Guinguette Marais Poitevin

Un exemple pratique de la technique des 5 pourquoi

Pour comprendre la puissance réelle de la technique des 5 pourquoi, regardons un exemple pratique qui se produit souvent dans la vie quotidienne des entreprises, et plus précisément dans le marketing.

Disons qu’un article ou un billet de blog n’a pas été publié sur le blog de l’entreprise :

1. Un article n’a pas été publié sur le site web de notre entreprise. Pourquoi ?
2. Personne n’a publié l’article. Pourquoi ?
3. Personne n’a reçu l’instruction claire d’écrire et de publier un article. Pourquoi ?
4. Un chef d’équipe a oublié de déléguer la tâche. Pourquoi ?
5. Il n’y a pas de calendrier de contenu en place. Pourquoi ?
6. Personne n’a pris le temps de préparer le calendrier de contenu. Pourquoi ?
7. Parce que personne ne pensait que le calendrier de contenu était suffisamment important. Tout le monde supposait que les gens se porteraient volontaires avec enthousiasme, écriraient un article de blog et le publieraient.

Sur la base de l’exemple ci-dessus, nous pouvons clairement voir comment la technique des 5 pourquoi peut vous aider à vous concentrer, à trouver la cause profonde duproblème et à améliorer le processus. Dans l’exemple ci-dessus, la question « Pourquoi » a même été posée six fois. N’ayez pas peur de creuser encore plus profondément si nécessaire.

Maintenant, lorsque la cause profonde se révèle, vous avez deux options : L’option 1 consiste à pointer du doigt et à chercher la personne qui est responsable du site web et qui n’a pas publié l’article. Mais, comme mentionné, jouer le jeu du blâme est très inefficace.

À court terme, les personnes responsables se sentiront mal et seront peut-être plus cohérentes dans leur travail, mais tôt ou tard, la peur s’estompera et l’erreur se reproduira ; simplement parce qu’il n’y a pas de processus clair et de responsabilité mise en place.

Sans compter que la peur est un très mauvais motivateur. Vous ne devriez jamais blâmer les gens, mais penser àchanger un système d’environnement, un processus, une culture, etc.

L’option 2, et un bien meilleur investissement de votre effort mental, est de penser à la façon d’améliorer le processus. Dans notre cas, organiser tous les processus et responsabilités nécessaires avec un contentcalendar (un calendrier avec des dates et des sujets strictement fixés avec des articles prévus à publier) apporterait une réelle amélioration.

Définir clairement qui est responsable de la préparation d’un calendrier de contenu mensuel, ainsi que la façon dont se déroule l’ensemble du processus de création de contenu ; de l’émergence d’une idée pour un article, à sa production, son édition, sa publication et sa distribution, puis le suivi cohérent du processus ; permettrait de s’assurer que le problème ne se reproduira jamais.

Selon les règles du Kaizen, il faut faire attention à ne pas améliorer les processus avec plus d’administration.

Focalisez-vous sur le remède, pas sur les symptômes.

Dédiez un « maître des 5 pourquoi » dans votre organisation et assurez-vous que chaque problème est abordé

De nombreux managers connaissent la technique des 5 pourquoi, mais oublient de l’appliquer lorsque cela est nécessaire.Bien qu’il s’agisse d’une technique simple à utiliser, elle peut être difficile à mettre en œuvre. C’est pourquoi il est bon d’avoir une seule personne qui peut agir comme le « maître des 5 pourquoi » – le principal résolveur de problèmes dans votre entreprise.

Cette personne doit être responsable de la gestion régulière des problèmes et de l’utilisation de la technique des 5 pourquoi, mais aussi s’assurer que les actions correctives sont mises en œuvre.

Si vous êtes enthousiaste à l’idée de devenir le « maître des 5 pourquoi », voici les étapes pour effectuer professionnellement l’analyse des 5 pourquoi chaque fois que vous rencontrez un problème qui mérite d’être abordé:

1. Le maître des 5 pourquoi écrit exactement ce qu’est un problème.
2. Le maître des 5 pourquoi s’assure que toutes les personnes concernées sont d’accord avec le problème. Comme mentionné, une partie de l’équipe devrait être composée de décideurs ayant une expérience de première main.
3. Toutes les données et les faits qui illustrent le problème sont ensuite présentés – preuves, historique des connaissances, différentes données et points de vue, solutions passées, etc.
4. Le groupe dédié effectue l’analyse des 5 pourquoi.
5. Le groupe trouve et convient de solutions proportionnelles à l’ampleur du problème. La solution doit être recherchée à chaque étape après la question du « pourquoi ».
6. La direction ou le maître des 5 pourquoi attribue les responsabilités pour la mise en œuvre de la solution optimale trouvée à la fin du processus.
7. La solution est testée, et après avoir mesuré les résultats, tout le monde dans l’entreprise est informé des solutions mises en œuvre.

Comme vous pouvez le voir, la méthodologie des 5 pourquoi est vraiment simple, efficace, complète, flexible, engageante et peu coûteuse – tout ce que vous avez à faire est de vous assurer que vous ne confondez pas les symptômes avec les causes profondes.

Souvent, il y a plus d’une cause profonde à rechercher, donc vous ne devez pas vous contenter de la première solution évidente, mais creuser en profondeur et étoffer toutes les possibilités afin de pouvoir vraiment résoudre le problème. Et vous devez absolument éviter le jeu du blâme et vous concentrer plutôt sur le processus.

Les gens font toujours des erreurs, quelles que soient leurs compétences. Assurez-vous d’avoir des processus en place qui minimisent ces occurrences.

5W1H – cinq questions supplémentaires pour une analyse encore plus approfondie

Parfois, le fait de ne poser que la question  » pourquoi  » ne nous donne pas une assez bonne perspective du problème. Pour faire une analyse encore plus approfondie et détaillée d’un problème et vraiment trouver la solution optimale, vous pouvez ajouter quelques questions supplémentaires.

Ces questions sont : Quoi ?, Qui ?, Quand ?, Où ?, Pourquoi ? et Comment ? d’où l’origine du nom 5W1H :

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5x	Pourquoi Quoi Qui Quand Où
1x	Comment

Lorsque vous ajoutez de nouvelles questions et que vous examinez le problème sous différents angles, vous pouvez plus facilement identifier de nouveaux liens entre les conséquences et la ou les causes profondes, ainsi qu’avoir une meilleure chance de comprendre tous les différents points de vue et solutions possibles.

Tout en faisant cela, vous devez garder votre esprit aussi ouvert que possible. Ce n’est qu’alors, lorsque vous comprenez vraiment le problème, la cause profonde et les circonstances, que vous pouvez trouver la solution optimale et faire en sorte que le problème ne se reproduise jamais.

Quel sera le premier problème que vous résoudrez avec l’analyse des 5 pourquoi ?

Vous disposez désormais d’une arme très utile lorsqu’il s’agit de résoudre des problèmes, il est donc temps de l’utiliser à bon escient. Pensez au problème le plus difficile et le plus répétitif auquel votre organisation est confrontée en ce moment.

Prenez la ferme décision que vous allez résoudre le problème en employant l’analyse des 5 pourquoi (ou alternativement 5W1H) et suivez les étapes suivantes :

Formez une équipe 5 Whys (décideurs et toutes les personnes concernées par le problème) et nommez le maître des 5 Whys

1. Réunissez tout le monde devant un tableau blanc
2. Définissez le problème de manière détaillée et précise
3. Demandez cinq fois  » pourquoi « , écrivez les réponses au tableau, et veillez à distinguer les symptômes des causes
4. Trouver la cause profonde et la meilleure solution pour l’éliminer au niveau du processus
5. Désigner un responsable de la solution, la tester et informer toute l’équipe des résultats

Bonne chance pour la résolution du problème !