Het selecteren van de beste conciërgedienstverlener is de sleutel tot het behouden van een schone en gezonde omgeving voor uw werknemers, huurders en klanten.
Hoewel de concurrerende markt het kiezen van de juiste diensten een uitdaging kan maken voor gebouweigenaren.
Maar u hoeft niet blindelings het eerste bedrijf te kiezen dat u tegenkomt.
HIER ZIJN 10 FACTOREN WAAROP U MOET BELEGGEN OM EEN BEDRIJF TE VINDEN DIE AAN UW BEDRIJFSLEANING NODIG HEEFT:
Marktreputatie
Onderzoek suggereert dat veel consumenten lage prijzen zien als een teken van lage kwaliteit – en daar kunnen ze gelijk in hebben.
Schoonmaakdiensten die beweren de goedkoopste te zijn, zijn misschien eerder uit op een snelle oplossing dan op het opbouwen van een werkrelatie op lange termijn, gebaseerd op betrouwbaarheid, kwaliteitsdiensten en de vereisten van uw pand.
U weet dat een bedrijf goed thuis is in de sector wanneer het zijn personeel en product op waarde weet te schatten en er trots op is. Houd in gedachten dat commerciële conciërgediensten arbeidsintensief zijn.
Een van de beste manieren om meer informatie te krijgen over de kwaliteit van de dienstverlening van een prospectief commercieel schoonmaakbedrijf bij u in de buurt is door middel van getuigenissen, mond-tot-mondreclame en referenties.
Een conciërgebedrijf is goed als andere bedrijven in uw branche van hun diensten gebruik hebben gemaakt en tevreden genoeg zijn om hen bij anderen aan te bevelen.
Transparante prijzen en duidelijke schoonmaakoffertes
Er is geen excuus voor onduidelijke prijzen voor commerciële schoonmaak.
Vaak laat een vage prijsstructuur zien dat een bedrijf niet begrijpt hoe het zijn diensten nauwkeurig moet prijzen.
Andere keren is het een schaamteloze poging om extra kosten te verbergen. Hoe dan ook, werk niet met conciërgebedrijven die geen eenvoudig te begrijpen prijzen en schoonmaakoffertes kunnen bieden.
U kunt op de lange termijn veel geld verliezen en misschien niet de kwaliteitsdiensten krijgen die u verwacht.
Een goede prijsstelling voor een conciërgedienst zal over het algemeen rekening houden met de volgende factoren:
Faciliteitstype
Voorbeelden zijn kantoor, detailhandel, industrie, gezondheidszorg, horeca, medisch kantoor, productie en gemengd gebruik.
De classificatie van uw pand bepaalt de schoonmaakspecificaties, evenals de benodigde producten en apparatuur.
Afwerkingen
Verschillende vloertypes vereisen verschillende onderhoudsprocedures en -praktijken.
Het conciërgebedrijf kan de vierkante meters van uw faciliteit opsplitsen naar de verschillende vloertypes binnen uw pand.
Dit zal hen in staat stellen een nauwkeurige beoordeling van uw vloeronderhoud te berekenen en precies te weten wat in de schoonmaakdiensten moet worden opgenomen – bijvoorbeeld het branden van tegels, keramische tegels, schrobben en tapijtreiniging.
Extra voorbeelden van afwerkingen zijn liftbinnencabines, toiletinrichtingen, aanrechtoppervlakken en deurmaterialen.
Uw verwachtingen/budget
Welke diensten verwacht u van het schoonmaakbedrijf?
Maak uw verwachtingen duidelijk zodat het schoonmaakbedrijf een nauwkeurige prijsopgave kan doen.
Lijst alles waarvan u weet dat u het nodig hebt om te voorkomen dat u meer moet betalen dan het oorspronkelijke offertebedrag – wat u zeker niet gelukkig zal maken.
Verwachtingen en uw financiële budget moeten met elkaar in overeenstemming zijn.
Consumable Products
Consumables omvatten handreinigers, toiletpapier, zeep, handdoeken, en andere toiletbenodigdheden.
Sommige conciërgediensten zullen het gebruik van verbruiksgoederen in uw pand beheren, en zullen dit daarom in hun offerte opnemen.
In dit geval moeten zij het dagelijkse aantal bewoners en bezoekers in uw pand/faciliteit weten voor een nauwkeurigere prijsstelling.
Frequentie van de dienst
Hoe vaak heeft u schoonmaakdiensten nodig? Dagelijks? Wekelijks? Maandelijks? Per kwartaal?
Een goed schoonmaakbedrijf moet u aanbevelingen doen over hoe vaak u de schoonmaakwerkzaamheden wilt laten uitvoeren.
Zaken met veel verkeer, zoals toiletten, moeten bijvoorbeeld meerdere keren per dag worden schoongemaakt en opnieuw worden bevoorraad, terwijl tapijtreiniging elk kwartaal moet worden gedaan.
Inzet voor veiligheid en gezondheid
Als u een druk pand runt met veel verkeer, neemt het risico op overdracht van ziekten als verkoudheid, griep en COVID-19 toe.
Een gekwalificeerd conciërgebedrijf kan u helpen met effectieve maatregelen om het risico van overdracht in uw pand/faciliteit te beperken.
Daarnaast moet de controlelijst van de conciërgedienstverlener ook rekening houden met de veiligheid van uw faciliteit en degenen die het pand betreden.
Dit betekent dat zij de juiste waarschuwingsborden moeten plaatsen wanneer dat nodig is om uitglijden, vallen en struikelen te voorkomen en om te zorgen voor een goede binnenlucht.
Goede communicatie
Onderzoek toont aan dat bedrijven met effectieve communicatiekanalen tot 25% productiever zijn. Dit betekent dat goede communicatie van vitaal belang is voor dienstverlening op hoog niveau.
Zorg ervoor dat u weet met wie u contact kunt opnemen als er een probleem is of als u iets nodig hebt. Uw schoonmaakbedrijf moet ook regelmatig en op tijd communiceren voor een soepele werking.
U kunt uw communicatie met uw commerciële schoonmaakbedrijf verbeteren en verbeteren door:
– Uw doelen te bepalen: Als beheerder van een pand/faciliteit moet u uw schoonmaakbedrijf duidelijke en haalbare doelen geven, waarin u schetst wat er nodig is voor specifieke taken.
Het is ook belangrijk om uw schoonmaakteam de doelstellingen van uw organisatie te laten weten, zodat ze in lijn met uw doelen werken.
– Het kiezen van een geschikt medium voor communicatie: Hoewel face-to-face communicatie wordt aanbevolen, is het niet altijd toepasbaar, vooral in grote faciliteiten.
Neem de tijd om te beslissen of de communicatie via gedrukte exemplaren, e-mail of een geïntegreerd softwareplatform zal verlopen.
– Iedereen erbij betrekken: Stimuleer actief regelmatige onderhoudsupdates en voortgangsrapportages en houd de communicatielijnen te allen tijde open.
– Luisteren: Communicatie is een tweerichtingsproces. Door te luisteren naar uw conciërgeteam komt u meer te weten over onderliggende facilitaire problemen die mogelijk zo snel mogelijk moeten worden aangepakt.
Getrainde professionals
Zonder professionaliteit, wordt al het andere in twijfel getrokken.
Professionalisme moet niet beperkt blijven tot het dragen van mooie uniformen om een goed imago te creëren. Het moet zich uitstrekken tot alle andere aspecten van het bedrijf.
Verschat wordt dat meer dan 90% van de werknemers loyaler is aan bedrijven die in hun vaardigheden investeren door hen op te leiden.
Dit betekent dat opgeleide schoonmakers toegewijder en efficiënter zullen zijn in wat ze doen, wat u gemoedsrust geeft.
Schoonmaken is niet alleen afstoffen, dweilen en vegen – het is een echte vaardigheid die moet worden aangeleerd.
Het schoonmaakproces is een mix van chemie en mechanica (de interactie van schoonmaakmiddelen zoals oplosmiddelen, reinigings- en desinfectiemiddelen met de mechanische werking van de schoonmaakgereedschappen of -apparatuur op een bepaald oppervlak, onder de heersende externe omstandigheden.)
Zonder de juiste opleiding kunnen de schoonmakers ondermaats werk leveren.
Zo kan bijvoorbeeld het gebruik van schoonmaakmiddelen of -apparatuur die te agressief zijn voor een bepaald oppervlak, onherstelbare schade aan het oppervlak veroorzaken. Of het gebruik van bepaalde schoonmaakmiddelen bij buitengewone temperaturen (te hoog of te laag) kan ze minder effectief maken.
Om deze reden is het van cruciaal belang om een schoonmaakbedrijf in te huren met opgeleid, deskundig en toegewijd personeel voor topkwaliteit. Bovendien moeten de schoonmakers hun taken veilig uitvoeren.
Lager dan gemiddeld personeelsverloop
Het personeelsverloop is over het algemeen hoog in de dienstensector.
In de conciërgesector bijvoorbeeld kan het personeelsverloop van werkgevers onder het gemiddelde ver boven de 200% liggen.
Dit betekent dat een slechtlopende conciërgedienstverlener in een bepaald jaar zijn volledige schoonmaakpersoneel twee keer door een geheel nieuwe ploeg kan vervangen!
Hoe een hoog schoonmaakpersoneelsverloop uw bedrijf kan beïnvloeden
Een hoog personeelsverloop bij uw schoonmaakbedrijf bezorgt u als vastgoed- of facility manager niet alleen kopzorgen, maar beïnvloedt ook de manier waarop u uw bedrijf runt, met ondermaatse dienstverlening, gemiste deadlines en vergeten taken die tot klachten leiden.
Een nieuwe schoonmaakploeg vereist een nieuwe opleiding, en dit betekent dat uw pand de dupe wordt van de leercurve van de werknemers – en wie wil er nu elke maand een constante stroom van nieuwe gezichten in zijn gebouw?
Omdat een hoog personeelsverloop financieel belastend is, zullen sommige schoonmaakbedrijven hun verliezen goedmaken door de lonen van de werknemers te verlagen, de schoonmaakbudgetten te beperken, belangrijke schoonmaakapparatuur te verwaarlozen en (uiteindelijk) deze kosten op u af te wentelen door te veel in rekening te brengen en tegelijkertijd ondermaats werk te leveren.
Kiezen voor een schoonmaakbedrijf met een laag personeelsverloop
Een professioneel schoonmaakbedrijf begrijpt hoe groot de impact van een hoog personeelsverloop op hun klanten kan zijn. Daarom streven ze ernaar hun personeelsverloop zo laag mogelijk te houden. Het beste schoonmaakbedrijf zou dat moeten doen:
– Een personeelsverloop hebben van minder dan 40%
– Ervaren werknemers aantrekken en nieuwe werknemers grondig screenen
– Uitgebreide training bieden
– Hands-on-managementtechnieken om feedback en ondersteuning te bieden aan het team
– Bied werknemers erkenningsmogelijkheden en andere stimulansen
– Bied concurrerende lonen en secundaire arbeidsvoorwaarden
Deze praktijken zullen conciërges gemotiveerd houden en voorkomen dat ze ergens anders werk gaan zoeken.
Betrokkenheid bij duurzaamheid
Zoals eerder gezegd, moeten de beste conciërges groene schoonmaakoplossingen bieden om de blootstelling van de gebruikers van uw gebouw aan agressieve chemicaliën tot een minimum te beperken.
Dit zal ook helpen de koolstofvoetafdruk van uw bedrijf te verkleinen, terwijl uw faciliteit toch de grondige schoonmaak krijgt die ze verdient.
Maar hoe kunt u als beheerder van een gebouw of faciliteit er zeker van zijn dat het schoonmaakbedrijf dat u inhuurt echt investeert in groene schoonmaak?
De volgende tips kunnen van pas komen:
Green Cleaning Documentation
Vraag kopieën van hun programma voor groene schoonmaakdiensten; dit kan een milieubeleidsverklaring, een technische handleiding voor groene schoonmaak en een bedrijfsbeleid voor groene schoonmaak omvatten.
Green schoonmaakmateriaal
Zorg ervoor dat hun schoonmaakmateriaal (zoals stofzuigers en elektrische dweilen) voldoet aan de ECOLOGO®- en/of GS-42-normen voor geluidsniveaus en filtratie.
Green schoonmaakproducten
Zoek uit of hun ontsmettingsmiddelen en andere schoonmaakchemicaliën een Green Seal-certificaat hebben, wat betekent dat ze zijn getest en goedgekeurd als milieuvriendelijk.
Zorg er ook voor dat de schoonmaakmiddelen zijn goedgekeurd door het Environmental Protection Agency (EPA).
Hervulbare schoonmaakmiddelen
Een goed groen schoonmaakprogramma moet microvezel schoonmaakdoekjes en andere herbruikbare producten bevatten.
Daarnaast moet het een kleurgecodeerd microvezeldoekjessysteem hebben dat kruisbesmetting in uw commerciële ruimte zal helpen verminderen en de algemene werkomgeving gezonder zal houden.
Green Cleaning Training Program for Employees
Wanneer u een nieuw conciërgebedrijf inhuurt, vraag dan om bevestiging dat de conciërges een Green Cleaning trainingsprogramma hebben gevolgd (sommige bedrijven hebben wel een trainingsprogramma, maar maken er geen gebruik van).
Vergeet niet om referenties te vragen van klanten waar ze groene schoonmaakdiensten hebben geleverd.
Technologie
Van mobiele apps tot chatbots, vrijwel elke branche heeft geprofiteerd van de technologische ontwikkelingen, en de commerciële schoonmaakbranche vormt hierop geen uitzondering.
De opkomende technologieën hebben het reinigings- en onderhoudsproces sneller, eenvoudiger, effectiever en goedkoper gemaakt. Ze hebben ook de veiligheid in diverse commerciële faciliteiten verbeterd.
Voor de beste resultaten kiest u een schoonmaakbedrijf dat verschillende technologieën heeft toegepast in hun dagelijkse werkzaamheden, waaronder:
Communicatiesystemen
Communicatiesystemen zoals Slack zijn opgedoken om de interactie tussen schoonmaakbedrijven en hun klanten te verbeteren, waardoor de kwaliteit van de dienstverlening wordt verbeterd. Andere apparaten, zoals moderne tweewegradio’s voor schoonmakers, kunnen tot 250.000 vierkante meter buiten en 20 verdiepingen binnen bestrijken.
Met dergelijke apparaten kunnen de schoonmaakploegleden gemakkelijk en snel naar verschillende delen van het gebouw gaan zonder tijd te verspillen.
Rapporteringstools
Softwaretoepassingen zoals Servi-Tek’s eigen Servi-Trak software zijn speciaal ontworpen voor dienstverlenende industrieën zoals commerciële reiniging.
U kunt de voltooiing van taken in verschillende gebieden van de faciliteit controleren om ervoor te zorgen dat uw middelen efficiënt worden gebruikt.
De gegevens die met deze software worden verzameld, kunnen bovendien worden gebruikt om prognoses voor toekomstige contracten op te stellen en onnodige kosten te besparen.
Schoonmakers kunnen de app ook gebruiken om foto’s van voltooid werk te sturen, onderhoudsproblemen te melden en audits uit te voeren.
Met de geautomatiseerde rapportage van uw conciërgeteam kunt u gedetailleerde analyses ontvangen om aan te tonen dat specifieke taken binnen de verwachte termijn zijn voltooid, waardoor u tijd en geld bespaart.
Moderne schoonmaakapparatuur
De modernste schoonmaakapparatuur, zoals elektrostatische sproeiers, kan arbeid, tijd en geld besparen.
Sommige moderne sproeiers kunnen tot 18.000 vierkante meter in slechts één uur desinfecteren en reinigen. Nog beter, de apparatuur is eenvoudig op te zetten en te bedienen.
Zakstofzuigers zijn weliswaar duurder, maar bieden een betere mobiliteit, ergonomie en microfiltratiesystemen.
GPS-tijdregistratie
GPS-tijdregistratie stelt werkgevers in staat om de schoonmaakploeg tijdens werktijd te controleren zonder er fysiek bij te zijn.
Hiermee kunt u de exacte tijd weten waarop een taak is begonnen en voltooid, evenals de uitvoering van elke taak.
Verzekering en beheer van aansprakelijkheden
Een goed conciërgebedrijf beschermt niet alleen zichzelf, maar zorgt er ook voor dat uw eigendom goed beschermd is. Wetende dat uw schoonmaakbedrijf volledig verzekerd is, geeft u gemoedsrust.
Uw potentiële commerciële schoonmaakbedrijf moet vier belangrijke dekkingen hebben om aansprakelijkheden te beheren en risico’s te beperken, waaronder:
Algemene aansprakelijkheid
Ook bekend als bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering, beschermt de algemene verzekering uw bedrijf tegen algemene claims met betrekking tot materiële schade en lichamelijk letsel. Het kan helpen bij het dekken van advocaatkosten en medische kosten als gevolg van de schade en verwondingen.
In de meeste staten dekt algemene aansprakelijkheid geen auto-ongelukken, verwondingen van werknemers, beroepsfouten, opzettelijke handelingen en schadevergoedingen met een punitief karakter.
Workers’ Compensation Insurance
Elk bedrijf dat werknemers in dienst heeft, is verplicht een werknemerscompensatieverzekering te hebben. Het dekt verloren loon en medische kosten van werkgerelateerde verwondingen.
Bijv. als een conciërge struikelt over een trap of uitglijdt over een natte vloer tijdens het uitvoeren van routine schoonmaakwerkzaamheden in uw faciliteit, zal het conciërgebedrijf de medische kosten dekken via de werknemerscomp verzekering.
Automotive Liability
Auto voertuig verzekering biedt dekking voor voertuigen die eigendom zijn van het schoonmaakbedrijf. De verzekering dekt de kosten voor materiële schade of lichamelijk letsel aan derden bij een ongeval.
De dekking kan ook reparatie en vervanging van voertuigen omvatten.
Umbrella Policy
Een paraplu-aansprakelijkheidsverzekering biedt een extra laag van dekking over de primaire verzekeringen die al aanwezig zijn.
Een conciërgebedrijf met een algemene aansprakelijkheidslimiet van $1.000.000 per gebeurtenis kan bijvoorbeeld een paraplu-aansprakelijkheidsverzekering aanschaffen die een extra dekking van $5.000.000 tot $10.000.000 van de aansprakelijkheidslimiet kan bieden.
Diensten op maat
Er is niet één maat voor alles als het om conciërgediensten gaat. Elk pand heeft een andere indeling, verkeersintensiteit en schoonheidsverwachtingen.
Alle bedrijven willen geld besparen, en een van de beste manieren om waar voor uw geld te krijgen is door niet te betalen voor diensten die u niet nodig hebt.
Werk daarom met een conciërgebedrijf dat een schoonmaak- en onderhoudsschema kan aanpassen aan de behoeften van uw bedrijf.
Dit betekent dat een commercieel schoonmaakbedrijf u geen offertes moet aanbieden die alleen zijn gebaseerd op de vierkante meters.
Een goed bedrijf moet begrijpen hoe u uw commerciële ruimte gebruikt en wat u belangrijk vindt om een nauwkeurige prijsopgave te kunnen doen met de diensten die u echt nodig hebt om waarde te creëren voor uw pand.
Servi-Tek Facility Solutions is de beste full-service conciërge in zijn klasse.
Neem vandaag nog contact met ons op zodat wij de waarde van uw pand kunnen verhogen