“We leven in een wereld onder tijdsdruk waarin het gebruikelijk is om meerdere overlappende verplichtingen te hebben die allemaal onmiddellijke aandacht nu vereisen. Urgentie is niet langer voorbehouden aan speciale gelegenheden, het is een alledaags verschijnsel. Hoe kan men de vloed van verantwoordelijkheden beheersen, uitstekend werk leveren en een positieve gemoedstoestand behouden?” (Stephen Covey)
De Importance Urgency Matrix, of het Eisenhower’s Principe, is een effectieve methode om prioriteiten te ordenen. Het is een tweedimensionale grafiek die wordt gebruikt om werkactiviteiten en persoonlijke activiteiten te prioriteren. Het kan worden gebruikt wanneer het team een conflict heeft en niet in staat is het werk effectief te managen. Alle activiteiten kunnen worden geëvalueerd in termen van belangrijkheid en urgentie. Ze worden dan in de juiste kwadranten van de matrix geplaatst.
De belangrijkheids- urgentiematrix bestaat uit vier kwadranten:
- Kwadrant 1 is voor belangrijke activiteiten die onmiddellijke aandacht vereisen.
- Kwadrant 2 is voor activiteiten die belangrijk zijn maar niet urgent.
- Kwadrant 3 is voor activiteiten die niet echt belangrijk zijn, maar iemand wil het nu.
- Kwadrant 4 is voor activiteiten die noch belangrijk noch urgent zijn.
Kwadrant 1 is voor belangrijke en urgente zaken. Er kan een probleem ontstaan wanneer zich onverwachte activiteiten voordoen, of wanneer activiteiten urgent worden door uitstelgedrag of slechte planning. Het is raadzaam wat tijd in uw agenda vrij te maken om onverwachte activiteiten af te handelen. Wees pro-actief en vermijd uitstel en het nemen van meer tijd dan nodig is om het werk te doen. Enkele voorbeelden van activiteiten die in dit kwadrant voorkomen zijn: deadlines op het werk, lopende projecten, medische noodgevallen en het uitvoeren van dringende reparaties.
Kwadrant 2 is het gebied waar u de meeste tijd aan moet besteden. Het is buitengewoon belangrijk als het gaat om persoonlijke ontwikkeling en groei. Het omvat ook activiteiten als planning, preventie en leiderschapsgerichte activiteiten. Deze activiteiten worden vaak onderbenut, en manieren vinden om ze uit te breiden is het belangrijkste doel van het gebruik van deze matrix. Atleten, ondernemers en andere mensen met grote prestaties vinden tijd voor dit kwadrant.
Activiteiten in kwadrant 3 zijn onbelangrijk en worden gedaan met een gevoel van urgentie. De meeste van deze activiteiten zijn slopend en tijdrovend. Voorbeelden van activiteiten in dit kwadrant zijn: enkele e-mails, enkele vergaderingen, enkele telefoongesprekken, veelvuldige onderbrekingen, ongewenste gesprekken en iets doen omdat je geen “nee” kunt zeggen. Dring terug, delegeer, of raak in ieder geval niet verstrikt in deze activiteiten.
Kwadrant 4 is het gebied waar de meesten van ons verstrikt in raken. Het omvat die activiteiten die vaak worden gebruikt om een pauze te nemen van belangrijke en dringende activiteiten. Zo kan het kijken naar je favoriete tv-programma of het spelen van je favoriete videogame een opluchting zijn voor belangrijk werk. De sleutel hier is om te beperken hoeveel tijd je in dit kwadrant doorbrengt. Anders verlies je de controle over je toekomst en kunnen je kansen op succes afnemen.
Er zijn veel hulpmiddelen die u kunnen helpen uw activiteiten te beheren in termen van dringend, belangrijk, beide of geen van beide. De eenvoudigste manier is het gebruik van dit sjabloon.
Hoe gebruikt u de belangrijkheids- urgentiematrix
De volgende stappen beschrijven hoe u uw activiteiten kunt organiseren met behulp van de belangrijkheids- urgentiematrix:
- Begin met uw persoonlijke of werkgerelateerde activiteitenlijst.
- Teken de belangrijkheids-urgentiematrix op papier (of op een flip-over als u met een team werkt).
- Sorteer alle activiteiten in het juiste kwadrant.
- Beheer wat in de eerste twee kwadranten staat, en pushback of negeer wat in de laatste twee kwadranten staat.
Exemplaar – Werkgerelateerde activiteiten
Neem een lijst van werkgerelateerde activiteiten en sorteer deze in het juiste kwadrant van de belangrijkheids- en urgentiematrix. Hier volgt een voorbeeld:
Voorbeeld – Persoonlijke activiteiten
Neem uw persoonlijke takenlijst en sorteer deze in de juiste kwadranten. Het volgende is een voorbeeld van een persoonlijke belangrijkheids- urgentiematrix:
