Pratique, guides étape par étape pour le FM occupé
July 2002
Facilities Management Defined
La croissance rapide de la gestion des installations a engendré un débat sur ce qu’est la gestion des installations et sur ce qui la différencie de la gestion immobilière. Mais que vous considériez le gestionnaire d’installations comme un concierge, un gestionnaire d’entreprise ou un stratège financier, la gestion des installations a assumé un rôle important dans la gestion des entreprises, grandes et petites. L’environnement du bâtiment est devenu un actif trop précieux et complexe pour être ignoré ou négligé, et sa gestion comporte à la fois de grands avantages potentiels et des risques.
Le terme de gestion des installations existe depuis longtemps, mais sa signification a considérablement changé au fil des ans. Autrefois, la gestion des installations ne concernait que l’entretien physique et le fonctionnement des bâtiments. Au fur et à mesure que ces activités sont devenues plus complexes et plus coûteuses, la gestion des installations a intégré des compétences provenant de plusieurs domaines traditionnels, tels que la gestion des affaires, l’architecture, l’ingénierie, l’immobilier, la construction et les ressources humaines.
L’Institut BOMI définit la gestion des installations comme le processus de coordination du lieu de travail physique avec les personnes et le travail d’une organisation. La fonction principale de la gestion des installations est de planifier, d’établir et de maintenir un environnement de travail qui soutient efficacement les buts et les objectifs de l’organisation.
La coordination et l’intégration entre des lignes disciplinaires traditionnellement séparées rendent les aspects professionnels de la gestion des installations différents des professions connexes. Les compétences de coordination et d’intégration d’un gestionnaire d’installations sont souvent comparées à celles d’un chef d’orchestre qui fait de la musique à partir de nombreux instruments différents joués par divers musiciens ayant des opinions divergentes sur la meilleure façon d’interpréter la partition écrite. La gestion des installations est à la fois une activité et une profession. En pratique, elle implique d’agir dans les deux sens. Les gestionnaires d’installations doivent planifier à l’avance plutôt que de réagir lorsqu’ils tentent de faire face à de nombreux événements.
L’étendue actuelle des fonctions de la gestion des installations englobe plusieurs domaines fondamentaux de l’activité de gestion. La liste suivante représente approximativement l’éventail de la plupart des départements de gestion des installations dans les grandes entreprises. Des listes similaires ont été publiées par diverses organisations de gestion des installations. Tous les gestionnaires d’installations n’exercent pas toutes les fonctions de cette liste, car le mélange de fonctions et de responsabilités est unique à chaque entreprise.
Exploitation et entretien des bâtiments
- gestion des systèmes des bâtiments tels que le CVC, l’électricité, la plomberie, la sécurité et, dans certains cas, le câblage des données et des télécommunications
- entretien des structures et des intérieurs des bâtiments, du mobilier et des équipements
- entretien des terrains, de l’aménagement paysager, et des améliorations du site
Immobilier
- gestion des actifs immobiliers et des portefeuilles immobiliers-location
- acquisition et cession de propriétés
- diligence raisonnable
Plan directeur immobilier
- mise en correspondance des avoirs immobiliers de l’entreprise avec les besoins immobiliers de l’entreprise en utilisant le plan d’affaires
Facteurs humains et environnementaux
- santé et sécurité des travailleurs
- pratiques et procédures réglementaires en matière d’indemnisation des travailleurs
- préparation aux situations d’urgence
- planification et rétablissement en cas de catastrophe
Gestion de projet
- préparation de plans d’installations
- planification et gestion de projets, programmes d’installations, services de conception, projets de construction et projets de réinstallation
Planification de l’espace
- représente un processus qui saisit les données sur l’offre et la demande, prépare les plans d’attribution de l’espace, et met en œuvre les plans
Activités de gestion de base
- organisation et planification d’un service de gestion des installations
- gestion du personnel de gestion des installations et du personnel externalisé
- administration et développement des politiques et procédures de gestion des installations, telles que les normes d’espace et le classement des ordres de travail et des demandes de projet
- gestion de la prestation des services de gestion des installations
Finances
- gestion des finances du service, y compris les budgets de fonctionnement et d’amélioration des immobilisations et la comptabilité des coûts et des dépenses
Évaluation de la qualité
- évaluation de la qualité et de l’efficacité des services de gestion des installations
- étalonnage
- gestion des audits gouvernementaux et d’entreprise des services et des projets de gestion des installations
- élaboration d’améliorations novatrices des services de gestion des installations
Communication
- orale, écrite et graphique
- présentations de problèmes à tous les niveaux de gestion
- élaboration de normes, de pratiques de travail et de procédures
- élaboration et gestion d’informations spécialisées et techniques dans un contexte de gestion
Soutien administratif général
- services de courrier et de reproduction, services de transport, services aux invités et d’accueil, services alimentaires, et autres
Comme vous pouvez le constater, les fonctions et les responsabilités des opérations liées aux installations sont plus importantes que celles de la plupart des services d’entreprise. Chaque composante, cependant, est une partie essentielle de la gestion des installations.