Práctica, guías paso a paso para el ocupado FM
Julio 2002
Definición de la gestión de instalaciones
El rápido crecimiento de la gestión de instalaciones ha generado un debate sobre qué es la gestión de instalaciones y en qué se diferencia de la gestión de la propiedad. Pero tanto si se considera al gestor de instalaciones como un cuidador, un gestor corporativo o un estratega financiero, la gestión de instalaciones ha asumido un papel importante en la gestión corporativa de empresas grandes y pequeñas. El entorno de los edificios se ha convertido en un activo demasiado valioso y complejo como para ignorarlo o descuidarlo, y su gestión implica tanto grandes beneficios como riesgos potenciales.
El término gestión de instalaciones existe desde hace mucho tiempo, pero su significado ha cambiado drásticamente a lo largo de los años. Antes, la gestión de instalaciones sólo se refería al mantenimiento físico y al funcionamiento de los edificios. A medida que estas actividades se volvieron más complejas y costosas, la gestión de instalaciones incorporó habilidades de varios campos tradicionales, como la gestión empresarial, la arquitectura, la ingeniería, el sector inmobiliario, la construcción y los recursos humanos.
El Instituto BOMI define la gestión de instalaciones como el proceso de coordinación del lugar de trabajo físico con las personas y el trabajo de una organización. La función principal de la gestión de instalaciones es planificar, establecer y mantener un entorno de trabajo que apoye eficazmente las metas y los objetivos de la organización.
La coordinación y la integración a través de líneas disciplinarias tradicionalmente separadas hacen que los aspectos profesionales de la gestión de instalaciones sean diferentes de otras profesiones relacionadas. Las habilidades de coordinación e integración de un gestor de instalaciones se comparan a menudo con las de un director de orquesta que hace música con muchos instrumentos diferentes tocados por varios músicos con opiniones diferentes sobre la mejor manera de interpretar la partitura escrita. La gestión de instalaciones es tanto un negocio como una profesión. En la práctica, implica actuar en ambas capacidades. Los gestores de instalaciones deben planificar con antelación en lugar de reaccionar cuando intentan hacer frente a numerosos acontecimientos.
El alcance actual de las funciones de la gestión de instalaciones abarca varias áreas básicas de la actividad de gestión. La siguiente lista se aproxima al alcance de la mayoría de los departamentos de gestión de instalaciones de las principales empresas. Diversas organizaciones de gestión de instalaciones han publicado listas similares. No todos los gestores de instalaciones realizan todas las funciones de esta lista porque la combinación de funciones y responsabilidades es única en cada empresa.
Operaciones y mantenimiento de edificios
- Gestión de los sistemas de los edificios, como la climatización, la electricidad, la fontanería, la seguridad y, en algunos casos, el cableado de datos y telecomunicaciones
- Mantenimiento de las estructuras y los interiores de los edificios, el mobiliario y los equipos
- Mantenimiento de los terrenos, el paisajismo, y mejoras del sitio
Bienes inmuebles
- gestión de activos inmobiliarios y arrendamiento de carteras inmobiliarias
- adquisición y enajenación de propiedades
- diligencia debida
Plan maestro de bienes inmuebles
- concuerda las posesiones inmobiliarias de la empresa con las necesidades inmobiliarias de la misma utilizando el actual plan de negocios
Factores humanos y ambientales
- salud y seguridad de los trabajadores
- prácticas y procedimientos reguladores de la compensación de los trabajadores
- preparación para emergencias
- planificación y recuperación de desastres
Gestión de proyectos
- preparación de planes de instalaciones
- planificación y gestión de proyectos, programas de instalaciones, servicios de diseño, proyectos de construcción y proyectos de reubicación
- representa un proceso que capta los datos de la oferta y la demanda, prepara planes de asignación de espacio y pone en práctica los planes
- organización y planificación de un departamento de gestión de instalaciones
- gestión del personal de gestión de instalaciones y del personal subcontratado
- administración y desarrollo de políticas y procedimientos de gestión de instalaciones, como normas de espacio y archivo de órdenes de trabajo y solicitudes de proyectos
- gestión de la prestación de servicios de gestión de instalaciones
- gestión de las finanzas del departamento, incluyendo los presupuestos de funcionamiento y de mejoras de capital y la contabilidad de costes y gastos
- evaluación de la calidad y la eficacia de los servicios de gestión de instalaciones
- comparación de resultados
- gestión de auditorías gubernamentales y corporativas de los servicios y proyectos de gestión de instalaciones
- desarrollo de mejoras innovadoras en los servicios de gestión de instalaciones
- oral, comunicación escrita y gráfica
- presentaciones de temas a todos los niveles de gestión
- desarrollo de normas, prácticas de trabajo y procedimientos
- desarrollo y gestión de información especializada y técnica en un contexto de gestión
- Servicios de correo y reproducción, servicios de transporte, servicios de huéspedes y hospitalidad, servicio de comidas y otros
- Planificación del espacio
Actividades básicas de gestión
Finanzas
Evaluación de la calidad
- Comunicación
- Apoyo administrativo general
Como puede ver, las funciones y responsabilidades de las operaciones de instalaciones son mayores que las de la mayoría de los departamentos corporativos. Sin embargo, cada componente es una parte esencial de la gestión de instalaciones.