Tanto el W-9 como el 1099 son tipos de declaraciones informativas que el IRS exige cuando un contratista realiza un trabajo remunerado para una empresa. La diferencia entre el 1099 y el W-9 es sencilla: el contratista rellena el formulario W-9 para proporcionar información a la empresa para la que trabaja, y esa empresa informa posteriormente de los ingresos anuales del contratista en el formulario 1099. Si usted es propietario de una pequeña empresa que utiliza contratistas, puede utilizar esta guía para aprender rápidamente sobre el uso de estos dos formularios de impuestos.
La diferencia entre un contratista y un empleado
Para entender el propósito de W-9 y 1099, primero tendrá que saber cómo distinguir un contratista de un empleado. Desde la perspectiva del IRS, tanto «empleado» como «contratista» son clasificaciones de trabajadores. La distinción puede ser sutil a veces porque un contratista a veces puede realizar el mismo tipo de trabajo que un empleado.
El diferenciador clave es que los contratistas -es decir, los trabajadores por cuenta propia que podrían referirse alternativamente a sí mismos como contratistas independientes, autónomos o propietarios únicos- son contratados para proporcionar un producto fijo a usted, pero tienen control sobre cuándo y cómo hacen el trabajo. Un empleado, por el contrario, tiene una relación más fija con un empleador, probablemente con un horario definido, y tiene derecho a prestaciones como el seguro médico o los planes 401(k).
Las empresas están obligadas a hacerse cargo de las retenciones fiscales de los empleados y a pagar los impuestos de la Seguridad Social y Medicare sobre sus salarios. Los contratistas tienen la responsabilidad de pagar su propio impuesto sobre la renta estatal y federal y, en consecuencia, pueden hacer deducciones empresariales, como los costes de mantener una oficina en casa.
Los requisitos del formulario de impuestos para subcontratistas del IRS son los mismos que para los contratistas. La entidad que paga al subcontratista será la que se ocupe de sus formularios de impuestos.
Términos importantes para los formularios del IRS para empresas
Las empresas necesitan seguir la ley de impuestos al pie de la letra, y todo comienza con la identificación de las entidades imponibles correctamente. El IRS se refiere a las entidades imponibles, ya sean individuos o empresas, utilizando su número de identificación del contribuyente (TIN).
Hay dos tipos de TIN que pueden aplicarse a los trabajadores individuales contratados. Si su contratista tiene un negocio que ha registrado en el IRS, se le habrá dado un número de identificación de empleador (EIN) -aunque ese negocio sea una empresa individual sin otros empleados. Si un contratista no ha registrado una empresa y simplemente trabaja como autónomo, utilizará su número de la seguridad social para la declaración de impuestos. TIN, EIN y SSN son todos los términos que verá en los formularios W-9 y 1099.
¿Qué es un formulario W-9?
El formulario fiscal W-9 es un documento de una sola página titulado «Solicitud de información y certificación del contribuyente». Los requisitos del W-9 son básicos, revelando la información fiscal identificativa de un contratista. Esto incluye el nombre legal, la dirección y el número de la seguridad social de los individuos que no tienen una entidad comercial registrada. Las personas físicas con una empresa registrada también deben proporcionar el nombre de la empresa y el EIN.
Si el contratista tiene un EIN, no necesita proporcionar también su número de seguridad social. Un número de identificación es todo lo que se requiere para asegurar que el IRS tiene la información correcta.
El formulario W-9 termina con una declaración firmada por el contratista de que han introducido la información con veracidad y que están autorizados a trabajar en los Estados Unidos.
¿Quién está obligado a llenar un formulario W-9 del IRS?
Cualquier persona que no sea empleada y que probablemente vaya a realizar un trabajo de más de 600 dólares para usted antes de fin de año debe rellenar un formulario W-9. Si un contratista no le presenta un W-9, usted está obligado por ley a retener el 28% de sus ganancias para impuestos. El W-9 es sólo para personas físicas; otras empresas que trabajan para usted no necesitan presentar este formulario.
¿Qué es un formulario 1099?
El formulario 1099-MISC es un documento de una sola página titulado «Ingresos varios». Hay otros formularios 1099 emitidos por el IRS para tipos de «ingresos adicionales», pero el 1099-MISC es el que se utiliza para los contratistas. Las casillas que no hay que rellenar en el formulario le resultarán obvias: como «alquileres», «regalías», «pagos de paracaídas dorados», «ingresos del seguro de cosechas» o incluso «ingresos de barcos de pesca».»
La información clave del formulario consiste en los números de identificación fiscal tanto de la entidad pagadora como del beneficiario, y la cantidad total pagada durante el año.
Cuándo emitir un 1099
Una simple regla rige cuándo utilizar un 1099: Prepare uno para cada contratista que haya ganado más de 600 dólares de su negocio en el curso de un solo año fiscal. Rellénelo lo antes posible después del 31 de diciembre, ya que la fecha límite para entregarlo a su contratista es el 31 de enero. Esta es la misma fecha límite que el IRS utiliza para los empleadores obligados a enviar los formularios W-2 a los empleados.
Cómo utilizar los formularios W-9 y 1099 juntos
La mejor práctica para las empresas es pedir a los contratistas que rellenen un formulario W-9 el día que los contrate. Aunque no tendrá que presentar el W-9 al IRS, necesitará esa información más tarde para rellenar el 1099 del contratista. Manténgalo archivado para poder resucitarlo a final de año.
Asegúrese de emitir esos formularios 1099 a sus contratistas tan pronto como pueda en enero, y como muy tarde el 31 de enero. Sus contratistas dependen de usted para que les entregue los formularios del IRS a tiempo para cumplir con sus obligaciones de declaración de impuestos.
Un rápido truco para contratistas
Si usted es un contratista y las empresas le contratan para nuevos trabajos con frecuencia, puede guardar un W-9 sin firmar y escaneado en su ordenador o en la nube. Así, lo único que tienes que hacer es imprimir, firmar y escanear uno cada vez que lo necesites.
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