La función del gestor de productos se creó originalmente para gestionar la complejidad de las líneas de productos de una empresa, así como para garantizar que esos productos fueran rentables. Los gestores de productos pueden tener orígenes muy diversos, ya que sus principales habilidades implican trabajar bien con los clientes y comprender los problemas que el producto pretende resolver.
Un gestor de productos es responsable de orquestar las diversas actividades asociadas a garantizar que se entregue un producto que satisfaga las necesidades de los usuarios. El papel de un gestor de productos de software varía a medida que el software avanza a lo largo de su ciclo de vida; al principio del proceso de desarrollo, el gestor de productos se reúne con el público al que va dirigido el producto para participar en la obtención de requisitos, mientras que más adelante en el ciclo de vida el enfoque principal del gestor de productos puede ser la prueba de aceptación del producto. A lo largo de todas las etapas del proceso de desarrollo del producto, el jefe de producto representa las necesidades de los usuarios finales, evalúa las tendencias del mercado y la competencia, y utiliza esta información para determinar qué características construir. Por ejemplo, un gestor de producto puede decidir que una característica es necesaria porque los usuarios la piden o porque la característica es necesaria para seguir siendo competitivo. Para facilitar este proceso de toma de decisiones, el jefe de producto puede establecer una visión del producto o un marco general para tomar decisiones sobre el mismo. El jefe de producto también garantiza un ambiente de cohesión y colaboración centrada entre todos los miembros del equipo, todo ello en aras de impulsar el producto. A menudo se piensa que los gestores de producto se sitúan en la intersección entre el negocio, el diseño y la tecnología.
Dentro de un entorno de desarrollo de software ágil, responsabilidades similares son asumidas por un propietario de producto, un rol de proyecto que puede ser realizado por un gestor de producto que es el rol correspondiente en una organización. Mientras que el gestor del producto tiene una perspectiva estratégica y a largo plazo con un fuerte enfoque en el éxito de mercado de un producto, un propietario del producto tiene como objetivo maximizar el valor de negocio del producto o incremento creado por un proyecto ágil que puede incluir beneficios dentro de una organización y no se relaciona explícitamente con la comerciabilidad de un producto. Por lo tanto, un propietario de producto se centra principalmente en el desarrollo de un producto, mientras que un gestor de producto tiene una perspectiva más holística. Otra diferencia es el enfoque temporal de ambas funciones: un proyecto tiene una duración determinada, lo que limita la responsabilidad de un propietario de producto en un proyecto al marco temporal del mismo. Por el contrario, la función de gestor de productos requiere una perspectiva a largo plazo y a menudo no implica ninguna caducidad. El papel de propietario del producto en un proyecto puede ser desempeñado por una persona con un papel de gestor de productos en la organización, lo que puede ayudar a garantizar una implementación exitosa de las consideraciones estratégicas durante el desarrollo operativo de un producto.
Las responsabilidades del día a día de un propietario de producto/gestor de producto dentro de un proyecto ágil incluyen la creación y priorización del backlog del producto, que es una lista de cosas que debe hacer el equipo de desarrollo, con el fin de maximizar el valor empresarial creado por el proyecto. El backlog del producto suele estar formado por historias de usuario, «un marcador de posición para una conversación entre el gestor de producto… y el equipo de desarrollo». Se trata de breves descripciones narrativas de lo que debe hacer una función, incluida una lista de comprobación de los elementos que deben estar presentes para que la función se considere realizada, denominados criterios de aceptación. Los desarrolladores y diseñadores se encargan de los detalles del desarrollo de la función. Al final del sprint de desarrollo, el gestor del producto es responsable de verificar que se han cumplido los criterios de aceptación; sólo entonces se termina oficialmente el trabajo sobre la función.