In een offerte of factuur kun je veel informatie kwijt, maar soms heeft een klant meer details nodig. Als er simpelweg niet genoeg ruimte is om een ‘groter plaatje’ te schetsen, kan een factuurbijlage uitkomst bieden.
In plaats van alle details in een factuur te proppen, kun je meer informatie in een ander document geven. Dit document kunt u vervolgens als bijlage bij een offerte of factuur voegen voordat u het naar uw klant stuurt.
Voor freelancers in het bijzonder biedt de mogelijkheid om documenten als bijlage bij offertes en facturen te voegen, of het nu gaat om aanbetalingen of definitieve betalingsverzoeken, een snellere en eenvoudigere manier om belangrijke informatie in één keer te delen.
Dit is niet alleen in het voordeel van de freelancer, maar ook van de klant, en verhoogt op zijn beurt het vertrouwen en kweekt een positieve professionele perceptie.
Dus wat zijn enkele van de documenten die je aan een offerte of factuur kunt toevoegen? Hier zijn slechts 9 van de vele voorbeelden die we kunnen bedenken.
-
Voorstel
Een voorstel is een document waarin een voorgesteld plan van aanpak voor een project wordt toegelicht. Het geeft een overzicht van wat er nodig is en beschrijft in detail hoe de freelancer of het bureau kan voldoen aan de eisen die de klant heeft gesteld.
Een versie van het voorstel kan al zijn bekeken en goedgekeurd door de klant, maar een bijgewerkt exemplaar kan als bijlage worden toegevoegd aan een offerte of factuur met aanbetaling.
-
Contract
Contactpersonen kunnen ook als bijlage bij een offerte of factuur worden gevoegd, of deze nu ongetekend of al ondertekend is. Dit biedt u en uw klant een effectieve manier om alle gerelateerde documenten aan elkaar te koppelen, zodat ze gemakkelijker en sneller toegankelijk zijn.
Het ongetekende contract kan ook worden aangepast aan eventuele wijzigingen in een offerte, en vice versa.
-
Voorwaarden
Of er nu een contract is getekend of niet, het is altijd verstandig om ervoor te zorgen dat uw freelancebedrijfsvoorwaarden worden gelezen door uw klant. Een offerte, aanbetaling of eindfactuur is een goede plaats om een document met algemene voorwaarden bij te voegen, zodat de klant deze kan raadplegen als hij twijfels of vragen heeft.
-
Programmering
Een van de dingen waar klanten zich vaak zorgen over maken, is de planning en de duur van een project. Misschien heeft u al een planning gemaakt, maar soms vergeet een klant dit of wil hij een gedetailleerder overzicht van de tijd die u nodig hebt om bepaalde fasen af te ronden.
Een gedetailleerde planning toevoegen aan een offerte of voorschotfactuur zal hun zorgen wegnemen. U kunt ook een voorgestelde planning voor de volgende fase van een project toevoegen aan een eindfactuur.
-
Timesheet
Hoe lang werkt u al aan het project? Factureert u per uur?
Timesheets kunnen klanten helpen de resultaten ten opzichte van de input te beoordelen en te bepalen hoeveel factureerbare uren ze aan een lopend project willen toevoegen of onttrekken.
-
Leveringsdetails
De meeste projecten van klanten omvatten projecten of items die aan de klant worden geleverd. Of het nu gaat om fysieke producten of digitale bestanden, een document met leveringsgegevens kan alle informatie bevatten die de klant nodig heeft om het voltooide werk veilig in ontvangst te kunnen nemen.
De leveringsgegevens kunnen zowel bij offertes als facturen worden gevoegd, vooral wanneer er sprake kan zijn van een ongebruikelijke of gecompliceerde leveringseis.
-
Projectbestanden
Bij facturen kunnen voltooide projectbestanden worden gevoegd. Als u aan een klein project werkt met slechts één werkbestand, kan het document worden bijgevoegd en samen met de factuur worden verzonden. Zo kan de klant het werk snel controleren en u sneller betalen, allemaal door slechts één e-mail te openen.
-
Vertalingen
Werkt u met bedrijven overzee? Sommige bedrijven kunnen een vertaalde versie van uw offerte of factuur nodig hebben. Indien van toepassing of mogelijk kunt u een aparte anderstalige versie van de offerte of factuur maken en dit document als bijlage toevoegen.
-
Foto’s of diagrammen
Voor sommige soorten projecten kan een klant foto’s en diagrammen nuttig vinden bij het bepalen van een offerte of bij het beoordelen van de voortgang in verband met gespreide facturen. Foto’s en diagrammen kunnen als bijlage bij een offerte of factuur worden gevoegd, zodat de klant zich een beter beeld kan vormen van het voorgestelde project of van de te volgen procedure na levering van het bestand.
Typen bestandsformaten die u kunt bijvoegen
Met Invoice Ninja kunt u bestanden in elk formaat bijvoegen. Dit zijn onder andere Microsoft Word-bestanden, OpenOffice-bestanden, PDF’s, PowerPoint, Excel, afbeeldingsbestanden (incl. JPEG en PNG), audio- en videobestanden, programmeerbestanden, Zip-bestanden, databasebestanden en nog veel meer.
Zolang de bestanden de maximale grootte van 10 MB niet overschrijden, kunnen ze als offerte- of factuurbijlage worden verzonden.
Hoe voeg ik een document toe aan een factuur
Een bestand aan een Invoice Ninja offerte of factuur toevoegen is heel eenvoudig. Het is gewoon een kwestie van het betreffende bestand uploaden naar het tabblad Documenten en vervolgens op Verzenden drukken wanneer de factuur klaar is. Het is net zo eenvoudig als het uploaden van een document naar een standaard e-mail. Uw klant ziet vervolgens duidelijk de bijlage(n) wanneer hij uw factuur ontvangt.
Zoekt u al een tijdje naar een manier om meer informatie te vermelden bij elke factuur of offerte die u verstuurt? Probeer dan onze functie voor het bijvoegen van facturen uit, samen met een grote verscheidenheid aan andere geavanceerde factureringssoftwarevoordelen die we bij Invoice Ninja bieden.
Al onze tools zijn ontworpen om uw leven als freelancer en kleine ondernemer eenvoudiger te maken.