Als eigenaar van een kleine onderneming is het bijhouden van een nauwkeurige boekhouding van uw uitgaven van vitaal belang als u uw bedrijf in de zwarte cijfers wilt houden, en het is absoluut essentieel als u wilt groeien. Wij begrijpen dat u wel gepassioneerd bent over uw bedrijf, maar niet over boekhouden. Maar wees niet bang.
Het goede nieuws is dat er slechts twee primaire methoden zijn die u moet kennen: de boekhouding op kasbasis en de boekhouding op transactiebasis. Zelfs als u niet uw eigen financiële verslaglegging doet, is het van vitaal belang om te weten hoe elk van beide werkt, zodat u de beste boekhoudpraktijken voor uw bedrijf kunt kiezen. Hieronder vindt u een overzicht van de twee methoden, bijgewerkt met alles wat u moet weten over de wijzigingen die door de belastinghervorming TCJA zijn aangebracht.
Cash vs. accrual accounting
Hoewel boekhouden misschien niet uw favoriete aspect is van eigen baas zijn, is het nog steeds belangrijk om op zijn minst de basis en beste praktijken van de boekhouding van kleine bedrijven te begrijpen. Zolang uw omzet minder dan $ 25 miljoen per jaar bedraagt, bent u vrij om de kas- of de transactieboekhouding te gebruiken.
Waarom zou u de ene boven de andere kiezen? We zullen de basisprincipes van de boekhoudmethoden op kasbasis en op transactiebasis uitleggen, evenals de voor- en nadelen van elk, zodat u een weloverwogen beslissing kunt nemen.
Wat is de kasmethode?
Eerst beginnen we met de eenvoudigste van de twee methoden: het kasstelsel. Bij deze methode boekt u inkomsten naarmate ze worden ontvangen en uitgaven naarmate ze worden betaald. Als u bijvoorbeeld op 1 maart een factuur stuurt aan een klant voor 1000 dollar en de betaling op 15 april ontvangt, boekt u de inkomsten als ontvangen voor de maand april. Dit is het moment waarop u het geld daadwerkelijk in handen had.
Het is belangrijk op te merken dat deze methode geen rekening houdt met debiteuren of crediteuren. Dit komt omdat het alleen van toepassing is op betalingen van klanten – in de vorm van contant geld, cheques of credit card ontvangsten – wanneer de betaling is ontvangen.
Ook de kasboekhouding houdt alleen rekening met uw uitgaven wanneer geld uw rekening verlaat om uitgaven te betalen aan leveranciers, verkopers, en andere derde partijen. Met andere woorden, als je een kleine gift card en briefpapier bedrijf dat papier gekocht op krediet in juni, maar niet daadwerkelijk de rekening te betalen tot juli, zou je die leveringen op te nemen als een juli kosten.
Als uw bedrijf maakt minder dan $ 25 miljoen omzet per jaar en verkoopt geen koopwaar direct aan de consument, kan de cash accounting methode is de beste keuze voor jou. In feite is het vaak de boekhoudmethode van keuze voor zeer kleine bedrijven, zoals eenmanszaken of partnerschappen.
Voordelen van kasboekhouden
De kasboekhoudmethode heeft zeker zijn voordelen. De belangrijkste daarvan zijn gebruiksgemak en een betere cashflow.
Vereenvoudigd proces
Veel eigenaren van kleine bedrijven kiezen voor de kasboekhoudmethode omdat het een vereenvoudigd boekhoudproces is dat vergelijkbaar is met de manier waarop u uw persoonlijke financiën bijhoudt. Het is gemakkelijk om geld te volgen terwijl het van en naar uw bankrekeningen gaat, omdat het niet nodig is om vorderingen of schulden te registreren.
Voor kleine bedrijven die voornamelijk zaken doen via contante transacties en geen grote productvoorraden aanhouden, kan de kasmethode een handige en betrouwbare manier zijn om de inkomsten en uitgaven in de gaten te houden zonder veel boekhouding.
Inkomstenbelasting
Wanneer het op belastingen aankomt, heeft de kasmethode zeker voordelen. Met deze methode hoeft u geen belasting te betalen over geld dat nog niet is ontvangen. Als u bijvoorbeeld een klant in oktober voor 1000 dollar factureert en pas in januari wordt betaald, hoeft u pas in januari van het volgende jaar belasting over de inkomsten te betalen.
Dit verbetert de cashflow en zorgt ervoor dat uw kleine onderneming geld beschikbaar heeft voor belastingbetalingen. Voor particulieren en zeer kleine bedrijven kan dit van cruciaal belang zijn om uw bedrijf overeind te houden wanneer de cashflow beperkt is.
Nadelen van kasboekhouden
Hoewel de kasboekhoudmethode absoluut de eenvoudigste van de twee meest gebruikte boekhoudmethoden is, heeft deze ook zijn nadelen.
Onjuist financieel beeld
Omdat het geen rekening houdt met alle inkomende inkomsten en uitgaande uitgaven, kan het kasstelsel u doen geloven dat u een maand met een zeer hoge kasstroom hebt, terwijl dit in werkelijkheid het resultaat is van het werk van een vorige maand.
Geen debiteuren- of crediteurenadministratie
Omdat de methode zo eenvoudig is, hoeft uw boekhouder of accountant bovendien niet de data bij te houden waarop een bepaalde verkoop of aankoop plaatsvindt. Met andere woorden, er zijn geen registraties van debiteuren of crediteuren, wat problemen kan opleveren wanneer uw bedrijf geen onmiddellijke betaling ontvangt of openstaande rekeningen heeft.
Voldoet niet aan de Generally Accepted Accounting Principles of GAAP
De Generally Accepted Accounting Principles, of GAAP, zijn het standaardkader van regels en richtlijnen waaraan accountants zich moeten houden bij het opstellen van de jaarrekening van een bedrijf in de Verenigde Staten. Volgens deze richtlijnen moeten alle bedrijven met een omzet van meer dan 25 miljoen dollar de periodetoerekeningsmethode gebruiken bij het boeken en rapporteren van hun financiële prestaties. Dit betekent dat als uw bedrijf een omzet van meer dan 25 miljoen dollar zou hebben, u uw boekhouding zou moeten bijwerken. Als u denkt dat uw bedrijf in de nabije toekomst een omzet van meer dan 25 miljoen dollar kan behalen, kunt u overwegen om bij het opzetten van uw boekhoudsysteem te kiezen voor de boekhoudmethode op transactiebasis.
Wat is de methode op transactiebasis?
De boekhoudnormen van de Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) schrijven het gebruik van de boekhouding op transactiebasis voor bij de financiële verslaglegging, omdat het een duidelijker beeld geeft van de totale financiën van een bedrijf.
Maar wat is deze methode precies?
Met de boekhoudmethode op transactiebasis worden inkomsten en uitgaven geboekt wanneer ze worden gefactureerd en verdiend, ongeacht wanneer het geld daadwerkelijk wordt ontvangen. Als een klein bedrijf bijvoorbeeld op 1 maart 1000 dollar aan inkomsten in rekening brengt, dan wordt die 1000 dollar in de boekhouding van maart als inkomsten geboekt – ook al is het geld pas op 15 april op de rekening gestort.
Hetzelfde geldt voor uitgaven. In dit geval, als uw kleine cadeaubonnen- en briefpapierbedrijfje in juni papier koopt op afbetaling, maar de rekening pas in juli betaalt, zou u dat toch als een uitgave van juni boeken.
Voordelen van boekhouden op transactiebasis
In tegenstelling tot boekhouden op kasbasis, dat een duidelijk kortetermijnbeeld geeft van de financiële situatie van een bedrijf, kunt u met boekhouden op transactiebasis een meer langetermijnbeeld krijgen van hoe het uw bedrijf vergaat.
Dit komt omdat boekhouden op transactiebasis nauwkeurig laat zien hoeveel geld u hebt verdiend en uitgegeven binnen een bepaalde tijdsperiode, waardoor u een duidelijker beeld krijgt van wanneer de zaken in de loop van een bedrijfskwartaal of een volledig jaar sneller gaan en minder snel gaan. Bovendien is de boekhouding in overeenstemming met de nationaal aanvaarde boekhoudnormen. Dit betekent dat als uw bedrijf zou groeien, de boekhoudmethode niet hoeft te veranderen.
Nauwkeuriger financieel beeld
Hoewel deze methode een intensievere boekhouding vereist, geeft het eigenaren van kleine bedrijven een realistischer beeld van inkomsten en uitgaven gedurende een bepaalde periode. Dit kan u (en uw accountant) een beter algemeen inzicht geven in de bestedingsgewoonten van consumenten en u in staat stellen beter te plannen voor drukke maanden.
Voldoet aan GAAP
Omdat de periodetoerekeningsmethode voldoet aan de Generally Accepted Accounting Principles (GAAP), moet deze worden gebruikt door alle bedrijven met een jaaromzet van meer dan 25 miljoen dollar.
Aangezien de grens van 25 miljoen dollar aan omzet voor de meeste kleine bedrijven hoog ligt, zullen de meeste alleen voor het boekhoudstelsel op transactiebasis kiezen als hun bank dat vereist.
Voordelen van boekhouden op transactiebasis
Hoewel boekhouden op transactiebasis zijn voordelen heeft, zijn er ook enkele nadelen. Een van de meest genoemde is de complexere manier van boekhouden en de onnauwkeurige weergave van de financiële situatie van een bedrijf op de korte termijn.
Meer middelenintensief
Omdat boekhouden op transactiebasis complexiteit en papierwerk toevoegt aan uw financiële verslagleggingsproces, zien veel eigenaren van kleine bedrijven het als ingewikkelder en duurder om te implementeren. Omdat een bedrijf inkomsten registreert voordat ze daadwerkelijk geld ontvangen, moet de kasstroom apart worden bijgehouden om ervoor te zorgen dat u rekeningen van maand tot maand kunt betalen.
Nauwkeurig kortetermijnbeeld
Terwijl de periodetoerekeningsmethode een beter langetermijnbeeld van uw financiën geeft, geeft de kasmethode u een beter beeld van de middelen op uw bankrekening. Dit komt omdat de transactiemethode rekening houdt met geld dat nog moet binnenkomen.
Dientengevolge kan, als u geen zorgvuldige boekhouding voert, de transactiemethode financieel verwoestend zijn voor een eigenaar van een klein bedrijf. Uw boeken kunnen een groot bedrag aan inkomsten laten zien, terwijl uw bankrekening helemaal leeg is.
Hoe kiest u de juiste optie voor uw bedrijf
Hoewel het boekhoudsysteem en de financiële rapportagemethode die u voor uw kleine bedrijf kiest uiteindelijk een managementbeslissing is, hangt het ook af van uw bedrijfsdoelstellingen, de middelen die u beschikbaar hebt, en de financiële vereisten van uw organisatie.
Tenzij uw bedrijf een bruto jaaromzet heeft van meer dan 25 miljoen dollar, staat het u vrij de methode te kiezen die voor u het meest zinvol is.
Houd er echter rekening mee dat de IRS eist dat bedrijven dezelfde boekhoudmethode gebruiken en handhaven om hun belastbaar inkomen voor een jaar te rapporteren – dus niet halverwege het belastingjaar veranderen.
Sommige kleine bedrijven kunnen kiezen voor de hybride boekhoudmethode, waarbij ze de boekhouding op transactiebasis gebruiken voor hun inventaris en de kasmethode voor hun inkomsten en uitgaven. Als u niet zeker weet welke boekhoudmethode het beste is voor uw kleine onderneming, kunt u het beste contact opnemen met een accountant of belastingadviseur. Bekijk voor meer boekhoudtips onze checklist voor financiële taken die u dagelijks, wekelijks, maandelijks en jaarlijks moet uitvoeren.