El enunciado de un problema de negocio es una de esas técnicas que describe las razones de una iniciativa de TIC en términos prácticos relacionados con el negocio. Es la descripción de un problema existente en la actualidad que necesita ser abordado y proporciona el contexto para los problemas que se abordarán.
Los enunciados de problemas pueden describirse en una sola declaración seguida de un ejemplo real para enfatizar el tema. Al desarrollar una comprensión de los problemas a resolver, piense en las siete áreas generales que se muestran a continuación.
Se ofrecen ejemplos para cada categoría.
Las categorías de enunciados de problemas empresariales
1. Estrategia
- Poca alineación con los objetivos del negocio.
- Las iniciativas no están actualmente alineadas con una visión global.
- Implementación silenciada de los proyectos.
2. Servicio / Productos
- Impedimento en la prestación del servicio debido a la recuperación inoportuna de la información.
- Lenta capacidad de respuesta para captar clientes potenciales debido a la recuperación inoportuna de la información.
- Alto nivel de devoluciones de productos debido a los errores cometidos en los pedidos de venta.
- Formación inadecuada del personal y/o falta de capacidad del personal para apoyar las áreas del negocio que experimentan cuellos de botella.
- Las funciones y responsabilidades mal definidas crean confusión y poca capacidad de respuesta a las demandas operativas.
- Poca prestación de servicios debido a problemas de capacidad y formación del personal.
- Múltiples procesos y aplicaciones empresariales duplicados.
- Procesamiento manual intensivo debido a la manipulación física del papeleo, los envíos por correo y la coordinación manual de eventos.
- Doble introducción de datos y mantenimiento manual de los mismos en hojas de cálculo o bases de datos personales.
- Funcionalidad mal desarrollada debido a la inadecuada definición de los requisitos empresariales y funcionales.
- Funcionalidad desfasada causada por un clima empresarial en constante evolución.
- Poco o ningún soporte de aplicaciones debido a software propietario o redundante.
- Información no estructurada y contenidos almacenados en varios dispositivos que dificultan mucho la búsqueda y la recuperación.
- No hay metadatos adjuntos a la información que dificulten la búsqueda y la recuperación.
- Métodos dispares de codificación de los mismos tipos de conjuntos de datos en repositorios dispares.
- No se conoce mucho sobre todos los sistemas dificultando la coordinación estratégica del mantenimiento.
- Se soportan múltiples aplicaciones en múltiples sistemas creando sobrecargas de mantenimiento innecesarias al soportar sistemas duplicados.
3. Personas
4. Procesos
5. Aplicaciones
6. Información
7. Infraestructura
Cuando haya entendido los problemas, describa los riesgos asociados a cada uno para enfatizar completamente los impactos potenciales en el negocio (ej, costes, ineficiencias y oportunidades perdidas).
Un ejemplo de enunciado de problema
A continuación se muestra un ejemplo que describe un enunciado de problema, una descripción y un riesgo asociado para un proceso de negocio altamente manual que puede resolverse fácilmente con tecnología.
Enunciado de problema: Procesamiento manual intensivo debido a la manipulación física del papeleo.
Descripción: Los formularios de vacaciones anuales suelen ser rellenados por el Empleado, impresos, enviados al Gerente/Delegado para su aprobación, enviados a Recursos Humanos para su verificación e introducción de datos, escaneados y cargados en el EDRMS, y luego enviados a Nómina para la (re)introducción de datos.
Riesgo: Este escenario altamente manual conduce a «cuellos de botella» en la prestación de servicios y promueve el riesgo de una pobre respuesta organizativa al negocio y la pérdida de tiempo que debería ser utilizado para llevar a cabo el negocio principal.
Cómo desarrollar su declaración del problema
Para desarrollar la declaración del problema y los riesgos asociados de un proyecto, comprometerse con los gerentes y expertos en la materia dentro de las áreas de negocio pertinentes. Hágales preguntas específicas sobre cada una de las seis categorías descritas anteriormente para sacar a la luz los detalles de dónde se encuentran los problemas. El método de los cinco porqués es una técnica excelente para respaldar el enfoque de las preguntas.
Esta estrategia puede aplicarse en las fases iniciales de establecimiento y análisis del proyecto, independientemente de la metodología (es decir, ágil o en cascada) que se utilice. Es útil para desarrollar los mandatos del proyecto y los casos de negocio.