¿Qué es una RFI?
En la construcción, RFI es una abreviatura de Solicitud de Información. Se refiere a una solicitud de detalles o información adicional sobre un aspecto del proyecto que necesita aclaración. Los RFIs pueden ser enviados a, o desde, cualquier persona involucrada en el proyecto de construcción, incluyendo el propietario, el gerente de construcción, el contratista general, el arquitecto, el diseñador, los proveedores y los subcontratistas.
Usualmente, un RFI se envía cuando una parte necesita información crítica para proceder o tomar una decisión. Algunas de las razones comunes por las que alguien enviaría un RFI incluyen:
- Existe información faltante, incompleta o incorrecta en las especificaciones y documentos del proyecto.
- Los detalles del plan deben ser cambiados debido a un defecto de diseño, disponibilidad de materiales, costos u otra razón.
- Se deben hacer actualizaciones a los planes en base a información nueva o previamente no disponible sobre el sitio del proyecto.
- Los cambios solicitados por los propietarios, diseñadores o contratistas deben hacerse oficiales.
- Un detalle dentro de las especificaciones del plan podría ser incorrecto y necesita ser revisado.
- Un diseñador, ingeniero o contratista necesita detalles sobre posibles materiales o equipos de un proveedor.
- Formalizar la solicitud de información adicional o cambios en los planes
- Documentar la preocupación por los materiales o las estimaciones de costes
- Compartir la información y destacar los cambios a todos los actores clave del proyecto
- Utilice un formato limpio/simple
- Siga un formato consistente y una convención de nomenclatura
- Haga una pregunta o solicite información muy específica
- Sea específico
- Provea un contexto completo y preciso de la situación o la pregunta
- Mantenga un tono profesional y considerado
- Incluya documentos, imágenes o vídeos adjuntos, cuando sea necesario
- Sugerir una solución o posible explicación a la pregunta o cuestión
- Proporcionar una cantidad de tiempo específica, pero justa, para responder a la solicitud
- Categoría:Glosario
Una RFI puede crearse por un sinfín de razones, y el proceso de creación y envío de la solicitud cumple múltiples objetivos:
Todo esto ayuda a que el proyecto avance sin problemas y limita la responsabilidad legal y financiera de los grupos que se ciñen al proceso de utilizar solicitudes formales de información.
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Cómo redactar una solicitud de información para la construcción
Para las organizaciones o proyectos que no cuentan con una plantilla formalizada, un software o unas directrices para crear y enviar una nueva solicitud de información, las personas podrían quedarse con la duda de cómo formular exactamente una solicitud de información eficaz. A continuación se exponen algunas de las mejores prácticas, extraídas de profesionales de la construcción con experiencia, sobre cómo elaborar una solicitud eficaz:
Las personas deben tener en cuenta que cualquier RFI que creen será un registro del progreso del proyecto y puede ser referido si surge cualquier problema legal, financiero o relacionado con el seguro. Seguir un proceso de RFI profesional y asegurarse de utilizarlo adecuadamente es una buena manera de mantenerse en el lado correcto de cualquier problema que pueda surgir.
Ejemplo de RFI de construcción
Este ejemplo utiliza una plantilla simple de RFI y muestra a un contratista general que solicita información al ingeniero del proyecto porque las especificaciones del plan no eran claras. Hay muchas formas de estructurar este tipo de solicitud, pero la mayoría de los profesionales coinciden en que lo más sencillo es lo mejor.
Documento de ejemplo de RFI
Plantilla gratuita de RFI para la construcción
Muchas organizaciones ya tendrán un proceso, plantilla o sistema digital para gestionar el proceso de RFI. Para aquellos que no tienen tales recursos a su alcance, hemos creado una sencilla plantilla de RFI para ayudar a empezar. Descargue o copie esta plantilla y ajústela para que se adapte a las características específicas de su organización o proyecto:
Plantilla de RFI para la construcción: Google Drive, Microsoft Word (.docx)
Gestión de RFIs con software
Para proyectos grandes (más de $1M), es probable que se envíen docenas, si no cientos, de RFIs entre los gerentes y miembros clave del equipo del proyecto, lo que puede crear un problema de gestión de documentos para los gerentes de proyecto y el resto del equipo.
Los profesionales de la construcción pueden recurrir a la tecnología moderna, en particular, a las herramientas de gestión de proyectos de construcción y de gestión de RFI, como Procore y Plangrid para ayudar a gestionar el proceso de RFI y otras partes del proyecto.