Guinguette Marais Poitevin

Gérer les rendez-vous de votre entreprise ne se limite pas à tenir à jour le calendrier de votre personnel et à permettre aux clients, clients et patients de réserver en ligne. En réalité, vous devez répondre aux réservations d’urgence, reprogrammer quelqu’un à court terme, réorganiser les calendriers pour gérer les non-présentations, et plus encore. Les applications de prise de rendez-vous suppriment le travail manuel et répétitif associé à la gestion des plannings et vous permettent de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

Les meilleurs logiciels de prise de rendez-vous et de réservation

• Acuity Scheduling pour la personnalisation

• Appointlet pour la prise de rendez-vous gratuite

• Setmore pour les apps natives et les intégrations

• SimplyBook.me pour les entreprises internationales

• vcita pour gérer les relations avec les clients

• Genbook pour optimiser votre planning

Qu’est-ce qu’une application de prise de rendez-vous ?

Les programmateurs de rendez-vous sont des outils commerciaux qui permettent aux clients de réserver, de reprogrammer et d’annuler des rendez-vous via une interface web. Lorsque les clients veulent prendre un rendez-vous, ils se rendent sur le site Web de votre entreprise, sur la page Facebook ou partout où le logiciel de réservation est pris en charge, et choisissent une date et une heure disponibles.

Sur le backend, vous entrez des paramètres concernant le moment où les gens peuvent réserver certains services, en fonction des heures d’ouverture que vous avez définies ainsi que des heures et des dates auxquelles votre personnel ou d’autres ressources sont disponibles. L’application permet également d’éviter les doubles réservations et les surréservations, et vous donne la possibilité de bloquer des périodes pendant lesquelles certains services peuvent être indisponibles. Supposons que vous dirigiez une entreprise de toilettage pour animaux et que votre spécialiste de la coupe de caniches prenne deux semaines de vacances. Vous pouvez entrer ses jours de congé dans l’application de prise de rendez-vous à l’avance afin que vos clients ne puissent pas réserver de temps de toilettage de caniches pendant les jours où elle est absente.

Qu’est-ce qui fait une excellente application de prise de rendez-vous ou de réservation ?

Les applications de réservation font plus que simplement donner aux clients une liste des heures disponibles où ils peuvent venir pour une réunion, un traitement ou un service. Elles permettent également à votre clientèle d’annuler et de reporter des rendez-vous sans avoir à vous contacter. En outre, ils facilitent le travail des propriétaires et des gestionnaires d’entreprise, en vous permettant de rationaliser la communication, de centraliser les paiements et de gérer votre personnel. Voici ce que vous devriez attendre des toutes meilleures applications de prise de rendez-vous :

• Flexibilité. Votre entreprise est unique en son genre. Les meilleures applis de prise de rendez-vous savent que différents types d’organisations ont des besoins différents. Par conséquent, elles vous permettent de personnaliser profondément le fonctionnement de vos réservations. Une petite salle de sport proposant des séances d’entraînement individuelles doit avoir une expérience de réservation différente de celle d’un atelier communautaire qui loue du matériel de jardinage. Voulez-vous que vos clients puissent choisir parmi un menu de services ? Doivent-ils pouvoir préciser le lieu de leur rendez-vous, par exemple pour des services offerts à leur domicile ? Les meilleures applis de prise de rendez-vous vous permettent de personnaliser ces aspects.

• Synchronisation du calendrier. Presque toutes les applis de prise de rendez-vous vous permettent de vous synchroniser avec un calendrier. Certaines l’exigent même. Ainsi, vous pouvez voir les rendez-vous programmés de votre entreprise en même temps que d’autres informations importantes, comme les dates de fermeture pour congés ou rénovations.

• Traitement des paiements. Les meilleures applications de prise de rendez-vous vous permettent de collecter un paiement au moment de la réservation. Ainsi, vous pouvez prendre un acompte pour un rendez-vous ou demander aux clients de payer leurs services à l’avance. Si un client ne se présente pas, votre entreprise n’est pas en perte totale.

• Multiples points d’accès. Une fois que vous aurez mis en place un service de prise de rendez-vous, comment vos clients y accéderont-ils ? Les meilleures applications vous offrent des options. Il est probable que vous souhaitiez intégrer un code dans votre site Web pour afficher le planificateur de rendez-vous, mais vous pourriez aussi préférer une URL personnalisée avec tous les outils de réservation en un seul endroit. Vous avez peut-être une page professionnelle sur Facebook, mais pas d’autre site Web. Dans ce cas, vous voudrez être en mesure d’intégrer les outils de réservation sur Facebook. Quelle que soit votre situation, plus il y a d’options, mieux c’est.

Une dernière considération dans le choix des meilleurs planificateurs de rendez-vous était d’éviter de les confondre avec les applications de planification de réunions. Les programmateurs de réunions partagent certaines similitudes avec les logiciels de rendez-vous. La différence essentielle est que les apps de réunion sont spécifiquement destinées aux réunions, tandis que les apps de prise de rendez-vous sont destinées à une variété de types de rendez-vous qui peuvent inclure ou non un menu de services, mais qui nécessitent presque toujours un paiement à la fin.

La meilleure appli de prise de rendez-vous pour la personnalisation

Acuity Scheduling (Android, iOS, Web)

Acuity Scheduling est l’appli de prise de rendez-vous à choisir lorsque vous avez besoin de personnaliser votre processus de réservation à un degré fin. Lorsque vous concevez votre page de réservation, vous pouvez permettre à vos clients de choisir des rendez-vous récurrents, si c’est applicable, de remplir un formulaire d’admission et de payer à l’avance pour les services. Vous pouvez également proposer des coupons et donner aux clients la possibilité d’ajouter des services au moment de la réservation, par exemple en ajoutant un massage des pieds de 15 minutes à une pédicure.

Sur le backend, le niveau de détail de la personnalisation continue. Vous pouvez choisir de laisser les clients reprogrammer ou annuler leurs rendez-vous ou non. Vous pouvez modifier l’intervalle des heures de début des rendez-vous, qui est par défaut toutes les 15 minutes. Vous pouvez limiter le nombre de rendez-vous que les clients peuvent prendre à l’avance ou à court terme. Et vous pouvez même activer une option appelée « Me faire paraître occupé », qui masque automatiquement certaines heures disponibles pour ne pas avoir l’air désespéré.

Quand vous êtes prêt à faire vivre votre page de réservation, vous pouvez la partager via un lien direct, l’intégrer à votre site web en utilisant quelques options différentes, ou créer un bouton de réservation, une barre de réservation ou un code QR. Acuity dispose également d’applications mobiles pour accéder à votre compte du côté professionnel, vous permettant de mettre à jour vos disponibilités depuis un appareil Android ou iOS.

En plus d’offrir autant de personnalisation, Acuity Scheduling est facile à utiliser. Il contribue grandement à rendre le fonctionnement de votre entreprise plus fluide. Vous pouvez même intégrer Acuity Scheduling avec Zapier, qui vous permet de connecter Acuity à d’autres outils commerciaux que vous utilisez. Voici quelques exemples de la façon dont vous pouvez automatiser vos tâches liées à la planification.

Systèmes de paiement pris en charge : PayPal, Square, ou Stripe ; avec des options supplémentaires pour utiliser deux services : Stripe et PayPal ou Square et PayPal

Calendriers pris en charge : Google Calendar, iCloud, Microsoft Exchange, Office 365, Outlook.com

Prix d’Acuity Scheduling : Gratuit avec des fonctionnalités limitées ; plans payants à partir de 15 $/mois

Meilleure application gratuite de prise de rendez-vous

Appointlet (Web)

Alors que plusieurs applications de prise de rendez-vous proposent un niveau de service gratuit, Celui d’Appointlet est parmi les plus généreux, ce qui en fait l’appli à choisir si vous n’êtes pas tout à fait prêt à investir dans un service. Avec Appointlet, vous pouvez créer une page de réservation simple avec vos disponibilités que vous pouvez ensuite partager directement avec les clients, les patients ou les clients.

Des options pratiques, comme la possibilité d’ajouter un temps tampon autour des réservations, vous aident à garder le contrôle de vos rendez-vous. Dans le même écran que celui où vous configurez différents types de rendez-vous, vous pouvez également personnaliser les messages de rappel qui seront envoyés aux clients avant l’heure prévue.

Appointlet vous permet de créer plus d’une page de réservation si nécessaire, où vous pouvez personnaliser des détails tels que le lieu, le prix, la durée du rendez-vous et la politique d’annulation. Chaque service peut également avoir son propre formulaire d’admission pour vos clients.

Avec la version gratuite de l’application, vous obtenez autant de rendez-vous, de types de réunions et de champs de formulaire que vous le souhaitez. Vous pouvez ajouter le logo de votre entreprise, mais vous ne pouvez pas vous débarrasser de l’image de marque d’Appointlet ou personnaliser les messages de confirmation ou de rappel. Les membres payants obtiennent bien ces fonctionnalités, plus plusieurs autres, notamment une intégration entre Appointlet et Zapier, qui vous permet de faire des choses comme connecter Appointlet à Google Sheets ou envoyer un texte pour les nouveaux rendez-vous.

Systèmes de paiement pris en charge : Stripe

Calendriers pris en charge : Google Calendar, Office 365

Prix d’Appointlet : Gratuit ; Plans payants à partir de 8 $/mois par personne lorsqu’ils sont facturés annuellement

Meilleure application de prise de rendez-vous pour les applications natives et les intégrations

Setmore (Android, iOS, macOS, Windows, Web)

Setmore prend en charge les intégrations avec plus de 35 apps, notamment Mailchimp, QuickBooks, Salesforce, Zendesk et Zoho CRM. Il prend également en charge une liste confortable de constructeurs de sites Web, et il vous donne le bon code à copier et à coller dans chacun d’eux partout où vous voulez afficher des options de réservation en libre-service à vos clients. Il propose un code prêt à copier et coller pour Adobe Muse, Weebly, Wix, WordPress, ainsi que pour les sites fonctionnant sous Joomla, Jimdo et Drupal. Il existe également des plugins pour Facebook et Instagram. En plus de tout cela, Setmore s’intègre également à Teleport pour les réunions vidéo, vous permettant de générer un lien vidéo directement dans l’appli.

Les fonctionnalités de prise de rendez-vous de Setmore sont intuitives et faciles à utiliser. Vous pouvez envoyer des rappels avant un rendez-vous non seulement à vos clients, mais aussi à votre personnel. Vous pouvez également créer des sous-pages sur votre page de réservation pour des zones dédiées où les clients peuvent réserver un cours, voir le calendrier d’un prestataire de services individuel, lire des avis, et plus encore. Le tableau de bord est particulièrement utile, affichant d’un coup d’œil les rendez-vous hebdomadaires, les recettes confirmées, les recettes prévues et les recettes totales estimées. Vous obtenez également un widget d’activité qui fournit une vue d’ensemble pour toutes les actions effectuées dans Setmore.

Setmore dispose d’un généreux niveau de service gratuit qui comprend la prise en charge d’une à quatre connexions et calendriers du personnel, des rappels automatiques par e-mail, une page de réservation et la possibilité d’être payé via Square. Vous aurez besoin d’un compte payant pour accepter les paiements via Stripe, utiliser des rappels par SMS, obtenir une synchronisation bidirectionnelle du calendrier et proposer des rendez-vous récurrents. Pour 89 $/mois pour 90 minutes d’appel, vous pouvez engager Setmore pour prendre des réservations en direct pour vous par téléphone.

Pour en savoir plus sur ce que vous pouvez faire avec cette application, voyez comment Setmore s’intègre avec Zapier. Voici quelques exemples de la façon dont vous pouvez étendre les fonctionnalités de Setmore avec l’automatisation.

Systèmes de paiement pris en charge : Stripe, Square

Calendriers pris en charge : Google Calendar, Office 365

Prix de Setmore : Gratuit ; plans payants à partir de 5 $/utilisateur/mois

Meilleure appli de prise de rendez-vous pour les entreprises internationales

SimplyBook.me (Android, iOS, Web)

En raison du nombre de langues et d’options de paiement internationales qu’elle prend en charge, SimplyBook.me est la meilleure application de prise de rendez-vous pour les entreprises internationales. Les pages de réservation de SimplyBook.me sont disponibles en 32 langues différentes, de l’arabe au grec en passant par l’islandais et l’ukrainien. Elle offre également une intégration avec plus de deux douzaines de services de traitement des paiements afin que vous puissiez offrir un système qui fonctionne pour vos clients.

Le processus de configuration ne pourrait pas être plus charmant, car des instructions claires vous guident à travers vos options de création de types de rendez-vous et de services complémentaires. Vous pouvez choisir un thème de couleur et un arrière-plan pour votre site web de page de réservation, et spécifier combien de prestataires et de services votre entreprise offre. En prime, SimplyBook.me identifie automatiquement les fonctionnalités les plus pertinentes pour vous en fonction des informations que vous avez ajoutées sur votre catégorie d’entreprise (par exemple, si vous sélectionnez « Gym », SimplyBook.me met en évidence la vente d’abonnements, l’offre de cours et l’inclusion de plusieurs sites).

Et parce que SimplyBook.me est si conscient de la communauté mondiale des entreprises, il est logique qu’il offre également des intégrations Facebook et Instagram, pour les personnes qui font la plupart de leurs affaires via le réseau social.

SimplyBook.me offre également un tableau de bord et des rapports afin que vous puissiez surveiller votre activité. Vous pouvez voir combien de réservations ont été annulées, la charge de travail par employé, les avis en ligne sur votre entreprise, ainsi que tous les rappels par SMS qui ont été envoyés depuis votre compte.

Vous pouvez apprendre comment d’autres personnes utilisent SimplyBook.me en conjonction avec d’autres applications professionnelles en explorant les intégrations Zapier de SimplyBook.me. Automatisez et personnalisez vos confirmations de réservation, ajoutez des rendez-vous à tous vos calendriers, et plus encore.

Systèmes de paiement pris en charge : 2Checkout, Adyen, Alipay, Asiapay, Authorize.net, Blockchain, Borgun, Braintree, CCAvenue, Dwolla, ECPay, Gocoin, Korta.is, Liqpay, Mollie, NewebPay, Pagar.Me, Payfast, Payfort, PayGate, Paymentwall, PayPal, paysafecard, PayTabs, PayU Amérique latine, Pin Payments, Robokassa, Skrill, Square, Stripe, Swish, TapPay, Worldpay et Zozo.

Calendriers pris en charge : Google Calendar, Outlook

Tarification de SimlyBook.me : Gratuit ; plans payants à partir de 9 $.90 $/mois

Meilleure appli de prise de rendez-vous pour gérer les relations avec les clients

vcita (Web, iOS, Android)

vcita est toute une suite d’outils basés sur le cloud pour les entreprises, et elle en comprend deux qui sont destinés à la prise et à la gestion des rendez-vous : Portail client et Planification. Il est très facile de démarrer avec vcita, bien qu’il soit un peu plus difficile de personnaliser l’application en profondeur selon vos besoins. En outre, elle propose des outils de facturation, de génération de leads et de campagnes marketing par e-mail et SMS.

L’un des arguments de vente de l’utilisation de vcita pour la prise de rendez-vous est qu’elle vous aide à développer des relations avec les clients. Certains des outils ne sont pas strictement uniques à vcita, car d’autres apps de prise de rendez-vous vous permettent de conserver des notes sur vos clients. Mais vcita vous permet de télécharger des pièces jointes, de visualiser votre historique avec le client, et même d’importer votre liste de clients à partir d’une autre application. vcita vous offre également une boîte de réception où vous pouvez interagir avec les clients au sujet de la reprogrammation des rendez-vous, des annulations et d’autres détails. Vous pouvez rédiger des courriels et des messages texte à envoyer sous forme de campagne à votre liste de clients pour promouvoir de nouveaux services, proposer des offres spéciales existantes ou simplement les inciter à prendre leur prochain rendez-vous.

Après un rendez-vous, vous recevez un courriel de vcita vous demandant si vous souhaitez ensuite effectuer l’une des actions suivantes : fixer un nouveau rendez-vous avec le client, envoyer un message de remerciement ou l’enregistrer comme un rendez-vous manqué. Ces invites vous aident à rester engagé avec les clients et actif dans la gestion efficace de votre entreprise.

Vous avez également la possibilité de créer un portail client sécurisé où vos habitués peuvent se connecter pour gérer leurs informations et leurs rendez-vous. L’application fonctionne avec QuickBooks, Weebly, Wix, WordPress, Zoom et d’autres outils. En outre, s’il y a d’autres outils commerciaux que vous souhaitez intégrer, vous pouvez le faire en connectant vcita à Zapier. Voici quelques exemples.

Systèmes de paiement pris en charge : PayPal, Stripe, Square

Calendriers pris en charge : Google, iCloud, Outlook, Outlook.com

Tarification de Vita : 19 $/mois lorsqu’il est facturé annuellement pour la planification uniquement ; Plans complets à partir de 45 $/mois en cas de facturation annuelle

Meilleure appli de prise de rendez-vous pour optimiser votre emploi du temps

Genbook (Web, iOS, Android)

L’appli de prise de rendez-vous Genbook se distingue des autres apps de sa catégorie d’une manière majeure : c’est le seul service répertorié ici qui propose une fonction « Réservations de dernière minute », conçue pour vous aider à optimiser votre emploi du temps. Lorsque vous activez cette fonction, Genbook remplit automatiquement vos créneaux de rendez-vous vides ou arrivant à échéance avec des clients payants en offrant des réductions de dernière minute. Vous avez le plein contrôle sur le montant du rabais et pouvez spécifier si le rabais est valide « aujourd’hui seulement » ou pour les prochaines 24, 48 ou 72 heures. Genbook va ensuite promouvoir et mettre en avant cette disponibilité de dernière minute dans l’application de réservation Genbook et sur votre page web de réservation.

Genbook offre également une poignée de petites fonctionnalités uniques. Par exemple, vous pouvez bloquer votre calendrier ou indiquer que vous êtes hors ligne ou absent en survolant le jour et l’heure appropriés sur votre calendrier et en cliquant sur votre statut (blocage, hors ligne ou absent). C’est un contraste frappant avec les autres applications qui vous obligent généralement à créer manuellement un rendez-vous « bloqué » ou à cliquer sur les détails de chaque jour. Vous pouvez également activer une liste d’attente et créer une fenêtre de réservation prioritaire pour les clients de la liste d’attente, afin qu’ils puissent prendre un rendez-vous avant que vous n’ouvriez votre planning à tout le monde.

Les clients peuvent prendre rendez-vous via votre page de réservation en ligne, l’appli Genbook, Facebook et Instagram. Vous pouvez également intégrer un bouton « Réserver maintenant » sur votre site web. Une fois que les rendez-vous commencent à affluer, l’onglet Analytique vous donne un aperçu de haut niveau des revenus et des rendez-vous par service ou par personnel, ainsi qu’une vue plus granulaire des revenus par moyennes journalières, moyennes de rendez-vous, et plus encore.

Systèmes de paiement pris en charge : Stripe, Square

Calendriers pris en charge : Google, iCloud, Outlook

Tarification de Genbook : Commence à 25 $/mois en cas de facturation annuelle pour le plan Solo

Que vous gériez une entreprise basée sur le client seul ou avec l’aide de nombreux membres du personnel, vous pouvez trouver la bonne application pour vous aider à gérer les rendez-vous de vos clients. L’utilisation d’un outil complet de prise de rendez-vous peut également réduire le nombre de non-présentations et d’annulations tardives, et il peut vous aider à récupérer facilement les frais d’annulation en sécurisant une retenue sur la carte de crédit au moment de la réservation.

Écrit à l’origine par Emily Irish et publié en 2017, cet article a été mis à jour en 2019 par Jill Duffy et plus récemment en août 2020.