La facturación es una habilidad importante que los contratistas independientes deben dominar, ya que usted está constantemente haciendo malabares con diferentes proyectos que pueden tener diferentes términos y plazos de facturación. Para enviar facturas precisas, los contratistas deben hacer un seguimiento cuidadoso de su tiempo y crear facturas detalladas tan pronto como completen un proyecto para un cliente. La facturación adecuada es una parte clave de la contabilidad financiera para las pequeñas empresas.
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Aprende a facturar como contratista y descubre los errores de facturación más comunes que debes evitar:
Cómo facturar como contratista
Errores de facturación como contratista que debes evitar
Plantilla de factura como contratista
Cómo facturar como contratista
Los contratistas deben crear facturas detalladas que describan la información de facturación importante, incluyendo los plazos de pago, una lista detallada de los servicios prestados y el saldo total que se debe. Aquí tienes una guía sobre cómo facturar como contratista:
Identificar el documento como una factura
Esto puede parecer obvio, pero es importante que etiquetes claramente el documento como una factura en el encabezado, para que quede inmediatamente claro para tus clientes lo que están viendo. Incluye la palabra «Factura» en un tipo de letra grande y en negrita.
Incluye la información de tu negocio
También en el encabezado, tendrás que incluir la información de contacto de tu negocio. Si tienes un logotipo, inclúyelo aquí. Añade tu nombre, dirección, correo electrónico y número de teléfono.
Añade los datos de contacto del cliente
Debajo del encabezado, añade la información de contacto de tu cliente. Asegúrate de preguntar a cada uno de tus clientes quién es el contacto de facturación correcto para tus facturas. A menudo, en el caso de las empresas más grandes, habrá un departamento de facturación dedicado y su punto de contacto para la facturación será diferente de su contacto comercial diario.
Asigne un número de factura único
Cada factura que envíe debe tener un número de factura único asignado. Esto ayudará a mantener un registro, tanto para usted como para sus clientes. También hace que sea más fácil referirse a una factura específica si alguna vez surge un problema con el pago. El sistema más fácil de asignar números implica numerar sus facturas secuencialmente, comenzando con la factura #001, luego la factura #002 y continuando en orden a partir de ahí.
Añada la fecha de la factura
Incluya la fecha en que está enviando la factura en la sección superior del documento.
Provea detalles de sus servicios
A continuación, cree una tabla con cuatro columnas. Esta contendrá una lista detallada de sus servicios. La primera columna debe incluir una breve descripción de los servicios que ha prestado, la siguiente columna debe incluir la cantidad o el número de horas trabajadas, la tercera columna enumerará su tarifa de pago y la última columna debe incluir el subtotal de cada servicio.
Incluya sus condiciones de pago
Añada sus condiciones de pago a su factura, incluyendo los métodos de pago que acepta. También debe describir los detalles de su política de recargo por demora, si la tiene.
Enumere el importe total a pagar
En la sección inferior de su factura, enumere el importe total a pagar por la factura, incluyendo los impuestos aplicables. Asegúrese de que esta sección destaque en el documento, ya sea utilizando una fuente grande, letras en negrita o un color de fuente diferente.
Indique la fecha límite de pago
Escriba la fecha límite de pago en una fuente en negrita y fácil de leer. Sea tan específico como pueda con la fecha de vencimiento del pago. Escriba la fecha completa, como en: «Pago con vencimiento el 30 de noviembre de 2018», en lugar de plazos de pago más vagos, como «Pago con vencimiento en 30 días», que pueden dar lugar a confusiones y retrasos en los pagos.
Errores de facturación de los contratistas que hay que evitar
Los contratistas pueden cobrar más rápido por sus servicios si evitan estos errores comunes de facturación:
Olvidar el seguimiento de sus horas
Es importante establecer un sistema de seguimiento de sus horas tan pronto como empiece a trabajar como contratista, ya que probablemente cobrará a la mayoría de sus clientes por horas. Puedes hacer un seguimiento de tus horas manualmente, anotando la hora de inicio y de finalización cada vez que trabajes en un proyecto específico, junto con una breve descripción del trabajo realizado. O bien, si utilizas una solución de contabilidad basada en la nube, puedes realizar fácilmente un seguimiento de tu tiempo directamente en el software, para agilizar tu sistema de seguimiento del tiempo.
No enviar las facturas inmediatamente
Cuanto más rápido envíes tus facturas a los clientes, más rápido deberías recibir el pago. Tan pronto como completes un contrato con un cliente, crea una factura y envíala junto con el trabajo final. Así, el proyecto estará en la mente del cliente, lo que puede ayudar a recordarle que debe procesar el pago de inmediato. Enviar la factura inmediatamente también significa que el proyecto está fresco en su mente, por lo que será menos probable que pase por alto un aspecto del trabajo y se olvide de facturarlo.
No formatear las facturas de manera consistente
Como contratista, usted está constantemente trabajando en diferentes proyectos con diferentes tareas y servicios. Eso puede llevarte a rellenar las facturas de forma diferente de un trabajo a otro, lo que te hace perder el tiempo y además parece menos profesional a los ojos de tus clientes. Desarrolle una plantilla de facturación que se adapte a sus necesidades y utilícela siempre como punto de partida al crear nuevas facturas. Le ahorrará tiempo y ofrecerá una imagen de marca consistente cada vez que facture a los clientes.
Olvidar añadir las condiciones de pago
Asegúrese de que cada factura que envíe describa sus condiciones de pago. Si un cliente no es consciente de sus condiciones de pago y trata de pagar su factura con un método de pago que usted no acepta, puede conducir a la frustración de su cliente y un retraso en el pago por su parte. También es una práctica inteligente discutir sus condiciones de pago con un nuevo cliente antes de firmar un contrato, por lo que entienden sus políticas por adelantado.
No hacer un seguimiento de los pagos atrasados
A veces los contratistas no hacen un seguimiento con un cliente cuando una factura está vencida, para evitar una conversación incómoda o para no parecer grosero. Para asegurarse de que le pagan por su trabajo, debe hacer un seguimiento tan pronto como un pago esté vencido. Sólo tienes que enviar una nota cortés y breve recordando al cliente que el pago ha vencido y diciéndole cómo puede pagar la factura. Sé diligente pero agradable en el seguimiento hasta que te paguen.
Plantilla de factura de contratista
Si quieres ahorrar tiempo y utilizar un diseño de factura existente en lugar de crear una desde cero, hay muchas plantillas de facturación que puedes descargar en línea. FreshBooks ofrece una plantilla de factura de contratista gratuita que se adapta a la necesidad específica de los trabajadores contratados, por lo que puedes editar el documento para adaptarlo a tus necesidades y empezar a facturar a los clientes de inmediato. La plantilla está disponible para su descarga en formato Word, Excel y PDF.
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