Guinguette Marais Poitevin

Een praktisch voorbeeld van de 5 waarom-techniek

Om de echte kracht van de 5 waarom-techniek te begrijpen, laten we eens kijken naar een praktisch voorbeeld dat vaak voorkomt in het dagelijkse bedrijfsleven, en meer specifiek in de marketing.

Laten we zeggen dat een artikel of een blogbericht niet is gepubliceerd op de blog van het bedrijf:

1. Een artikel is niet gepubliceerd op de website van ons bedrijf. Waarom?
2. Niemand heeft het artikel gepubliceerd. Waarom?
3. Niemand heeft de duidelijke opdracht gekregen om een artikel te schrijven en te publiceren. Waarom?
4. Een teamleider vergat de taak te delegeren. Waarom?
5. Er is geen contentkalender. Waarom?
6. Niemand heeft de tijd genomen om de contentkalender voor te bereiden. Waarom?
7. Omdat niemand dacht dat de contentkalender belangrijk genoeg was. Iedereen ging ervan uit dat mensen zich enthousiast zouden aanmelden, een blogbericht zouden schrijven en het zouden publiceren.

Gebaseerd op het bovenstaande voorbeeld, kunnen we duidelijk zien hoe de 5 waarom techniek je kan helpen om te focussen, de hoofdoorzaak van het probleem te vinden, en het proces te verbeteren. In het bovenstaande voorbeeld werd de “Waarom”-vraag zelfs zes keer gesteld. Wees niet bang om nog dieper te graven als dat nodig is.

Nu, als de hoofdoorzaak aan het licht komt, heb je twee opties: Optie 1 is om met de vinger te wijzen en op zoek te gaan naar de persoon die verantwoordelijk is voor de website en het artikel niet heeft gepubliceerd. Maar, zoals gezegd, het spelen van de schuldvraag is zeer ineffectief.

Op korte termijn zullen de verantwoordelijken zich rot voelen en misschien consequenter zijn in hun werk, maar vroeg of laat zal de angst wegebben en zal de fout opnieuw gemaakt worden; eenvoudigweg omdat er geen duidelijk proces en verantwoordelijkheid zijn vastgelegd.

Niet te vergeten dat angst een zeer slechte motivator is. Je moet nooit mensen de schuld geven, maar denken aan het veranderen van een systeem, proces, cultuur, etc.

Optie 2, en een veel betere investering van je mentale inspanning, is na te denken over hoe je het proces kunt verbeteren. In ons geval zou het organiseren van alle noodzakelijke processen en verantwoordelijkheden met een contentkalender (een kalender met strikt vastgestelde data en onderwerpen met geplande artikelen die gepubliceerd moeten worden) een echte verbetering opleveren.

Een duidelijke definitie van wie verantwoordelijk is voor het opstellen van een maandelijkse contentkalender, samen met hoe het hele content creatieproces verloopt; van het bedenken van een idee voor een artikel, tot het produceren, redigeren, publiceren en distribueren ervan, en vervolgens het consequent volgen van het proces; zou ervoor zorgen dat het probleem zich nooit meer voordoet.

Volgens de Kaizen-regels moet je oppassen dat je processen niet verbetert met meer administratie.

Focus op de remedie, niet op de symptomen.

Stel een “5 waaroms meester” aan in uw organisatie en zorg ervoor dat elk probleem wordt aangepakt

Veel managers zijn bekend met de 5 waaroms techniek, maar vergeten hem toe te passen wanneer dat nodig is.Hoewel het een eenvoudige techniek is om te gebruiken, kan het moeilijk zijn om hem te implementeren. Daarom is het goed om één persoon aan te wijzen die kan fungeren als de “5 waarom-meester” – de belangrijkste probleemoplosser in uw bedrijf.

Deze persoon zou verantwoordelijk moeten zijn voor het regelmatig managen van problemen en het gebruik van de 5 waarom-techniek, en zou er ook voor moeten zorgen dat de corrigerende maatregelen worden uitgevoerd.

Als u enthousiast bent om de “5 waaroms meester” te worden, zijn hier de stappen om de 5 waaroms analyse professioneel uit te voeren elke keer dat u een probleem tegenkomt dat de moeite waard is om aan te pakken:

1. De 5 waaroms meester schrijft precies op wat een probleem is.
2. De 5 waaroms meester zorgt ervoor dat iedereen die met het probleem te maken heeft het ermee eens is. Zoals gezegd moet een deel van het team bestaan uit beslissers met ervaring uit de eerste hand.
3. Alle gegevens en feiten die het probleem illustreren worden vervolgens gepresenteerd – bewijs, geschiedenis van kennis, verschillende gegevens en gezichtspunten, oplossingen uit het verleden etc.
4. De toegewijde groep voert de 5 Whys analyse uit.
5. De groep vindt en stemt in met oplossingen die in verhouding staan tot de grootte van het probleem. De oplossing moet in elke stap worden gezocht nadat de “waarom” vraag is gesteld.
6. Het management of de 5 Whys meester wijst verantwoordelijkheden toe voor de implementatie van de optimale oplossing die aan het eind van het proces is gevonden.
7. De oplossing wordt getest, en nadat de resultaten zijn gemeten wordt iedereen in het bedrijf op de hoogte gebracht van de geïmplementeerde oplossingen.

Zoals je ziet is de 5 Whys methodologie echt eenvoudig, effectief, veelomvattend, flexibel, boeiend, en goedkoop – het enige wat je moet doen is ervoor zorgen dat je symptomen niet verwart met hoofdoorzaken.

Soms is er meer dan één hoofdoorzaak om naar te zoeken, dus je moet geen genoegen nemen met de eerste voor de hand liggende oplossing, maar diep graven en alle mogelijkheden uitdiepen, zodat je het probleem echt kunt oplossen. En je moet absoluut de schuldvraag vermijden en in plaats daarvan focussen op het proces.

Mensen maken altijd fouten, hoe goed ze ook zijn. Zorg ervoor dat je processen hebt die dit minimaliseren.

5W1H – vijf extra vragen voor een nog grondiger analyse

Soms geeft het stellen van alleen de vraag “waarom” ons geen goed genoeg perspectief op het probleem. Om een probleem nog grondiger en gedetailleerder te analyseren en echt de optimale oplossing te vinden, kun je een paar extra vragen toevoegen.

Deze vragen zijn: Wat?, Wie?, Wanneer?, Waar?, Waarom?, en Hoe?, en dat is waar de naam 5W1H vandaan komt:

5x

Waar Wat Wie Wanneer Waar
1x	Hoe

Wanneer je nieuwe vragen toevoegt en het probleem vanuit verschillende invalshoeken bekijkt, kun je gemakkelijker nieuwe verbanden leggen tussen de gevolgen en de hoofdoorzaak of hoofdoorzaken, en heb je een betere kans om alle verschillende gezichtspunten en mogelijke oplossingen te begrijpen.

Terwijl je dit doet, moet je je geest zo open mogelijk houden. Alleen dan, als je het probleem, de oorzaak en de omstandigheden echt begrijpt, kun je de optimale oplossing vinden en ervoor zorgen dat het probleem zich nooit meer voordoet.

Wat wordt het eerste probleem dat u oplost met de 5 Waarom-analyse?

Nu beschikt u over een zeer nuttig wapen als het gaat om het oplossen van problemen, dus het is tijd om er goed gebruik van te maken. Denk aan het meest uitdagende en repeterende probleem waar uw organisatie op dit moment mee te maken heeft.

Beslis nu vastbesloten dat u het probleem gaat oplossen door de 5 waarom-analyse (of 5W1H) toe te passen en volg deze stappen:

Stel een 5 Whys-team samen (beslissers en iedereen die met het probleem te maken heeft) en noem de 5 Whys-meester

Gezamel iedereen voor een whiteboard
1. Definieer het probleem gedetailleerd en nauwkeurig
2. Vraag vijf keer “waarom”, schrijf de antwoorden op het bord, en zorg ervoor dat je symptomen van oorzaken onderscheidt
3. Vind de hoofdoorzaak en de beste oplossing om deze op procesniveau weg te nemen
4. Stel een verantwoordelijke aan voor de oplossing, test deze, en informeer het hele team over de resultaten

Geluk met het oplossen van het probleem!