Guinguette Marais Poitevin

Gestionar las citas de tu negocio es algo más que mantener el calendario de tu personal al día y permitir que los clientes, consumidores y pacientes reserven online. En realidad, hay que acomodar las reservas de emergencia, reprogramar a alguien con poca antelación, reorganizar los calendarios para gestionar las ausencias, y mucho más. Las aplicaciones de programación de citas eliminan el trabajo manual y repetitivo asociado a la gestión de los horarios y le permiten centrarse en el crecimiento de su negocio.

El mejor software de programación y reserva de citas

• Acuity Scheduling para la personalización

• Appointlet para programar citas de forma gratuita

• Setmore para aplicaciones nativas e integraciones

• SimplyBook.me para negocios internacionales

• vcita para gestionar las relaciones con los clientes

• Genbook para optimizar tu agenda

¿Qué es una app para programar citas?

Los programadores de citas son herramientas empresariales que permiten a los clientes reservar, reprogramar y cancelar citas a través de una interfaz web. Cuando los clientes quieren concertar una cita, van al sitio web de su negocio, a la página de Facebook o a cualquier otro lugar en el que el software de reservas sea compatible, y eligen una fecha y una hora disponibles.

En el backend, se introducen parámetros sobre cuándo la gente puede reservar ciertos servicios, basándose en el horario comercial que usted establezca, así como en las horas y fechas en las que su personal u otros recursos están disponibles. La aplicación también evita la doble reserva y el exceso de reservas, y le da la flexibilidad de bloquear las horas en que ciertos servicios pueden no estar disponibles. Digamos que tiene un negocio de peluquería de mascotas y su especialista en corte de caniches se toma dos semanas de vacaciones. Puede introducir sus días libres en la aplicación de programación de citas con antelación para que sus clientes no puedan reservar ningún tiempo de peluquería de caniches durante los días que ella está fuera.

¿Qué hace una gran aplicación de citas o reservas?

Las aplicaciones de reservas hacen algo más que simplemente dar a los clientes una lista de horas disponibles cuando pueden venir a una reunión, tratamiento o servicio. También permiten a su clientela cancelar y reprogramar las citas sin tener que ponerse en contacto con usted. Además, facilitan el trabajo de los propietarios y gerentes de empresas, permitiéndole agilizar la comunicación, centralizar los pagos y gestionar su personal. Esto es lo que debe esperar de las mejores aplicaciones de programación de citas:

• Flexibilidad. Su negocio es único. Las mejores aplicaciones de programación de citas saben que diferentes tipos de organizaciones tienen diferentes necesidades. Por lo tanto, te permiten personalizar profundamente el funcionamiento de tus reservas. Un pequeño gimnasio que ofrece sesiones de entrenamiento individuales debería tener una experiencia de reserva diferente a la de un taller comunitario que alquila equipos de jardinería. ¿Quiere que sus clientes puedan elegir entre un menú de servicios? ¿Deben poder especificar el lugar de su cita, por ejemplo, para los servicios ofrecidos en su casa? Las mejores aplicaciones de programación de citas le permiten personalizar estos aspectos.

• Sincronización del calendario. Casi todas las apps de programación de citas te permiten sincronizar con un calendario. Algunas incluso lo requieren. De esta manera, puede ver las citas programadas de su negocio junto con otra información importante, como cuándo estará cerrado por vacaciones o renovaciones.

• Procesamiento de pagos. Las mejores aplicaciones de programación de citas te permiten cobrar un pago en el momento de la reserva. De esta manera, puedes tomar un depósito para una cita o hacer que los clientes paguen por sus servicios por adelantado. Si un cliente no se presenta, su negocio no está en pérdida total.

• Múltiples puntos de acceso. Una vez que configures un servicio de programación de citas, ¿cómo accederán tus clientes a él? Las mejores aplicaciones te dan opciones. Probablemente querrá incrustar algún código en su sitio web para mostrar el programador de citas, pero también podría preferir una URL personalizada con todas las herramientas de reserva en un solo lugar. Tal vez tengas una página de empresa en Facebook pero ningún otro sitio web. En ese caso, querrás poder integrar las herramientas de reserva en Facebook. Sea cual sea su situación, cuantas más opciones mejor.

Una última consideración a la hora de elegir los mejores programadores de citas fue evitar confundirlos con las aplicaciones de programación de reuniones. Los programadores de reuniones comparten algunas similitudes con el software de citas. La diferencia clave es que las apps de reuniones son específicamente para reuniones, mientras que las apps de programación de citas son para una variedad de tipos de citas que pueden o no incluir un menú de servicios pero que casi siempre requieren un pago al final.

Mejor app de programación de citas para la personalización

Acuity Scheduling (Android, iOS, Web)



Acuity Scheduling es la app de programación de citas que hay que elegir cuando se necesita personalizar el proceso de reserva hasta un grado fino. Cuando diseñas tu página de reservas, puedes permitir a tus clientes elegir citas recurrentes, si es aplicable, completar un formulario de admisión y pagar por adelantado los servicios. También puede ofrecer cupones y dar a los clientes la posibilidad de añadir servicios cuando reservan, como añadir un masaje de pies de 15 minutos a una pedicura.

En el backend, el nivel de detalle para la personalización continúa. Puede elegir si permite a los clientes reprogramar o cancelar sus citas o no. Puedes cambiar el intervalo de las horas de inicio de las citas, que por defecto es cada 15 minutos. Puedes poner un límite a la antelación o al tiempo de antelación con el que los clientes pueden reservar una cita. E incluso puedes habilitar una opción llamada «Hazme parecer ocupado», que oculta automáticamente algunas horas disponibles para que no parezcas desesperado.

Cuando estés listo para hacer tu página de reservas en vivo, puedes compartirla a través de un enlace directo, incrustarla en tu sitio web utilizando algunas opciones diferentes, o crear un botón de reserva, una barra de reserva o un código QR. Acuity también tiene aplicaciones móviles para acceder a su cuenta desde el lado de la empresa, lo que le permite actualizar su disponibilidad desde un dispositivo Android o iOS.

Además de ofrecer tanta personalización, Acuity Scheduling es fácil de usar. Va un largo camino para hacer que su negocio funcione más suavemente. Incluso puedes integrar Acuity Scheduling con Zapier, que te permite conectar Acuity con otras herramientas empresariales que utilices. Aquí hay algunos ejemplos de cómo puede automatizar sus tareas relacionadas con la programación.

Sistemas de pago compatibles: PayPal, Square o Stripe; con opciones adicionales para utilizar dos servicios: Stripe y PayPal o Square y PayPal

Calendarios soportados: Google Calendar, iCloud, Microsoft Exchange, Office 365, Outlook.com

Precios de Acuity Scheduling: Gratis con funciones limitadas; planes de pago a partir de 15$/mes

Mejor app gratuita de programación de citas

Appointlet (Web)



Aunque varias apps de programación de citas ofrecen un nivel de servicio gratuito, la de Appointlet es una de las más generosas, lo que la convierte en la aplicación a elegir si no estás preparado para invertir en un servicio. Con Appointlet, puedes crear una sencilla página de reservas con tu disponibilidad que luego puedes compartir directamente con clientes, pacientes o consumidores.

Opciones prácticas, como la posibilidad de añadir un tiempo de amortiguación alrededor de las reservas, te ayudan a mantener el control de tus citas. En la misma pantalla en la que se configuran los diferentes tipos de citas, también se pueden personalizar los mensajes de recordatorio que se enviarán a los clientes antes de la hora señalada.

Appointlet permite crear más de una página de reservas si es necesario, donde se pueden personalizar detalles como la ubicación, el precio, la duración de la cita y la política de cancelación. Cada servicio también puede tener su propio formulario de entrada para tus clientes.

Con la versión gratuita de la app, obtienes tantas citas, tipos de reunión y campos de formulario como necesites. Puedes añadir el logo de tu negocio, pero no puedes deshacerte de la marca de Appointlet ni personalizar los mensajes de confirmación o recordatorio. Los miembros de pago sí obtienen esas características, además de varias otras, incluyendo una integración entre Appointlet y Zapier, que te permite hacer cosas como conectar Appointlet con Google Sheets o enviar un texto para nuevas citas.

Sistemas de pago soportados: Stripe

Calendarios soportados: Google Calendar, Office 365

Precios de Appointlet: Gratis; planes de pago desde 8$/mes por persona si se factura anualmente

Mejor app de programación de citas para apps nativas e integraciones

Setmore (Android, iOS, macOS, Windows, Web)



Setmore soporta integraciones con más de 35 apps, incluyendo Mailchimp, QuickBooks, Salesforce, Zendesk y Zoho CRM. También es compatible con una cómoda lista de constructores de sitios web, y te da el código adecuado para copiar y pegar en cada uno de ellos donde quieras mostrar opciones de reserva de autoservicio a tus clientes. Tiene código listo para copiar y pegar para Adobe Muse, Weebly, Wix, WordPress, además de sitios que funcionan con Joomla, Jimdo y Drupal. También hay plugins para Facebook e Instagram. Además de todo esto, Setmore también se integra con Teleport para reuniones de vídeo, lo que le permite generar un enlace de vídeo directamente en la aplicación.

Las funciones de reserva de citas de Setmore son intuitivas y fáciles de usar. Puedes enviar recordatorios antes de una cita no sólo a tus clientes, sino también a tu personal. También puede crear subpáginas en su página de reservas para las áreas dedicadas donde los clientes pueden reservar una clase, ver el calendario de un proveedor de servicios individual, leer los comentarios, y más. El panel de control es especialmente útil, ya que muestra las citas semanales, los ingresos confirmados, los ingresos previstos y los ingresos totales estimados de un vistazo. También tiene un widget de actividad que proporciona una visión general de todas las acciones realizadas dentro de Setmore.

Setmore tiene un generoso nivel de servicio gratuito que incluye soporte para uno a cuatro inicios de sesión del personal y calendarios, recordatorios automatizados por correo electrónico, una página de reservas, y la capacidad de recibir pagos a través de Square. Necesitarás una cuenta de pago para recibir pagos a través de Stripe, utilizar recordatorios por SMS, obtener una sincronización bidireccional del calendario y ofrecer citas recurrentes. Por 89 dólares al mes por 90 minutos de tiempo de llamada, puedes contratar a Setmore para que tome reservas en vivo por ti a través del teléfono.

Para saber más sobre lo que puedes hacer con esta app, mira cómo Setmore se integra con Zapier. Aquí tienes algunos ejemplos de cómo puedes ampliar la funcionalidad de Setmore con la automatización.

Sistemas de pago compatibles: Stripe, Square

Calendarios soportados: Google Calendar, Office 365

Precios de Setmore: Gratuito; planes de pago desde 5$/usuario/mes

Mejor app de programación de citas para empresas internacionales

SimplyBook.me (Android, iOS, Web)



Debido a la cantidad de idiomas y opciones de pago internacionales que soporta, SimplyBook.me es la mejor app de reserva de citas para empresas internacionales. Las páginas de reserva de SimplyBook.me están disponibles en 32 idiomas diferentes, desde el árabe hasta el griego, pasando por el islandés y el ucraniano. También ofrece integración con más de dos docenas de servicios de procesamiento de pagos para que pueda ofrecer un sistema que funcione para sus clientes.

El proceso de configuración no podría ser más encantador, ya que las instrucciones claras le guían a través de sus opciones para crear tipos de citas y servicios adicionales. Puede elegir un tema de color y fondo para su página web de reservas, y especificar cuántos proveedores de servicios y servicios ofrece su negocio. Como ventaja adicional, SimplyBook.me identifica automáticamente las características más relevantes para usted en función de la información que ha añadido sobre la categoría de su negocio (por ejemplo, si selecciona «Gimnasio», SimplyBook.me destaca la venta de membresías, la oferta de clases y la inclusión de múltiples ubicaciones).

Y dado que SimplyBook.me es tan consciente de la comunidad empresarial global, sólo tiene sentido que ofrezca integraciones de Facebook e Instagram, también, para las personas que hacen la mayor parte de su negocio a través de la red social.

SimplyBook.me también ofrece un panel de control e informes para que pueda supervisar su negocio. Puede ver cuántas reservas se han cancelado, la carga de trabajo por empleado, los comentarios en línea de su negocio, así como todos los recordatorios de mensajes de texto que han salido de su cuenta.

Puede aprender cómo otras personas utilizan SimplyBook.me junto con otras aplicaciones de negocios explorando las integraciones Zapier de SimplyBook.me. Automatice y personalice sus confirmaciones de reserva, añada citas a todos sus calendarios y mucho más.

Sistemas de pago soportados: 2Checkout, Adyen, Alipay, Asiapay, Authorize.net, Blockchain, Borgun, Braintree, CCAvenue, Dwolla, ECPay, Gocoin, Korta.is, Liqpay, Mollie, NewebPay, Pagar.Me, Payfast, Payfort, PayGate, Paymentwall, PayPal, paysafecard, PayTabs, PayU Latin America, Pin Payments, Robokassa, Skrill, Square, Stripe, Swish, TapPay, Worldpay y Zozo.

Calendarios soportados: Google Calendar, Outlook

Precios de SimplyBook.me: Gratuito; planes de pago desde 9$.90€/mes

Mejor app de programación de citas para gestionar la relación con los clientes

vcita (Web, iOS, Android)



vcita es toda una suite de herramientas en la nube para empresas, e incluye dos que son para reservar y gestionar citas: Portal del Cliente y Programación. Es muy fácil empezar a utilizar vcita, aunque es algo más difícil personalizar la aplicación en profundidad según tus necesidades. Además, ofrece herramientas de facturación, generación de clientes potenciales y campañas de marketing por correo electrónico y SMS.

Uno de los puntos de venta de usar vcita para la programación de citas es que te ayuda a desarrollar relaciones con los clientes. Algunas de las herramientas no son estrictamente exclusivas de vcita, ya que otras aplicaciones de programación de citas te permiten mantener notas sobre tus clientes. Pero vcita te permite subir archivos adjuntos, ver tu historial con el cliente, e incluso importar tu lista de clientes desde otra aplicación. vcita también te da una bandeja de entrada donde puedes interactuar con los clientes sobre la reprogramación de citas, cancelaciones y otros detalles. Puedes escribir correos electrónicos y mensajes de texto que se envíen como campaña a tu lista de clientes para promocionar nuevos servicios, ofrecer ofertas especiales existentes, o simplemente empujarlos a programar su próxima cita.

Después de que se produzca una cita, recibirás un correo electrónico de vcita preguntando si te gustaría realizar alguna de las siguientes acciones a continuación: establecer una nueva cita con el cliente, enviar un mensaje de agradecimiento, o registrarla como una cita perdida. Estos avisos te ayudan a mantenerte comprometido con los clientes y activo en la gestión de tu negocio de forma eficiente.

También tienes la opción de crear un portal de clientes seguro en el que tus clientes habituales puedan iniciar sesión para gestionar su información y sus citas. La app funciona con QuickBooks, Weebly, Wix, WordPress, Zoom y otras herramientas. Además, si hay otras herramientas de negocio que te gustaría integrar, puedes hacerlo conectando vcita a Zapier. Aquí tienes un par de ejemplos.

Sistemas de pago soportados: PayPal, Stripe, Square

Calendarios soportados: Google, iCloud, Outlook, Outlook.com

Precios de la vcita: 19$/mes cuando se factura anualmente sólo para la programación; planes con todas las funciones desde 45 $/mes cuando se factura anualmente

Mejor app de programación de citas para optimizar tu agenda

Genbook (Web, iOS, Android)



La app de reserva de citas Genbook se diferencia de otras apps de su clase en un aspecto importante: es el único servicio de la lista que ofrece una función de «Reservas de última hora», diseñada para ayudarte a optimizar tu agenda. Cuando usted activa esta función, Genbook llena automáticamente sus espacios de citas vacíos y que expiran con clientes que pagan ofreciendo descuentos de última hora. Usted tiene control total sobre el importe del descuento y puede especificar si el descuento es válido «sólo hoy» o durante las próximas 24, 48 o 72 horas. A continuación, Genbook promocionará y destacará esta disponibilidad de última hora en la app de reservas de Genbook y en su página web de reservas.

Genbook también ofrece un puñado de pequeñas pero únicas características. Por ejemplo, puede bloquear su calendario o indicar que está desconectado o ausente pasando el ratón por encima del día y la hora adecuados en su calendario y haciendo clic en su estado (bloqueado, desconectado o ausente). Esto contrasta con otras aplicaciones que suelen obligarte a crear manualmente una cita «bloqueada» o a hacer clic en los detalles de cada día. También puede habilitar una lista de espera y crear una ventana de reserva prioritaria para los clientes de la lista de espera, para que puedan reservar una cita antes de que usted abra su agenda a todo el mundo.

Los clientes pueden programar una cita a través de su página de reservas en línea, la aplicación Genbook, Facebook e Instagram. También puede incrustar un botón de «Reservar ahora» en su sitio web. Una vez que las citas comienzan a rodar, la pestaña de análisis le da una visión general de alto nivel de los ingresos y las citas por servicio o personal, así como una visión más granular de los ingresos por promedios diarios, promedios de citas, y más.

Sistemas de pago compatibles: Stripe, Square

Calendarios soportados: Google, iCloud, Outlook

Precios de Genbook: Comienza en $25/mes cuando se factura anualmente para el plan Solo

Ya sea que manejes un negocio basado en clientes por tu cuenta o con la ayuda de muchos miembros del personal, puedes encontrar la aplicación adecuada para ayudarte a administrar las citas de tus clientes. El uso de una herramienta de reserva de citas con todas las funciones también puede reducir el número de inasistencias y cancelaciones tardías, y puede ayudarle a recuperar los gastos de cancelación fácilmente asegurando una retención de la tarjeta de crédito en el momento de la reserva.

Escrito originalmente por Emily Irish y publicado en 2017, este artículo fue actualizado en 2019 por Jill Duffy y más recientemente en agosto de 2020.