3 beneficios de usar una factura proforma
Aunque algunos propietarios de negocios pueden considerar innecesario crear y enviar una factura proforma, existen algunos beneficios de usar este tipo de factura.
Proporcionan detalles relevantes antes de la entrega
Una factura pro forma proporciona a sus clientes muchos de los detalles que se encontrarán en la factura final, incluyendo un desglose de todos los artículos pedidos y su coste. También deben incluirse todos los términos de venta relevantes.
No necesitará añadir términos finales como la fecha de vencimiento o un número de factura hasta que se cree la factura final. Además, las facturas proforma pueden utilizarse para notificar a los clientes sobre las fechas de entrega previstas.
Proporciona un nivel de compromiso tanto del comprador como del vendedor
Aunque no es vinculante, una factura proforma indica un nivel informal de compromiso tanto del comprador como del vendedor. Una factura pro forma también puede doblar como una cotización u orden de compra para su cliente, que en muchos casos puede ser una necesidad para que se apruebe la venta y se pague la factura final.
Puede servir como una herramienta de negociación
Dado que una factura pro forma proporciona toda la información relevante de la venta, también proporciona la oportunidad para que tanto el comprador como el vendedor hagan cualquier cambio. Mientras que esto puede resultar más beneficioso para su cliente, también puede ayudar a construir la lealtad del cliente en el largo plazo.
Un ejemplo de una factura pro forma
Una factura pro forma tendrá casi todos los mismos detalles que una factura regular tendrá a excepción de un número de factura. Las facturas pro forma también pueden mostrar la información de envío para asegurarse de que el envío puede pasar la aduana sin problemas (el software de facturación puede ayudar con esto).
Una factura pro forma es útil para los envíos al extranjero porque proporciona detalles sobre los artículos y el motivo de la exportación. Fuente: Templatedocs.net.
Tenga en cuenta que la factura pro forma no se considera una factura pro forma, ni ofrece términos pro forma ni una opción de pago pro forma porque está diseñada para ser utilizada sólo con fines informativos. Sólo una factura normal debe incluir estos elementos.
Otra ocasión en la que una factura proforma puede resultar útil es cuando vende bienes a sus clientes en consignación. El ejemplo siguiente ilustra cómo se puede utilizar una factura pro forma para las ventas en consignación.
Una factura pro forma se utiliza a menudo cuando las mercancías se envían en consignación. Fuente: benchaccounting.com.
Una vez finalizados los números de consignación, se enviaría una factura regular para el pago de cualquier artículo que se haya vendido.
Cuándo se debe utilizar una factura pro forma sobre una factura regular
Una factura pro forma nunca sustituye a una factura regular, sino que se utiliza además de una factura regular. Una factura pro forma no es necesaria para todas las ventas, pero puede ser útil en determinadas circunstancias.
Si se requiere una factura provisional de venta
Una factura pro forma proporciona a sus clientes una relación detallada de la venta antes de su finalización. Esta información puede ser valiosa -o a veces incluso necesaria- para tus clientes.
Por ejemplo, si estás vendiendo a alguna agencia gubernamental, una factura pro forma les proporcionará los detalles de la venta que necesitan para que la venta final sea aprobada. Una factura pro forma también le da a su cliente una mirada final a los términos de la venta, incluyendo el precio y las condiciones de pago, proporcionando una oportunidad para hacer cualquier cambio o ajuste de última hora a un pedido.
Para fines de envío internacional
Uno de los usos más beneficiosos de una factura pro forma es para el envío internacional. Dado que la factura proforma contiene todos los detalles necesarios para agilizar el paso por la aduana, muchas empresas utilizan estas facturas con los envíos internacionales. Esto proporciona a sus clientes una factura estándar una vez que el producto ha pasado por los clientes y ha sido recibido.
Cuando se venden artículos en consignación
Vender en consignación es siempre un negocio complicado ya que sólo se puede facturar por los artículos que se han vendido. Es entonces cuando una factura pro forma es muy útil. La factura pro forma le permite enviar una especie de factura preliminar a su cliente detallando los artículos enviados, permitiéndole luego proporcionarle una factura regular una vez que los artículos hayan sido vendidos.
Las facturas pro forma pueden ser útiles
No todos los negocios necesitan usar facturas pro forma. Por ejemplo, si proporciona servicios de limpieza a sus clientes, es probable que ni usted ni su contable necesiten nunca preparar una factura pro forma para sus clientes.
Sin embargo, para aquellos que venden al extranjero, en consignación, o a empresas que requieren un acuerdo más formal antes de finalizar una venta, saber cómo crear una factura pro forma es una necesidad.