Bij het kiezen voor een bruiloft op een bestemming, vraagt u uw gasten om reisplannen te maken in aanvulling op het bijwonen van de bruiloft. Daarom hebben bruiden en bruidegoms meer werk tijdens het planningsproces omdat iedereen naar hen zal kijken voor suggesties en vragen over hun reisplannen (vooral als het een bestemming is waar ze niet bekend mee zijn).
Hotelkamers blokkeren voor een bruiloft is daarom een must voor de meeste bruiloften op een bestemming. Een hotelkamer blokkeren is de beste manier om ervoor te zorgen dat uw gasten een plek hebben om te verblijven in de buurt van uw receptie. Hotels geven vaak een korting op de kamerprijs, die u dan kunt doorgeven aan uw gasten. Dit maakt uw leven gemakkelijker, omdat u een link kunt doorgeven aan uw gasten om hun eigen reis te regelen, zodat u zich kunt concentreren op de planning van uw bruiloft.
Solaz Los Cabos
Echter, dit gezegd hebbende, zijn er een paar dingen die je moet weten over het blokkeren van hotelkamers voor een bruiloft:
Voordelen: het blokkeren van hotelkamers voor een bruiloft
Speciale tarieven
Dit is zeker het grootste voordeel. Hotels en resorts bieden een gereduceerd tarief voor u en uw gasten als u besluit een hotelkamer te blokkeren voor uw bruiloft.
Speciale kortingen
Een ander voordeel zijn de speciale kortingen die u en uw gasten krijgen als u het hotel boekt via een kamerblok.
Voorbeelden zijn gratis upgrades, (de meeste hotels upgraden het bruidspaar naar een hogere kamercategorie), speciale voorzieningen voor het bruidspaar zoals champagne, aardbeien of een romantische turndown op de huwelijksnacht. Sommige hotels bieden speciale kortingen op eten en drinken, spa en cadeauwinkel.
Gratis kamers
Sommige resorts bieden gratis hotelkamers aan als een bepaald aantal kamers wordt gereserveerd door bruiloftsgasten. Een resort kan bijvoorbeeld zeggen dat ze één gratis kamer geven voor elke 20 gereserveerde nachten onder uw bruiloftskamerblok.
Chileno Bay Resort & Residences
Verjaardag gratis verblijf
Sommige resorts bieden een gratis verblijf voor het bruidspaar op hun eerste huwelijksverjaardag.
Iedereen betaalt hetzelfde
Al uw bruiloftsgasten krijgen hetzelfde tarief als zij binnen uw hotelkamerblok boeken. Dit garandeert dat alle gasten dezelfde annuleringsvoorwaarden krijgen, dezelfde aanbetaling (meestal één nacht) en dezelfde kortingen en voorzieningen.
Kleine aanbetalingen
Als u hotelkamers blokkeert, hoeven uw gasten slechts een kleine aanbetaling te doen als ze kamers reserveren. Sommige hotels vragen helemaal geen aanbetaling, zij geven de optie om te betalen bij het inchecken.
Planning vereenvoudigd
Mensen zijn vreselijk in het op tijd terugkrijgen van hun RSVP’s. Als u hotelkamers in het resort blokkeert, kunt u bellen om te vragen hoeveel kamers er onder uw kamerblok zijn gereserveerd. Dit geeft je een idee van hoeveel mensen er zullen komen.
Iedereen blijft op één plek
Als iedereen zijn eigen kamers boekt, zullen ze allemaal kamers boeken in verschillende hotels over de hele plaats. Stel je voor hoe moeilijk het zou zijn om het huwelijksweekend te coördineren, vooral als de bruiloft op een locatie buiten het hotel is. Met een kamerblok zit iedereen in hetzelfde hotel/resort en is het organiseren heel eenvoudig.
U weet dat er voor iedereen een kamer is
Als u kamers in een resort blokkeert, is er geen gevaar dat het resort uitverkocht raakt. Zodra de kamers zijn geblokkeerd, worden ze uit de algemene inventaris gehaald en zijn ze niet meer beschikbaar voor het publiek. Pas na de sluitingsdatum (meestal 30 dagen voor de bruiloft) worden ze vrijgegeven voor het grote publiek als ze niet zijn geboekt door een van uw gasten.
Viceroy Cabo
CONS: HET BLOKKEREN VAN HOTELKAMERS VOOR EEN HUWELIJK
Niet-terugbetaalbare aanbetalingen
Als een bepaald aantal kamers niet wordt gebruikt, of als u uw bruiloft annuleert, wordt de aanbetaling over het algemeen niet terugbetaald.
Discounters
We krijgen allemaal wel eens van die emails met last minute aanbiedingen van reiswebsites. In sommige gevallen blijken die last minute aanbiedingen goedkoper te zijn dan het groepstarief dat u en uw gasten in het resort betalen.
Als u hotelkamers blokkeert voor een bruiloft zonder exclusief gebruik, kunnen u of uw gasten op een gegeven moment (meestal lang nadat u over uw kamerbloktarieven hebt onderhandeld), online goedkopere kamerprijzen voor uw hotel vinden. Helaas is dit de aard van online flash sales en er is niet heel veel wat je er aan kunt doen. Als dit gebeurt, kunt u met uw vertegenwoordiger van het hotel praten over de vraag of uw gasten gebruik kunnen maken van het goedkopere, in de tijd beperkte tarief en deze kamers nog steeds kunnen meetellen voor uw minimale reserveringen.
Het is een beetje frustrerend, maar het is de enige manier waarop hotels kamers kunnen vullen die anders waarschijnlijk niet verkocht worden.
Als u dit ziet gebeuren, bel dan het hotel en sta erop dat ze het aangeboden tarief evenaren, anders zal uw hele bruiloftsfeest reserveringen annuleren en deze opnieuw maken tegen de gereduceerde tarieven.
Een&Only Palmilla
Belangrijke zaken om om rekening mee te houden
Aanvullende kosten
Het is gebruikelijk dat hotels kosten in rekening brengen voor zaken als het bezorgen van welkomsttassen aan de kamers van de gasten en het ontvangen van pakketten namens u. Dit moet allemaal worden vermeld in uw kamerblok contract. Over deze kosten kan doorgaans niet worden onderhandeld.
Voedsel- en drankminima
Voedsel- en drankminima zijn een gebruikelijke eis bij het blokkeren van hotelkamers voor een bruiloft, omdat ze ervoor zorgen dat het hotel zijn verkoopdoelen haalt in plaats van het feit dat een groot percentage van de gasten off-site evenementen zal bijwonen.
Als u van plan bent om al uw evenementen off-site te organiseren en een groot minimum moet halen, kunt u misschien creatief zijn met deze uitgaven door de gasten een fles wijn aan te bieden bij het inchecken, het hotel te vragen om het ontbijt in de prijs op te nemen en dit te laten meetellen voor het minimum, een turndown traktatie toe te voegen, enz.
Als u zich ertoe verbindt om ten minste één evenement in het hotel te doen, zullen ze gemakkelijker te onderhandelen zijn over het minimum, want het is een win-win voor iedereen.
The Cape, A Thompson Hotel
Trendement
Trendement is een clausule die sommige hotels gebruiken om ervoor te zorgen dat hun groepsreserveringen zijn toegezegd. De bruid & bruidegom moet voor een bepaald minimum aantal kamers betalen, ongeacht hoeveel er daadwerkelijk door gasten worden geboekt. Als een groepsblok op een bepaalde datum dat minimumaantal kamers niet haalt, kan de partij die het contract ondertekent een financiële boete krijgen of kunnen de lege kamers aan het publiek worden vrijgegeven voor verkoop.
Zorg ervoor dat u dit begrijpt en lees deze clausule op uw contract zorgvuldig door, zodat u geen financiële aansprakelijkheid hebt. Attrition rates variëren sterk tussen hotels, en veel hotels omzeilen dit maar kunnen andere manieren hebben om een bepaald aantal boekingen te garanderen.
Cancellation Policy and Force Majeure
Dit is een andere clausule in het contract waar u speciale aandacht aan moet besteden bij het blokkeren van hotelkamers voor een bruiloft. Het is in uw eigen belang om er zeker van te zijn dat de annuleringsvoorwaarden zeer duidelijk in uw hotelcontract staan.
Het is onwaarschijnlijk dat uw bruiloft wordt geannuleerd als gevolg van ziekte, overmacht, oorlog, een hotelstaking, of om persoonlijke redenen. U moet echter wel weten wat u en uw gasten financieel te wachten staat als er iets gebeurt. Terwijl je dit deel van het planningsproces doorloopt, kan het ook de moeite waard zijn om naar een bruiloftverzekering te kijken.
Heb je meer hulp nodig bij het plannen van je bruiloft? Lees meer van onze exclusieve tips over repetitiediners en bruiloftstrends voor 2019.