Van alle industrieën waar het plannen van werknemers eisen zijn zeer betrokken en complex, het samenstellen van een verpleegster schema staat in een competitie van zijn eigen in termen van de uitdagingen die worden gepresenteerd aan planners. Aangezien dit een industrie is die te maken heeft met een chronisch tekort aan personeel en een 24/7 dekking vereist, is het maken van verpleegkundige schema templates bijzonder moeilijk. Managers hebben te maken met verpleegkundigen die verschillende vaardigheden en certificeringen hebben, een mix van part-timers en full-time personeel. En bovenop alle praktische uitdagingen is er nog een element dat het samenstellen van goede roosters absoluut van vitaal belang maakt – de zorg voor de patiënt.
De zorg die uw organisatie aan patiënten kan bieden, hangt sterk af van de manier waarop leidinggevenden het verplegend personeel aansturen. Roostert u de juiste verpleegkundigen met de juiste vaardigheden om voor de juiste patiënten te zorgen? Zijn de verpleegkundigen voortdurend overwerkt? Zijn ze in staat om hun persoonlijke leven in balans te brengen met hun diensten? Al deze vragen moeten worden gesteld en beantwoord als u de juiste zorg voor uw verpleegkundigen en uw patiënten te bieden.
Het creëren van een verpleegkundig schema sjabloon dat al deze normen zal voldoen is geen gemakkelijke taak, maar er zijn dingen die je kunt doen om uw shift scheduling proces te optimaliseren. Hier leest u waar u kunt beginnen.
Laat verpleegkundigen hun werkvoorkeuren kenbaar maken
Een van de belangrijkste doelen die u voor ogen moet houden bij het maken van een verpleegstersrooster is het zoeken naar manieren om werkploegen te creëren die het personeel zowel veilig als tevreden houden. De meeste verpleegkundigen hebben de neiging om veel op hun bord, zelfs buiten hun baan. Velen hebben gezinnen die ze nodig hebben om voor te zorgen en tijd doorbrengen met als ze niet werken. Velen zijn nog steeds in de verpleging school en proberen om hun werk verantwoordelijkheden en aspiraties voor het bevorderen van hun opleiding in evenwicht te brengen.
Wat een betere manier om de planning proces te beginnen dan om de lijnen van de communicatie met uw verpleegkundigen te openen en eigenlijk vragen hen over hun voorkeur werktijden voordat het creëren van schema’s voor hen. Zoek uit wat hun beschikbaarheidsvoorkeuren zijn en of er dagen zijn waarop ze meestal niet beschikbaar zijn om te werken. Leg deze gegevens vast in een verpleegstersplanningssoftware en, idealiter, synchroniseer ze met het HCM-systeem van uw keuze.
Deze eenvoudige gedragsverandering kan tot veel voordelen leiden. Ten eerste zullen de verpleegkundigen het waarderen dat managers zich bekommeren om hun voorkeuren en daar rekening mee houden voordat ze roosters samenstellen. Ten tweede, hoe meer informatie managers hebben over de voorkeuren van hun personeel, hoe makkelijker het zal zijn om goede roosters te maken, waarmee uw organisatie en uw medewerkers gediend zijn.
Maak een verpleegstersrooster van tevoren
Het inroosteren van uw medische staf is praktisch een eeuwigdurende taak. Zelfs als u denkt dat u een bijna perfecte verpleegster schema sjabloon, is er een reële kans dat je gaat uiteindelijk bewerken het meerdere malen voordat het personeel daadwerkelijk begint met het werken die toegewezen verschuivingen.
Daarom is het raadzaam om te beginnen met het plannen van verschuivingen zo ver van tevoren mogelijk. De gezondheidszorg is een van de sectoren waarin je bijna zeker kunt zijn dat wijzigingen in het schema nodig zullen zijn. Het is ongelooflijk moeilijk om in één keer een perfect verpleegstersrooster te maken, zelfs als u geavanceerde, datagestuurde tools voor forecast-based planning tot uw beschikking heeft.
Begin met het zorgvuldig overwegen van de beschikbaarheid en vaardigheden van uw medewerkers, maar houd ook rekening met de vraag naar zorgdiensten binnen uw organisatie. De kans is groot dat het rooster wat moet worden aangepast naarmate die week nadert en de planningsbehoeften van uw verpleegkundigen en uw patiënten zich beginnen te kristalliseren. Toch zijn er een aantal factoren die je kunt voorspellen en plannen voor.
Natuurlijk, als uw organisatie is nog steeds met behulp van verouderde methoden voor het maken van shift schema’s zoals pen en papier of Excel-spreadsheet schema templates, managers verspillen ton van de tijd die had kunnen worden opgeslagen met een verpleegster scheduling software waarmee managers om het planningsproces te stroomlijnen in de cloud en in enkele minuten. Bovendien kunnen ze direct op de hoogte personeel over veranderingen in het schema, in plaats van ze te bellen en de nieuwe planning handmatig herverdelen.
De bottom line? Begin ruim van tevoren met het maken van het werkrooster van uw verplegend personeel, want het zal waarschijnlijk meerdere iteraties vergen totdat het voor iedereen die erbij betrokken is precies goed is.
Toelaat, maar volg shift trading nauwgezet
Omdat het inplannen van verplegend personeel een moeilijke onderneming lijkt te zijn, hoeveel moeite u er ook in steekt, probeert u manieren te vinden om een beetje van de druk van uw managers af te halen. Een van de beste manieren om dat te doen is om het verplegend personeel de mogelijkheid te geven om diensten te ruilen.
Dit systeem werkt vooral goed bij het aanpassen aan last-minute wijzigingen in het ploegenrooster. In plaats van het proces uren te rekken – de werknemer die niet kan werken moet contact opnemen met de manager, waarna deze alle verpleegkundigen moet bellen om een vervanger te vinden – kunt u uw verpleegkundigen de hele beproeving laten vereenvoudigen.
Hoewel opgemerkt moet worden dat, ook al kan het toestaan van het ruilen van diensten een perfecte oplossing zijn voor het gladstrijken van kleinere problemen in uw verpleegstersrooster, het alleen goed werkt als een manager of roostermaker in staat is om het hele proces duidelijk en effectief te bewaken. Ze moeten ervoor zorgen dat de juiste medewerkers met de juiste kwalificaties de verschuivingen in kwestie te dekken.
Ook dit kan het beste worden gedaan door het gebruik van een verpleegkundige scheduling software die uw personeel in staat stelt om shift trades aan te vragen, maar niet bevestigt deze handel verzoeken totdat de manager heeft gezien, geanalyseerd en goedgekeurd.
Zo geweldig als een gecontroleerde handel verschuiving handel systeem kan zijn voor u, een ongecontroleerd systeem kan net zo schadelijk zijn voor uw planning en creatie proces. Mondelinge afspraken tussen uw medewerkers die willen ruilen verschuivingen zijn niet voldoende om duidelijkheid te garanderen, de manager moet worden betrokken bij het proces en zich bewust zijn van de potentiële impact elke voorgestelde verschuiving handel kan hebben op de verschuiving schema.
Probeer het plannen van overwerk te voorkomen
Verplicht overwerk is een groot probleem in de verplegingsindustrie, dat een direct gevolg is van het feit dat ziekenhuizen en andere medische instellingen simpelweg niet genoeg verpleegkundigen hebben om verschuivingen te dekken. Dit leidt ertoe dat de beschikbare verpleegkundigen ongelooflijk lang moeten werken en veel overuren maken.
Studies hebben keer op keer aangetoond dat de verpleging een van de bedrijfstakken is waarin meer overwerk negatieve effecten kan hebben op zo ongeveer elk aspect van het beroep. Overwerk leidt tot vermoeide verpleegkundigen die op het punt staan een burn-out te krijgen, waardoor er steeds meer fouten worden gemaakt op het werk. Dit resulteert niet alleen in een groter verloop onder verpleegkundigen, maar ook in een afnemende patiëntenzorg en patiënttevredenheid.
Is er een oplossing voor verplicht overwerk? Aangezien er een tekort blijft aan gekwalificeerde verpleegkundigen in zorginstellingen in het hele land, waarschijnlijk niet. Dat betekent echter niet dat het optimaliseren van de roosters van het verplegend personeel om onnodig overwerk en overbelasting te voorkomen onmogelijk is.
Een van de beste oplossingen is om gebruik te maken van de technologie die u in deze tijd tot uw beschikking heeft en deze te gebruiken om betere beslissingen te nemen over het inroosteren. Gebruik verpleegstersplanning software om uw planning inspanningen te baseren op echte gegevens. Houd het aantal patiënten die het invoeren en verlaten van uw faciliteiten op een dagelijkse basis en trends te vinden in de gegevens om erachter te komen welke uren van de dag en de week zijn de drukste of minst drukke voor u en uw personeel. Met dit soort gegevens tot uw beschikking bent u in staat om beter onderbouwde, door gegevens ondersteunde beslissingen te nemen over de planning, waardoor u onnodig overwerk voor uw verplegend personeel kunt voorkomen.
Verwaarloos de acuiteitsniveaus van patiënten niet
Een ander aspect van het verpleegkundig beroep dat het planningsproces zo complex en veeleisend maakt, is dat niet elke patiënt hetzelfde is. Managers moeten rekening houden met acuiteitsniveaus bij het nemen van beslissingen over de personeelsbezetting, wat het proces nog moeilijker maakt.
Wanneer een patiënt wordt beschouwd als een “high-acuity” patiënt, betekent dit dat hij of zij te maken heeft met een uitdagende medische aandoening. Hun zorgbehoefte kan groter zijn en hun problemen kunnen minder voorspelbaar zijn. Als managers dit nalaten, lopen ze het risico dat ze patiënten niet de hoeveelheid zorg kunnen bieden die hun gezondheidsproblemen vereisen.
Daarnaast kan het ook zijn dat high-acuity patiënten moeten worden verzorgd door verpleegkundigen die specifieke vaardigheden en certificeringen bezitten die niet iedereen in het personeel heeft. Daarom is het niet alleen belangrijk om altijd de acuiteitsniveaus van patiënten te kennen en bij te houden – managers moeten ook gemakkelijk kunnen verwijzen naar de vaardigheden en certificeringen die verpleegkundigen hebben en ze vervolgens dienovereenkomstig kunnen inplannen om voor de patiënten met speciale behoeften te zorgen.
Een verpleegkundig personeelsmanager moet verplicht de tijd nemen om een acuiteitsschaal en systeem te maken dat gemakkelijk kan worden geraadpleegd en gevolgd, zodat u in staat bent om de juiste zorg aan de juiste patiënten te bieden. Binnen dit systeem kunnen managers ook creatieve en effectieve manieren vinden om de vaardigheden en certificeringen bij te houden en deze gemakkelijk te kunnen raadplegen bij het maken van roosters.
Door deze personeels- en patiëntgegevens bij de hand te hebben en altijd gemakkelijk beschikbaar te zijn, zou het voor managers veel gemakkelijker moeten zijn om een optimaal verpleegstersrooster te maken dat werkt voor uw faciliteit, gebaseerd op zowel vitale patiënt- als personeelsgegevens.
Het probleem van verpleegstersroosters is een van de meest uitdagende kwesties van personeelsbeheer. Het betrekken van verpleegkundigen als actieve deelnemers in het proces kan contraproductief lijken, maar het kan eigenlijk de stress verlichten en helpen bij het maken van een nuttig verpleegkundig schema sjabloon dat kan worden hergebruikt met kleine wijzigingen. Vergeet niet dat de technologie is uw vriend en dat er gespecialiseerde oplossingen die speciaal zijn gemaakt voor het personeel scheduling problemen. Hoewel het misschien gemakkelijker lijkt om vast te houden aan de beproefde en ware systemen, hun ineffectiviteit is het grootste risico van allemaal – voor de patiënten en de verpleegkundigen zelf.