Les formulaires W-9 et 1099 sont tous deux des types de déclarations de renseignements que l’IRS exige lorsqu’un entrepreneur effectue un travail rémunéré pour une entreprise. La différence entre 1099 et W-9 est simple : l’entrepreneur remplit le formulaire W-9 pour fournir des informations à l’entreprise pour laquelle il travaille, et cette entreprise déclare plus tard les gains annuels de l’entrepreneur sur le formulaire 1099. Si vous êtes un propriétaire de petite entreprise qui fait appel à des entrepreneurs, vous pouvez utiliser ce guide pour apprendre rapidement à utiliser ces deux formulaires fiscaux.
La différence entre un entrepreneur et un employé
Pour comprendre le but du W-9 et du 1099, vous devrez d’abord savoir comment distinguer un entrepreneur d’un employé. Du point de vue de l’IRS, les termes « employé » et « entrepreneur » sont tous deux des classifications de travailleurs. La distinction peut parfois être subtile, car un entrepreneur peut parfois effectuer le même type de travail qu’un employé.
Le principal élément de différenciation est que les entrepreneurs – c’est-à-dire les travailleurs indépendants qui pourraient alternativement se désigner comme des entrepreneurs indépendants, des pigistes ou des propriétaires uniques – sont engagés pour vous fournir un livrable fixe, mais ils ont le contrôle sur le moment et la façon dont ils effectuent le travail. Un employé, en revanche, a une relation plus fixe avec un employeur, travaillant probablement des heures définies, et a droit à des avantages tels qu’une assurance médicale ou des plans 401(k).
Les entreprises sont tenues de s’occuper des retenues d’impôts pour les employés et de payer les impôts de Social Security et Medicare sur leurs salaires. Les entrepreneurs ont la responsabilité de payer leur propre impôt sur le revenu étatique et fédéral et peuvent par conséquent effectuer des déductions commerciales, telles que les coûts de maintien d’un bureau à domicile.
Les exigences de l’IRS en matière de formulaire fiscal pour les sous-traitants sont les mêmes que pour les entrepreneurs. L’entité qui paie le sous-traitant sera celle qui s’occupe de ses formulaires fiscaux.
Termes importants pour les formulaires IRS des entreprises
Les entreprises doivent suivre le droit fiscal à la lettre, et tout commence par l’identification correcte des entités imposables. L’IRS fait référence aux entités imposables, qu’il s’agisse de particuliers ou d’entreprises, en utilisant leur numéro d’identification de contribuable (NIC).
Il existe deux types de NIC qui peuvent s’appliquer aux travailleurs contractuels individuels. Si votre contractant a une entreprise qu’il a enregistrée auprès de l’IRS, il aura reçu un numéro d’identification d’employeur (EIN) – même si cette entreprise est une entreprise individuelle sans autre employé. Si un entrepreneur n’a pas enregistré d’entreprise et travaille simplement en tant qu’indépendant, il utilisera son numéro de sécurité sociale pour ses déclarations fiscales. TIN, EIN et SSN sont tous des termes que vous verrez sur les formulaires W-9 et 1099.
Qu’est-ce qu’un formulaire W-9 ?
Le formulaire fiscal W-9 est un document d’une page intitulé « Demande d’information et de certification du contribuable. » Les exigences du W-9 sont basiques, divulguant les informations fiscales d’identification d’un entrepreneur. Cela comprend le nom légal, l’adresse et le numéro de sécurité sociale des personnes qui n’ont pas d’entité commerciale enregistrée. Les personnes ayant une entreprise enregistrée doivent également fournir le nom de l’entreprise et le NIE.
Si l’entrepreneur a un NIE, il n’a pas besoin de fournir également son numéro de sécurité sociale. Un seul numéro d’identification suffit pour que l’IRS dispose des bonnes informations.
Le formulaire W-9 se termine par une déclaration signée de l’entrepreneur indiquant qu’il a saisi les informations de manière véridique et qu’il est autorisé à travailler aux États-Unis.
Qui doit remplir un formulaire W-9 IRS ?
Tout individu non employé qui est susceptible de faire plus de 600 $ de travail pour vous avant la fin de l’année doit remplir un formulaire W-9. Si un entrepreneur ne vous soumet pas un W-9, vous êtes tenu par la loi de retenir 28 % de ses gains pour les impôts. Le W-9 ne concerne que les particuliers ; les autres entreprises travaillant pour vous n’ont pas besoin de soumettre ce formulaire.
Qu’est-ce qu’un formulaire 1099 ?
Le formulaire 1099-MISC est un document d’une page intitulé « Revenus divers ». Il existe d’autres formulaires 1099 émis par l’IRS pour les types de « revenus supplémentaires », mais le formulaire 1099-MISC est celui utilisé pour les entrepreneurs. Les cases que vous n’avez pas besoin de remplir sur le formulaire seront évidentes pour vous – comme les « loyers », les « redevances », les « paiements de parachute doré », les « produits de l’assurance récolte » ou même les « produits des bateaux de pêche. »
Les informations clés du formulaire consistent en des NIF pour l’entité payante et le bénéficiaire, et le montant total payé pour l’année.
Quand émettre un 1099
Une règle simple régit quand utiliser un 1099 : Préparez-en un pour chaque entrepreneur qui a gagné plus de 600 $ de votre entreprise au cours d’une seule année fiscale. Remplissez-le dès que possible après le 31 décembre, car la date limite pour le remettre à votre entrepreneur est le 31 janvier. Il s’agit de la même date limite que l’IRS utilise pour les employeurs tenus d’envoyer des formulaires W-2 aux employés.
Comment utiliser les formulaires W-9 et 1099 ensemble
La meilleure pratique pour les entreprises est de demander aux entrepreneurs de remplir un formulaire W-9 le jour où vous les embauchez. Bien que vous n’ayez pas besoin de soumettre le W-9 à l’IRS, vous aurez besoin de ces informations plus tard pour remplir le 1099 de l’entrepreneur. Conservez-le dans vos dossiers pour pouvoir le ressusciter à la fin de l’année.
Veillez à émettre ces formulaires 1099 à vos entrepreneurs dès que vous le pouvez en janvier, et au plus tard le 31 janvier. Vos entrepreneurs comptent sur vous pour leur faire parvenir leurs formulaires IRS à temps afin qu’ils puissent remplir leurs obligations de déclaration fiscale.
Une astuce rapide pour les entrepreneurs
Si vous êtes un entrepreneur et que les entreprises vous engagent souvent pour de nouveaux travaux, vous pouvez conserver un W-9 non signé et scanné sur votre ordinateur ou dans le cloud. Ensuite, tout ce que vous avez à faire est d’en imprimer, signer et scanner un chaque fois que vous en avez besoin.
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