El balance de situación de una empresa es uno de los estados financieros más importantes que producirá, normalmente de forma trimestral o incluso mensual (dependiendo de la frecuencia de los informes).
Dibujando el total de sus activos, pasivos y patrimonio neto, este documento ofrece una visión rápida de su salud financiera y puede ayudar a informar a los prestamistas, inversores o partes interesadas clave sobre su negocio.
¿Te has encontrado en la situación de tener que preparar un balance de situación? Esto es lo que necesita saber para entender cómo funcionan los balances y lo que los convierte en algo fundamental para las empresas, así como los pasos generales que puede seguir para crear un balance básico para su organización.
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¿Qué es un balance?
Un balance es un estado financiero que comunica el llamado «valor contable» de una organización, calculado al restar todos los pasivos y el patrimonio de los accionistas de la empresa de sus activos totales.
Un balance ofrece a los analistas internos y externos una instantánea de cómo está funcionando una empresa en la actualidad, cómo lo hizo en el pasado y cómo espera hacerlo en el futuro inmediato. Esto hace que los balances sean una herramienta esencial para los inversores individuales e institucionales, así como para las principales partes interesadas dentro de una organización y cualquier regulador externo.
La mayoría de los balances se organizan de acuerdo con esta ecuación:
Activo = Pasivo + Fondos Propios
La ecuación anterior incluye tres grandes categorías de valor que deben ser contabilizadas:
Activo
Un activo es cualquier cosa que una empresa posee y que tiene una cantidad de valor cuantificable, lo que significa que podría ser liquidado y convertido en efectivo. Son los bienes y recursos que posee la empresa.
Los activos pueden desglosarse a su vez en activos corrientes y activos no corrientes.
- Los activos corrientes suelen ser lo que una empresa espera convertir en efectivo en el plazo de un año, como el efectivo y los equivalentes de efectivo, los gastos pagados por adelantado, las existencias, los valores negociables y las cuentas por cobrar.
- Los activos no corrientes son inversiones a largo plazo que una empresa no espera convertir en efectivo a corto plazo, como terrenos, equipos, patentes, marcas comerciales y propiedad intelectual.
- Los pasivos corrientes suelen ser los que vencen en un año, lo que puede incluir las cuentas por pagar y otros gastos devengados.
- Los pasivos no corrientes suelen ser los que una empresa no espera devolver en un año. Suelen ser obligaciones a largo plazo, como arrendamientos, bonos por pagar o préstamos.
- Datos incompletos o mal colocados
- Transacciones introducidas incorrectamente
- Errores en los tipos de cambio de moneda
- Errores en el inventario
- Cálculos de patrimonio neto mal calculados
- .
- Amortización o depreciación de préstamos mal calculada
- T1: 31 de marzo
- T2: 30 de junio
- T3: 30 de septiembre
- T4: 31 de diciembre
- Activos corrientes:
- Dinero en efectivo y equivalentes
- Títulos negociables a corto plazo
- Cuentas por cobrar
- Inventario
- Otros activos corrientes
- Activos no corrientes:
- Valores negociables a largo plazo
- Inmuebles
- Valor de inversión
- Activos intangibles
- Otros activos no corrientes
- Pasivos corrientes:
- Cuentas por pagar
- Gastos acumulados
- Ingresos diferidos
- Parte corriente de la deuda a largo plazo
- Otros pasivos corrientes
- Pasivos no corrientes:
- Ingresos diferidos (no corrientes)
- Obligaciones de arrendamiento a largo plazo
- Deuda a largo plazo
- Otros pasivos no corrientes
- Acciones ordinarias
- Acciones preferentes
- Acciones de tesorería
- Beneficios retenidos
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Pasivos
Un pasivo es todo aquello que una empresa u organización debe a un deudor. Puede referirse a gastos de nómina, pagos de alquileres y servicios públicos, pagos de deudas, dinero adeudado a proveedores, impuestos o bonos por pagar.
Al igual que los activos, los pasivos pueden clasificarse como pasivos corrientes o no corrientes.
Patrimonio neto
El patrimonio neto se refiere generalmente al valor neto de una empresa, y refleja la cantidad de dinero que quedaría si se vendieran todos los activos y se pagaran los pasivos. Los fondos propios pertenecen a los accionistas, ya sean propietarios privados o públicos.
Así como los activos deben ser iguales a los pasivos más los fondos propios, los fondos propios pueden representarse mediante esta ecuación:
Fondos propios = Activos – Pasivos
¿Un balance siempre cuadra?
Un balance siempre debe cuadrar. El propio nombre viene del hecho de que los activos de una empresa serán iguales a sus pasivos más los fondos propios que se hayan emitido. Si usted encuentra que su balance no está realmente equilibrado, puede ser causado por uno de estos culpables:
Cómo preparar un balance básico
Aquí tienes los pasos que puedes seguir para crear un balance básico para tu organización. Incluso si una parte o la totalidad del proceso está automatizado mediante el uso de un sistema de contabilidad o un software, entender cómo se prepara un balance le permitirá detectar posibles errores para que puedan ser resueltos antes de que causen un daño duradero.
Determine la fecha y el período de presentación de informes
Un balance está destinado a representar el total de activos, pasivos y el patrimonio de los accionistas de una empresa en una fecha específica, normalmente referida como la fecha de presentación de informes. La mayoría de las empresas, especialmente las que cotizan en bolsa, presentan informes trimestrales. Cuando este es el caso, la fecha de presentación de informes suele caer en el último día del trimestre:
Las empresas que informan anualmente suelen utilizar el 31 de diciembre como fecha de presentación de informes, aunque pueden elegir cualquier fecha.
No es raro que un balance tarde unas semanas en prepararse después de que el período de presentación de informes haya terminado.
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Identificar sus activos
Después de haber identificado la fecha y el período de presentación de informes, tendrá que contar sus activos a partir de esa fecha.
Típicamente, un balance enumerará los activos de dos maneras: Como partidas individuales y luego como activos totales. Dividir los activos en diferentes partidas hará más fácil para los analistas entender exactamente cuáles son sus activos y de dónde provienen; contarlos juntos será necesario para el análisis final.
Los activos suelen dividirse en las siguientes partidas:
Los activos corrientes y no corrientes deben subtotalizarse, y luego sumarse.
Identificar sus pasivos
De forma similar, tendrá que identificar sus pasivos. Una vez más, éstos deben organizarse tanto en partidas como en totales, como se indica a continuación:
Al igual que en el caso de los activos, éstos deben subtotarse y luego sumarse.
Calcular los fondos propios
Si una empresa u organización es de propiedad privada de un solo propietario, entonces los fondos propios serán generalmente bastante sencillos. Si se trata de una empresa pública, este cálculo puede complicarse dependiendo de los distintos tipos de acciones emitidas.
Las partidas comunes que se encuentran en esta sección del balance incluyen:
Suma el total del pasivo al total del patrimonio neto y compárelo con el activo
Para asegurarse de que el balance está equilibrado, será necesario comparar el total del activo contra el total del pasivo más el patrimonio neto. Para ello, tendrá que sumar el pasivo y los fondos propios.
Aquí tienes un ejemplo de balance terminado:
Si has comprobado que el balance no cuadra, es probable que haya un problema con algunos de los datos contables en los que te has basado. Vuelve a comprobar que todas las entradas son, de hecho, correctas y precisas. Es posible que haya omitido o duplicado activos, pasivos o fondos propios, o que haya calculado mal los totales.
La base de todos los informes financieros
Los balances son uno de los estados financieros más importantes, ya que ofrecen una instantánea rápida de la salud financiera de una empresa. Aprender a generarlos y a solucionar problemas cuando no cuadran puede ayudarte a convertirte en un miembro inestimable de tu organización.
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