Guinguette Marais Poitevin

Imagina que tu jefe te ha pedido que prepares una presentación importante para la próxima reunión de la junta directiva.

Sólo tienes unos días para prepararla, tu carga de trabajo ya es alta y tienes muchas otras tareas urgentes en tu lista de tareas. Debido a esto, estás ansioso, no puedes concentrarte y todo parece distraerte.

Los factores de estrés de tiempo son algunas de las fuentes de presión más generalizadas en el lugar de trabajo, y se producen como resultado de tener demasiado que hacer, en muy poco tiempo. Así que, ¿cómo puede vencer este estrés, y entregar las cosas que son esenciales para hacer un buen trabajo?

El Principio de Urgencia/Importancia de Eisenhower le ayuda a pensar en sus prioridades, y a determinar cuáles de sus actividades son importantes y cuáles son, esencialmente, distracciones.

¿Qué son las actividades «urgentes» e «importantes»

En un discurso pronunciado en 1954 ante la Segunda Asamblea del Consejo Mundial de Iglesias, el ex presidente de Estados Unidos Dwight D. Eisenhower, que citaba al Dr. J. Roscoe Miller, presidente de la Universidad Northwestern, dijo: «Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes». Se dice que este «Principio Eisenhower» es la forma en que organizaba su carga de trabajo y sus prioridades.

Reconoció que una gran gestión del tiempo significa ser eficaz además de eficiente. En otras palabras, debemos dedicar nuestro tiempo a las cosas que son importantes y no sólo a las que son urgentes. Para ello, y para minimizar el estrés de tener demasiados plazos ajustados, debemos entender esta distinción:

• Las actividades importantes tienen un resultado que nos lleva a conseguir nuestros objetivos, ya sean estos profesionales o personales.
• Las actividades urgentes exigen una atención inmediata, y suelen estar asociadas a la consecución de objetivos ajenos. Suelen ser en las que nos concentramos y exigen atención porque las consecuencias de no atenderlas son inmediatas.

Cuando sabemos qué actividades son importantes y cuáles son urgentes, podemos superar la tendencia natural a centrarnos en actividades urgentes sin importancia, de modo que podamos despejar el tiempo suficiente para hacer lo que es esencial para nuestro éxito. Esta es la forma de pasar de «apagar incendios» a una posición en la que podamos hacer crecer nuestros negocios y nuestras carreras.

Cómo utilizar el principio de Eisenhower

Para utilizar este principio, haz una lista de todas las actividades y proyectos que crees que tienes que hacer. Intenta incluir todo lo que te ocupa el tiempo en el trabajo, por poco importante que sea. (Si gestionas tu tiempo utilizando una lista de tareas o un programa de acción, ya habrás hecho esto).

A continuación, piense en cada actividad y póngala en una de las cuatro categorías, como se muestra en la figura 1, a continuación:

Figura 1 – Principio de urgencia/importancia de Eisenhower



A continuación, utilice las estrategias descritas a continuación para programar sus actividades.

Importante y urgente

Hay dos tipos distintos de actividades urgentes e importantes: las que no ha podido prever, y otras que ha dejado para el último momento.

Puede eliminar las actividades de última hora planificando con antelación y evitando la procrastinación.

Sin embargo, no siempre puede predecir o evitar algunos problemas y crisis. En este caso, el mejor enfoque es dejar algo de tiempo en su agenda para manejar asuntos inesperados y actividades importantes no planificadas. (Si surge una crisis importante, entonces tendrá que reprogramar otras tareas.)

Si tiene muchas actividades urgentes e importantes, identifique cuáles de ellas podría haber previsto, y piense en cómo podría programar actividades similares con antelación, para que no se conviertan en urgentes.

Importantes pero no urgentes

Estas son las actividades que te ayudan a conseguir tus objetivos personales y profesionales, y a completar trabajos importantes.

Asegúrate de que tienes tiempo suficiente para hacer estas cosas correctamente, para que no se conviertan en urgentes. Además, recuerde dejar suficiente tiempo en su agenda para hacer frente a problemas imprevistos. Esto maximizará tus posibilidades de mantenerte en el camino, y te ayudará a evitar el estrés de que el trabajo se convierta en algo más urgente de lo necesario.

Tareas no importantes pero urgentes

Las tareas urgentes pero no importantes son cosas que te impiden alcanzar tus objetivos. Pregúntate si puedes reprogramarlas o delegarlas.

Una fuente común de este tipo de actividades son otras personas. A veces es adecuado decir «no» a la gente con educación, o animarles a que resuelvan el problema ellos mismos. (Nuestro artículo «‘Sí’ a la persona, ‘No’ a la tarea» le ayudará en este caso.)

¿Ha encontrado este artículo útil?

Puede aprender otras 63 habilidades de gestión del tiempo, como ésta, uniéndose al Club de Herramientas Mentales.

¡Únase hoy al Club de Herramientas Mentales!





Obtenga el boletín gratuito

Aprenda nuevas habilidades profesionales cada semana, además de obtener un cuaderno de trabajo de gestión del tiempo adicional, ¡gratis!

Lea nuestra Política de Privacidad

Alternativamente, intente tener franjas horarias en las que esté disponible, para que la gente sepa que puede hablar con usted entonces. Una buena forma de hacerlo es organizar reuniones periódicas con quienes te interrumpen a menudo, para que puedas tratar todos sus asuntos a la vez. Así podrás concentrarte en tus actividades importantes durante más tiempo.

No importantes y no urgentes

Estas actividades no son más que una distracción: evítalas si es posible.

Puedes simplemente ignorar o cancelar muchas de ellas. Sin embargo, algunas pueden ser actividades que otras personas quieren que hagas, aunque no contribuyan a tus propios resultados deseados. De nuevo, diga «no» educadamente, si puede, y explique por qué no puede hacerlo.

Si la gente ve que usted es claro sobre sus objetivos y límites , a menudo evitarán pedirle que haga actividades «no importantes» en el futuro.

Puntos clave

El Principio de Urgencia/Importancia de Eisenhower le ayuda a identificar rápidamente las actividades en las que debe centrarse, así como las que debe ignorar.

Cuando utiliza esta herramienta para priorizar su tiempo, puede ocuparse de los asuntos verdaderamente urgentes, al mismo tiempo que trabaja para conseguir objetivos importantes a más largo plazo.

Para utilizar la herramienta, haga una lista de todas sus tareas y actividades, y ponga cada una en una de las siguientes categorías:

• Importante y urgente.
• Importante pero no urgente.
• No importante pero urgente.
• No importante y no urgente.

A continuación, programe las tareas y actividades en función de su importancia y urgencia.

Infografía

Haz clic en la siguiente imagen para ver nuestra infografía sobre el Principio de Urgencia/Importancia de Eisenhower:



.