Antes, en las grandes organizaciones, se utilizaban diferentes sistemas de información para servir a diferentes funciones empresariales como ventas, marketing, producción, fabricación, etc., por separado.
Los procesos empresariales de cada función empresarial eran dispares y no eran capaces de compartir información entre sí. A los directivos les resultaba difícil reunir los datos fragmentados en sistemas separados para presentar una imagen global de las operaciones de la organización y tomar decisiones a nivel de toda la empresa.
En el momento en que un cliente hace un pedido, por ejemplo, es posible que el vendedor no pueda decirle si los artículos deseados están en el inventario o se van a producir.
Para superar estas dificultades, en los últimos años, muchas organizaciones han optado por sustituir varios sistemas de información distintos por un único sistema integrado que pueda dar soporte a las actividades de las diferentes funciones empresariales. Estos sistemas se denominan sistemas empresariales.
Resumen de los sistemas empresariales
Un sistema empresarial, también conocido como sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), es un sistema de información multifuncional que proporciona coordinación e integración en toda la organización de los procesos empresariales clave y ayuda a planificar los recursos de una organización.
Con la ayuda de los sistemas de planificación de recursos empresariales, la información puede fluir sin problemas en toda la empresa. Además, los diferentes procesos empresariales de ventas, producción, fabricación, logística y recursos humanos pueden integrarse en los procesos empresariales de toda la organización.
Un sistema ERP está dirigido por la suite de software ERP -un conjunto de módulos de software integrados- y una base de datos centralizada común. Los módulos de software soportan los procesos empresariales básicos bajo diferentes áreas funcionales y la base de datos almacena los datos y los alimenta a varias aplicaciones que soportan las actividades empresariales internas.
Algunos ejemplos de procesos empresariales soportados por el software ERP incluyen las cuentas por pagar, el libro mayor, la gestión del efectivo y la previsión, la administración del personal, la nómina, la gestión del tiempo, la gestión del inventario, la fijación de precios de los productos, la facturación, etc. En un principio, el software ERP se diseñó para automatizar los procesos empresariales internos de una empresa, pero ahora también puede comunicarse con los clientes, los proveedores y otros socios comerciales.
Para implantar los sistemas ERP, las organizaciones tienen que identificar los procesos empresariales que se van a automatizar y, a continuación, asignar esos procesos a los procesos que proporcionan los sistemas ERP.
Todo esto requiere un gran esfuerzo. Además, las organizaciones pueden encontrar que los procesos de negocio de estos sistemas no son capaces de soportar la forma en que funcionan los procesos de negocio de esa organización.
En estos casos, el software puede necesitar ser personalizado para satisfacer los requisitos de las organizaciones. Esto no sólo puede deteriorar el rendimiento del sistema, sino que también debe comprometer la integración de la información y los procesos.
Por lo tanto, para obtener el máximo beneficio del software de planificación de recursos empresariales, las organizaciones deben cambiar su forma de trabajar de acuerdo con los procesos de negocio del software en lugar de personalizar el software.
Los sistemas de planificación de recursos empresariales, de gestión de la cadena de suministro y de gestión de las relaciones con los clientes son ejemplos de sistemas empresariales.
Estos sistemas se utilizan como eje central de mando para ayudar a automatizar el negocio y facilitar la elaboración de informes y la toma de decisiones.
Hoy en día, existe una variedad de software ERP ofrecido por diferentes proveedores de software en el mercado.
Algunos de los principales software de planificación de recursos empresariales junto con sus proveedores son:
4 beneficios de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)
- Comunicar la información crítica de toda la empresa sobre el rendimiento del negocio a los gerentes de toda la organización rápidamente, para permitirles tomar mejores decisiones y en el momento adecuado.
- Reducir el coste del procesamiento de las transacciones, el hardware, el software y el personal de soporte de TI de forma significativa.
- Mejorar la calidad y la eficiencia del servicio al cliente, la producción y la distribución mediante la integración de los procesos empresariales internos de la empresa en ventas, finanzas, producción, logística personalizada, etc.
- Ayudar a crear una cultura organizativa más uniforme en la que todos utilicen un tipo de procesos e información similar para hacer negocios.
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