A medida que su pequeña empresa u organización crece, lo más probable es que tenga que escribir muchas comunicaciones breves y directas a su personal, lo que significa que tendrá que conocer el formato de un memorando.
Un memorando, o memo, es una de las formas más comunes de comunicación empresarial. Aunque hay muchos tipos de formatos de cartas comerciales, el formato de un memorándum es un animal completamente diferente. El saludo y la firma ya no son necesarios, porque el objetivo es transmitir la información necesaria o comunicar una llamada a la acción de la forma más rápida y eficiente posible.
Una carta comercial bien escrita se compone de siete partes básicas, que pueden incluir una línea de adjuntos si es necesario. El formato de un memorándum es mucho más sencillo. Se escribe «Memo» o «Memorándum» en la parte superior, seguido de una línea de Para, una línea de De, una línea de Fecha, una línea de Asunto, y luego el cuerpo real del mensaje.
Tradicionalmente, usted imprimiría un memorándum y lo distribuiría a las partes relevantes dentro de su pequeña empresa. Hoy en día, incluso si opta por enviar su memorándum como un mensaje de correo electrónico, el uso de algunos de los consejos de este artículo le permitirá comunicar información importante a sus colegas de una manera que demuestra su profesionalidad y conocimientos de comunicación empresarial.
¿Cómo se escribe un memorándum?
Así como hay muchos matices y reglas en torno a cómo escribir una carta de negocios, hay pautas que en general debes tratar de seguir al escribir un memorándum.
Lo mejor es escribir en un tono extremadamente nítido, al grano y de negocios. Los memorandos suelen utilizarse para las comunicaciones internas de la empresa. No querrá hacer perder el tiempo a sus colegas con sutilezas o siendo demasiado conversador. Evita utilizar un lenguaje emotivo, como por ejemplo: «Me encantaría que todos se turnaran para limpiar el microondas de la sala de descanso», ya que podrías hacer que la gente se sintiera incómoda. Lo mismo ocurre con la escritura en TODAS LAS MAYÚSCULAS o el uso de signos de exclamación, especialmente si el memorándum transmite noticias que pueden molestar a la gente.
Siempre es mejor ser directo y compartir la información lo más rápido posible.
El mensaje del memorándum debe comenzar con una declaración de intenciones: «Le escribo para informarle….» «El propósito de este memorándum es….» A continuación, resuma la información relevante para el asunto en cuestión. Puedes cerrar el memorándum con una llamada a la acción, repitiendo la petición que hiciste al principio del memorándum.
Asegúrate de revisar a fondo la gramática y la ortografía del memorándum. No querrás convertir la oficina en una improvisada clase de inglés de secundaria. Elige también tipos de letra fáciles de leer, como Times New Roman o Arial.
¿Para qué se escribe un memorándum?
Aunque el formato de un memorándum debe ser generalmente el mismo, el tono y el contenido pueden cambiar dependiendo de la audiencia. Por ejemplo, un memorándum sobre la organización de un picnic de verano para el personal tendrá un tono mucho más alegre que un memorándum en el que se informa a todo el mundo de que la empresa tiene que prescindir de los aumentos de sueldo debido a una disminución del negocio.
Escribir un memorándum es comparable a saltar sobre un escritorio de la oficina para decir a todo el mundo que tiene que hacer algo, así que escribe siempre un memorándum con la suposición de que cualquiera podría acabar leyéndolo. El tema puede ser desde un recordatorio de que hay que entregar los informes de gastos antes de final de mes hasta la necesidad de hacer un último esfuerzo de ventas antes de que acabe el trimestre. Un memorándum también podría dirigirse a un grupo externo, como los clientes, si se trata de informar sobre un asunto rutinario que requiere una acción, como el vencimiento de los pagos de las facturas.
Lo que un memorándum no debe ser es un informe sobre todo lo que está haciendo. Limite el tema del memorándum al asunto concreto que tiene entre manos y sobre el que necesita que la gente actúe (por ejemplo, «Este memorándum es un recordatorio de que los informes de gastos deben presentarse al final del día el viernes.» «Escribo este memorándum para informarles de que necesitamos un esfuerzo extra por parte de todos antes de que acabe el mes para cumplir nuestros objetivos de ventas»)
¿Cuánto debe durar un memorándum?
La regla más importante a la hora de redactar un memorándum es que menos es más. No querrás que tus empleados o compañeros se pasen todo el tiempo leyendo tus largos memorandos (o peor aún, que los ignoren). Vaya al grano rápidamente, para que puedan llevar a cabo la acción que usted les pide.
Probablemente esté abocado a tener problemas si su memorándum tiene más de una página. Si se extiende más de una página, es mejor dividir el memorándum utilizando títulos para hacerlo más digerible. Mejor aún, pregúntese si el alcance del memorándum se está volviendo demasiado amplio y actúe en consecuencia.
¿Qué es un ejemplo de memorándum?
Aquí tiene un ejemplo de cómo podría ser un memorándum:
MEMORÁNDUM
Para: Todo el personal
De: Tanya Smith, directora general
Fecha: 18 de julio de 2018
Asunto: Problemas con el software NewTech
Ha llegado a mi conocimiento que muchos empleados están teniendo problemas para utilizar nuestro software de gestión de ventas NewTech, recientemente adquirido, porque actualmente crea entradas de clientes duplicadas. Algunos de ustedes han dejado de utilizar el sistema por completo. Queremos que este software os ayude a hacer mejor vuestro trabajo, no que os quite más tiempo. Por lo tanto, está bien dejar de usarlo hasta que resolvamos los problemas técnicos con el personal de NewTech.
¿Cómo se consigue una plantilla de memorándum en Word?
Microsoft Word incluye más de una docena de plantillas de memorándum destacadas que puede utilizar. Solo tienes que navegar por las plantillas y hacer clic para descargar la que te gustaría utilizar.
Si decides que no te gusta el estilo o el tema mientras trabajas en el memorándum, aún puedes cambiar todo el documento aplicando un nuevo conjunto de estilos o temas:
- En Word 2016 y Word 2013, las opciones se encuentran en la pestaña Diseño.
- En Word 2010 y Word 2007, ve a Diseño de página > Temas.
Recuerda que el objetivo de cualquier correspondencia comercial es provocar algún tipo de acción por parte de tus compañeros. Entender el formato de un memorándum y el estilo de escritura adecuado le ayudará a garantizar que su mensaje -y usted- sea tomado en serio.