La mayoría de las empresas utilizan procesos de negocio repetitivos para realizar el trabajo. Hoy en día, las empresas buscan trasladar muchos de sus procesos a plataformas que permitan la mejora continua y la iteración.
Cuando los equipos comienzan el proceso de migración de estos procesos y flujos de trabajo esenciales a nuevas herramientas como las aplicaciones empresariales de bajo código, el tiempo que se necesita para documentar estos procesos empresariales se convierte en algo esencial para el éxito del proyecto.
La documentación puede ayudarte a determinar si los procesos son eficientes o si se pueden eliminar o cambiar pasos. Y si se está preparando para automatizar parte de su trabajo, documentar los procesos actuales es una necesidad absoluta para garantizar que sus automatizaciones se ejecuten sin problemas y de forma fiable.
El uso de la siguiente plantilla de documentación de procesos de diez pasos le ayudará a hacerlo de forma rápida, eficiente y consistente en todos los equipos y departamentos.
Un método rápido de diez pasos para documentar los procesos de negocio
Este método funciona mejor cuando todos los participantes pueden ver lo que se está creando mediante el uso de un rotafolio o pizarra blanca. Asegúrese de que cuenta con las personas adecuadas en la sala que saben lo que implica la realización del proceso.
Paso 1 – Nombre del proceso
Para empezar, escriba el nombre y una descripción del proceso en el rotafolio.
Paso 2 – Límites del proceso
Identifique los puntos de inicio y final del proceso. Qué desencadena el inicio del proceso? Cómo se sabe cuándo ha terminado?
Paso 3 – Resultados del proceso
Identifique lo que produce el proceso.
Paso 4 – Entradas del proceso
Identifique lo que se necesita para realizar el proceso y de dónde procede. Las fuentes pueden ser papel, excel, web.
Paso 5 – Actividades del proceso
Haga una lluvia de ideas sobre las actividades (el qué) que hay que hacer para llevar el proceso de principio a fin. Indíquelas en un formato de verbo / objeto (por ejemplo, aprobar la solicitud, firmar el papeleo, distribuir el formulario, etc.). No te preocupes por la secuencia de las actividades en este momento, simplemente haz una lluvia de ideas libremente. Las notas adhesivas pueden ser muy eficaces para este paso. Simplemente escriba una actividad en cada nota.
Paso 6 – Organización del proceso
Tome todos los elementos de la lluvia de ideas que identificó y secúndelos en el flujo del proceso. Asegúrese de identificar los puntos de decisión clave a medida que construye la visual de su proceso.
Paso 7 – Revisión del proceso
Eche un vistazo a la secuencia como primera comprobación de calidad. Parece completa en base a los límites que definió en el Paso 2?
Paso 8 – Roles del proceso
Identifique los roles (quiénes) que completarán las actividades del proceso. Asigne un rol a cada paso de la actividad.
Paso 9 – Transcribir el proceso
Coloque los pasos en un programa de software de diagrama de flujo en un formato de carril de natación.
Paso 10 – Revisión final del proceso
Reunir a los participantes y revisar el flujo del proceso. Asegure la aprobación de todos los miembros del equipo.
Poniéndolo todo junto
Aquí hay un ejemplo de documentación de procesos para demostrar cómo se une todo.