayor actividad.
Conforme a los GAAP
Debido a que el método del devengo se ajusta a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP), debe ser utilizado por todas las empresas con más de 25 millones de dólares en ventas anuales.
Como la marca de 25 millones de dólares de ingresos por ventas es alta para la mayoría de las pequeñas empresas, la mayoría sólo elegirá utilizar el método de contabilidad de devengo si su banco lo requiere.
Desventajas de la contabilidad de devengo
Aunque la contabilidad de devengo tiene sus ventajas, también hay algunos inconvenientes. Entre los más citados está su método más complejo de contabilidad y su inexacta representación de la situación financiera a corto plazo de una empresa.
Más intensiva en recursos
Debido a que la contabilidad de devengo añade complejidad y papeleo a su proceso de información financiera, muchos propietarios de pequeñas empresas la consideran más complicada y cara de implementar. Dado que una empresa registra los ingresos antes de recibir realmente el dinero en efectivo, el flujo de caja tiene que ser rastreado por separado para asegurarse de que puede cubrir las facturas de mes a mes.
Visión inexacta a corto plazo
Mientras que el método de contabilidad de devengo proporciona una mejor visión a largo plazo de sus finanzas, el método de efectivo le da una mejor imagen de los fondos en su cuenta bancaria. Esto se debe a que el método de devengo contabiliza el dinero que aún no ha ingresado.
Como resultado, si usted no tiene prácticas de contabilidad cuidadosas, el método de contabilidad basado en el devengo podría ser financieramente devastador para un propietario de una pequeña empresa. Sus libros podrían mostrar una gran cantidad de ingresos cuando su cuenta bancaria está completamente vacía.
Cómo elegir la opción correcta para su negocio
Aunque el sistema de contabilidad y el método de información financiera que elija para su pequeña empresa es, en última instancia, una decisión de gestión, también depende de los objetivos de su negocio, los recursos que tiene disponibles y los requisitos financieros de su organización.
A menos que su empresa haga más de 25 millones de dólares en ventas brutas anuales, usted es libre de adoptar cualquier método que tenga más sentido para usted.
Sin embargo, tenga en cuenta que el IRS requiere que las empresas utilicen y mantengan el mismo método de contabilidad para reportar los ingresos gravables durante un año – por lo que no se puede cambiar a mitad del año fiscal.
Algunas pequeñas empresas pueden elegir el método híbrido de contabilidad, en el que utilizan la contabilidad de devengo para el inventario y el método de efectivo para sus ingresos y gastos. Si no está seguro de qué método de contabilidad es el mejor para su pequeña empresa, hable con un contador público o un profesional de impuestos. Para obtener más consejos de contabilidad, echa un vistazo a nuestra lista de comprobación de contabilidad para las tareas relacionadas con las finanzas que debes completar a diario, semanalmente, mensualmente y anualmente.