Una factura es un documento que se envía a un comprador y que especifica el importe y el coste de los productos o servicios que ha prestado un vendedor
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Una factura indica lo que debe pagar el comprador según las condiciones de pago del vendedor. Las condiciones de pago suelen especificar el período de tiempo que un comprador tiene para enviar el pago al vendedor por los bienes y/o servicios que ha adquirido.
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Una factura proporciona una cuenta detallada de los productos o servicios y un conjunto de otra información que puede variar un poco dependiendo de los requisitos en el país que se emite la factura y el tipo de producto o servicio que se vende.
Qué debe incluir una factura
Por lo general, una factura incluirá un los siguientes puntos de información para que se consideren facturas legales:
- La palabra ‘Factura’
- Un número de referencia único: el número de factura
- La fecha de envío o entrega del producto (o la fecha de prestación del servicio)
- La fecha de envío de la factura
- Los datos de contacto y el nombre del vendedor
- El nombre y los datos de contacto del comprador
- Las condiciones de pago (que expliquen el medio de pago, cuándo debe recibirse la suma, cualquier detalle de descuento por pronto pago, tasas por retraso, etc.)
- Una línea que detalle el producto/servicio
- El coste por unidad del producto (si se aplica)
- El importe total que se debe
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Por qué es importante la facturación
Una factura es un pilar del proceso de venta. Es el documento principal que sirve de factura por el servicio o los productos que tu negocio ha prestado. Una factura correctamente creada es un documento legal que proporciona un acuerdo vinculante.
Las facturas son importantes no sólo para llevar un control de las ventas y los pagos, desde los saldos hasta los niveles de stock, sino que también pueden utilizarse en el caso de que un pago esté atrasado o falte y se siga con acciones más formales. Lea más sobre los pasos a seguir en caso de retraso en el pago de su factura en nuestro blog: ‘No está por la labor’.
Factura de venta vs. factura de compra
Una factura muestra el pago que un comprador debe a un vendedor. Desde el punto de vista del vendedor, una factura por la venta de bienes y/o servicios se denomina factura de venta.
Desde el punto de vista del comprador, una factura por el coste de los bienes y/o servicios prestados se denomina factura de compra.
Facturación online
Hoy en día, el software de facturación online facilita la creación y el envío de facturas. El software en línea basado en la nube está disponible en cualquier momento y en cualquier lugar en el que tenga una conexión a Internet y un smartphone, una tableta o un ordenador.
Un buen software de facturación proporciona plantillas de facturas que se adhieren a los requisitos legales, así como al IVA de una factura en el país en el que se encuentra su negocio, lo que significa que no hay preocupaciones sobre si ha incluido todos los detalles que necesita su factura.