Starten met je eerste baan kan overweldigend en intimiderend zijn. Je wilt jezelf graag bewijzen, kwaliteitswerk leveren en je zaakjes op orde hebben – wat je kunt doen door de kunst van het organiseren onder de knie te krijgen.
Van meet af aan zul je de beschikbare adviezen en hulpmiddelen willen onderzoeken om jezelf te organiseren. Door je bureau, taken en e-mails op orde te houden, ben je op de goede weg om succesvol te presteren op het werk – zonder je haren uit je hoofd te trekken. (Klik om te tweeten!)
Creëer een routine
Op je eerste werkdag begin je met een organisatiesysteem. Voordat je een grote werklast krijgt, heb je een vaste routine om je op het goede spoor te houden. Gebruik een app als Evernote, die je op je computer en mobiele apparaat kunt openen, om informatie, lijsten, taken en meer bij te houden. Vraag werknemers die vergelijkbaar werk doen wat hun organisatiemethode is en welk advies ze kunnen geven.
Als je bedrijf een specifieke software gebruikt, pas je dan aan aan de verschillende toepassingen en organisatorische eigenschappen ervan. Bouwvakkers bijvoorbeeld, die niet de normale kantoororganisatietechnieken gebruiken, zouden software moeten uitzoeken die specifiek voor hun branche is.
Gebruik uw e-mailagenda
Een geweldige manier om bovenop vergaderingen, deadlines en taken te blijven zitten, is door de bestaande agenda van uw e-mailaccount te gebruiken. Of u nu kiest voor de e-mailagenda van uw werk of een Gmail-account, het is handig om alle gebeurtenissen in de agenda te markeren. Omdat u uw e-mail altijd gebruikt, hebt u eenvoudig en consistent toegang tot deze agenda.
U kunt de agenda ook gebruiken om waarschuwingen toe te voegen, met name voor terugkerende gebeurtenissen. Als u een wekelijkse vergadering hebt, kunt u uw agenda zo instellen dat u er automatisch aan wordt herinnerd. Op dezelfde manier kunt u uw werkagenda gebruiken om collega’s uit te nodigen en afspraken te maken.
Heb een centrale takenlijst
U kunt er de voorkeur aan geven taken op papier te noteren of websites te gebruiken die zijn ontworpen om u op het juiste spoor te houden, zoals Basecamp. Met Basecamp kunt u al uw opdrachten zien, hun status bijwerken en ze afvinken als ze klaar zijn.
Organiseer uw takenlijst door een kleurcoderingssysteem te maken om prioriteitsniveau of gerelateerde onderwerpen te onderscheiden. Als u uw takenlijst elektronisch bijhoudt, streep items dan door in plaats van ze te schrappen. Op deze manier kunt u nog steeds bijhouden welke opdrachten zijn voltooid en heeft u een gevoel van voldoening.
Verlies de bal niet op het gebied van e-mail
Naarmate uw functie zich ontwikkelt, zult u elke dag talloze e-mails ontvangen. Als je al vroeg leert hoe je die moet indelen en prioriteren, zul je daar tijdens je carrière veel profijt van hebben.
De meeste e-mailproviders hebben tabbladen en filters waarmee je e-mails in categorieën kunt indelen, inclusief de mogelijkheid om e-mails als belangrijk te markeren. Dit helpt u ook om snel te bepalen welke e-mails voorrang hebben, hoewel u over het algemeen elke e-mail zo snel mogelijk moet beantwoorden.
Zoek een systeem dat het beste werkt voor u en voor het bereiken van uw taken. Misschien wilt u ook investeren in een e-mailorganisatie-app. Yahoo! Voices stelt Thunderbird voor, een app die is ontworpen om al uw e-mailaccounts op één plek te bewaren en tegelijkertijd organisatorische hulpmiddelen te bieden.
Zorg dat uw ruimte voor u werkt
Het grootste deel van de dag brengt u door in uw kantoor, uw auto of waar uw werkruimte zich ook bevindt. Houd deze ruimte schoon en georganiseerd. Als u voornamelijk aan een bureau werkt, is het essentieel voor uw organisatie en uw geestelijke gezondheid om te voorkomen dat het uit de hand loopt. Een rommelig bureau kan zelfs gevaarlijk zijn.
Het schoonhouden van uw fysieke ruimte en het organiseren van uw virtuele werkruimte zal u helpen om geconcentreerd en on-task te blijven op het werk. De enige manier om al je opdrachten uit te voeren en tegelijkertijd kwaliteitswerk te leveren, is door te leren prioriteiten te stellen en je taken zo goed mogelijk te organiseren. Met behulp van deze tips zult u merken dat organiseren niet meer zo’n huzarenstukje is als u het ooit voor mogelijk hield.
Alicia Lawrence is content coördinator voor WebpageFX en blogt in haar vrije tijd op MarCom Land. Haar werk is gepubliceerd door de Association for Business Communication, Yahoo! Small Business en Spin Sucks.