Guinguette Marais Poitevin

HotSchedules réussit beaucoup de choses. Ce logiciel de planification des employés et de planification des quarts de travail (qui commence à 40 $ par mois pour un emplacement et jusqu’à 30 utilisateurs) a beaucoup d’atouts. Par exemple, il permet aux employés d’avoir leur mot à dire sur leurs horaires, dispose d’applications mobiles entièrement fonctionnelles et offre une abondance de rapports. Mais il a aussi des défauts, notamment le fait que certaines parties de l’interface utilisateur (IU) de la version de bureau semblent dépassées par rapport aux IU plus fraîches de concurrents tels que Deputy, lauréat du prix de la rédaction (voir le site Deputy). Cela, plus l’absence d’essai gratuit et l’absence d’informations publiées sur les niveaux de prix supplémentaires, suffit à empêcher HotSchedules de se hisser au sommet de nos classements dans ce tour d’horizon.

Un autre point important à considérer est que HotSchedules est issu du secteur de la restauration et que nombre de ses fonctionnalités sont adaptées à ce secteur. Ce fait l’a aidé à accrocher de gros clients tels que Buffalo Wild Wings, Centertwist (Auntie Anne’s), Famous Dave’s et Sonic. Le module de planification, que la société a récemment reconstruit sur une nouvelle plate-forme avec une interface de programmation d’application (API) ouverte, fait partie de la suite de gestion de restaurant de HotSchedules, qui comprend d’autres modules individuels, notamment les opérations de back-office et la gestion des stocks. Les représentants de la société affirment que le logiciel est également utilisé dans d’autres secteurs, notamment l’hôtellerie, les jeux et la gestion des sports. Mais les clients en dehors de la verticale de la restauration voudront l’évaluer soigneusement pour s’assurer qu’il répondra à leurs besoins particuliers.

Aucune application mobile gratuite

Le haut de l’écran d’accueil de HotSchedules affiche un menu principal horizontal décoré dans le vert citron de la marque de fabrique de l’entreprise. Selon leur niveau d’accès, les managers, les planificateurs ou les administrateurs système voient des onglets pour Accueil, Paramètres, Messagerie, Personnel, Planification, Journal de bord et Rapports. Les employés ne voient que les onglets Accueil, Paramètres, Messages, Personnel et Journal de bord. L’aspect du site web est important car, même si HotSchedules a des applications Android et iOS, elles ne sont pas gratuites. Les employés ou leurs employeurs doivent payer 2,99 $ pour les télécharger sur iTunes ou Google Play. Le prix étant un obstacle à l’adoption, de nombreux employés choisiront probablement de renoncer à cette somme et de se connecter à partir du site Web mobile.

Une fois sur le site Web, les employés voient un écran d’accueil divisé en deux colonnes verticales ; celle de gauche est réservée à leur emploi du temps pour les deux semaines à venir et s’appelle « My Plate » (en hommage à l’héritage de la plateforme en matière de restauration). La colonne « Mon assiette » énumère les jours sous des titres noirs pleins, avec des sections lignées qui indiquent les quarts de travail. Les quarts de travail effectués par l’employé apparaissent en rouge. L’apparence rappelle légèrement les agendas hebdomadaires Daytimer que j’utilisais il y a longtemps, ce qui, désolé de le dire, lui donne un aspect vieillot. La colonne de droite contient des widgets pour le profil du travailleur, des vidéos, des messages privés et de groupe, et des sondages. Le résultat cumulé est un écran d’accueil relativement encombré par rapport au style épuré et minimaliste de concurrents tels que When I Work (Visitez le site de When I Work) ou ZoomShift (2,00 $ par utilisateur actif par mois chez ZoomShift) . HotSchedules a récemment mis à jour son interface utilisateur pour remédier à certaines de ces lacunes, notamment en ajoutant un nouveau formulaire de paramètres personnels sur lequel les employés peuvent maintenir leurs infos et mettre à jour leur disponibilité.

Produits similaires

.choix de la rédaction

Deputy

Tableau d’affichage

.

Image de l’humanité

Humanité

.

Je travaille

Ximble

APS OnLine

.

Kronos Workforce Ready

Snap Schedule

ZoomShift

Qu’ils soient sur le site web ou sur l’application mobile, à partir de l’écran d’accueil, il est relativement simple pour les employés de prendre ou de libérer des quarts de travail, de demander des congés, de définir leur disponibilité, de modifier leur profil et de configurer la façon dont ils souhaitent recevoir les notifications liées au travail. Pour ces dernières, à partir du site Web, tout utilisateur peut aller dans Paramètres > Préférences > Préférences de l’utilisateur, et cocher ou décocher les cases pour recevoir des notifications par courriel des mises à jour de l’horaire, des changements de quart, des approbations du gestionnaire et d’autres messages. Ils peuvent également choisir de lier les informations relatives aux quarts de travail à leur agenda Google. La plateforme comprend un canal de messagerie qui sert d’application de communication intégrée à la plateforme pour envoyer et recevoir des messages individuels ou collectifs. Tous les employés peuvent accéder à l’onglet Personnel pour consulter les coordonnées de leurs collègues.

Un accent sur la planification

Comme pour les autres logiciels de planification des équipes, la raison d’être de HotSchedules est la planification et c’est là que la plateforme brille. L’onglet Scheduling s’ouvre sur la grille familière du calendrier hebdomadaire sur laquelle vous pouvez filtrer ce que vous voyez par lieu, travail ou heure de la journée. Une liste d’employés se trouve sur le côté gauche et les jours apparaissent en colonnes sur la grille. Pour créer une équipe, double-cliquez sur un jour où un employé ne travaille pas encore pour ouvrir une fenêtre contextuelle « Ajouter une équipe ». Dans cette fenêtre, vous pouvez remplir des informations, y compris les heures de début et de fin du quart de travail, les emplois et le lieu, puis cliquez sur « Enregistrer » lorsque vous êtes prêt à l’ajouter à la grille.

Dans l’ensemble, c’est un truc assez sommaire, bien qu’il y ait une poignée de fonctionnalités remarquables. Par exemple, sur la grille, les moments où un employé n’est pas disponible pour travailler – peut-être est-il à l’école ou en vacances – apparaissent en gris plus clair comme un rappel. Si vous oubliez de programmer une équipe à un moment où un employé ne peut pas travailler, cela déclenchera une alerte « Avertissements de programmation » qui apparaîtra à côté de son nom sous la forme d’un point rouge, avec un nombre à l’intérieur correspondant au nombre total de problèmes avec ses équipes. Si vous résolvez les problèmes, le nombre diminue et, finalement, le point rouge disparaît. Les « avertissements sur les horaires » sont particulièrement pratiques pour les petites entreprises qui souhaitent éviter de payer des heures supplémentaires ou limiter les heures des travailleurs à temps partiel afin de ne pas enfreindre les réglementations de la loi sur les soins abordables concernant les prestations de santé. La société a récemment ajouté une exportation générique pour le logiciel de comptabilité MYOB. La société prend également en charge l’exportation des fiches de présence.

L’une de ses meilleures fonctionnalités est ses rapports, qui se trouvent en bas de l’écran de planification. Cliquez sur « Schedule Summary, Labor Budget, or Labor Volume » pour ouvrir ce rapport ; vous verrez comment les personnes que vous ajoutez aux équipes affecteront les coûts de main-d’œuvre budgétés. Les rapports peuvent être affichés sous forme de feuilles de calcul ou de diagrammes à barres. La plateforme dispose de dizaines d’autres rapports dans l’onglet Rapports, ce qui la place au même rang que Humanity pour offrir le plus de rapports liés à la planification.

Toutefois, la fonction de planification de HotSchedules a encore d’autres as dans sa manche. Les planificateurs peuvent utiliser les outils de > Scheduling >

Tools > Auto-Schedule pourrait être la meilleure de toutes. Un planificateur peut choisir le lieu, le nombre d’heures qu’il veut couvrir et le niveau de compétence qu’il veut que les employés aient. Il clique ensuite sur « Générer le planning » pour laisser le système faire le travail de décider qui travaille quand. C’est mon genre de constructeur d’horaires.

Démarrer

Parce que HotSchedules a grandi dans le secteur de la restauration, il est intégré à de nombreux logiciels de temps et de présence populaires et aux systèmes de point de vente (POS), ce qui est la façon dont la plate-forme obtient les données de vente pour certains de ses rapports. Cependant, cela signifie également que les nouveaux comptes doivent soit télécharger les données des employés à partir de leur logiciel de point de vente, soit les saisir manuellement, car il n’y a pas de moyen en libre-service de télécharger les données du personnel existant à partir de Microsoft Excel (99 $ par an à Microsoft365 for Business). Comme alternative, HotSchedules téléchargera les données des employés à partir d’une feuille de calcul Microsoft Excel pour un nouveau client dans le cadre du processus d’intégration.

Typique de son orientation vers les restaurants, la plate-forme HotSchedules coûte 49 $ par mois pour un emplacement et jusqu’à 30 utilisateurs, y compris les gestionnaires, les planificateurs et les employés. En termes de prix, cela la place au milieu du peloton : moins que Deputy ou ZoomShift mais plus que Humanity (2,00 par utilisateur et par mois chez Humanity) et When I Work. Des remises sont disponibles pour les opérations à plusieurs unités ou pour la souscription à des services groupés. Dans le cadre de sa suite de gestion de restaurant, HotSchedules dispose également de modules pour la formation et le référencement des employés pour les candidats à l’emploi. Un porte-parole de la société a refusé de partager des informations supplémentaires sur les coûts, mais a déclaré qu’une révision des prix était en cours. HotSchedules s’écarte également de ce qui est devenu la norme pour la planification des équipes et de nombreux autres fournisseurs de technologies RH basées sur le cloud en ne proposant pas d’essai gratuit, bien que le représentant de l’entreprise ait déclaré que c’était également en cours.

Vu ses antécédents, il n’est pas surprenant qu’une grande partie de ce que HotSchedules offre s’adresse au secteur de la restauration. Mais la plateforme est assez flexible pour d’autres industries également. Si vous pouvez vivre sans un essai gratuit et des applications mobiles gratuites, alors il fournit de solides outils de planification et une fonction Rapports qui surpasse la plupart de ses rivaux.

HotSchedules

3.5

Pros

• Le planificateur de HotSchedules est son couronnement, avec de bonnes applications mobiles pour les travailleurs qui préfèrent utiliser leur téléphone pour gérer leur vie professionnelle.
• L’un des seuls fournisseurs proposant des rapports intégrés en temps réel sur les budgets de main-d’œuvre, les coûts et d’autres paramètres.
• Disponible avec une suite de logiciels complémentaires adaptés aux entreprises de restauration et d’hôtellerie.

Cons

• Certaines parties de l’interface utilisateur ne sont pas aussi fraîches ou aussi bien organisées que d’autres.
• Il manque un essai gratuit.
• Les prix ne sont pas publiés.
• Ses applications mobiles ne sont pas gratuites.
• La configuration initiale nécessite de saisir les données du personnel, de les extraire d’un autre logiciel ou de partager des fichiers avec l’entreprise pour qu’elle les télécharge en votre nom.

View More

The Bottom Line

Si vous gérez un restaurant, si vous avez besoin de mesures en temps réel ou si vous avez une main-d’œuvre principalement centrée sur le mobile, alors HotSchedules en est un à considérer, bien qu’il y ait des compromis certains, notamment une interface utilisateur (IU) à laquelle il faut parfois s’habituer.