Guinguette Marais Poitevin

Het te laat betalen van klanten is een van de grootste kopzorgen waar freelancers en zzp’ers mee te maken krijgen.

Het najagen van betaling kost kost kostbare tijd terwijl je zou kunnen werken aan projecten. Erger nog, de zorgen of je wel of niet betaald wordt, kunnen je gedachten overnemen, waardoor je niet optimaal presteert.

Weten wat normaal is als het gaat om betaald worden door klanten kan een grote last van je schouders zijn. Hoe lang moet u, realistisch gezien, wachten op de betaling van een factuur?

Het korte antwoord…

U mag verwachten dat u wordt betaald binnen de termijn die u met uw klant bent overeengekomen.

Met andere woorden, u moet uw klanten een deadline voor betaling laten weten, en u mag verwachten dat u binnen die deadline wordt betaald. Klanten die stipt betalen, tonen respect voor uw werk en uw professionele relatie.

Soms zullen klanten een goede reden hebben om uw betalingstermijnen te schenden. Een eenmalige te late betaling van een vaste klant is geen reden om om 3 uur ’s nachts wakker in bed te liggen. Maar in het algemeen, als uw klant niet betaalt op de afgesproken datum, dan behandelt hij u niet met het respect dat u verdient. Als je een contract met ze hebt, kunnen ze de voorwaarden van dat contract schenden.

Wanneer klanten je betalingstermijnen schenden, dan is het absoluut eerlijk om ze rente in rekening te brengen over de te late betaling. Goede klanten betalen stipt binnen de afgesproken tijd.

Klanten die niet stipt betalen, zijn vaak ook op andere manieren moeilijk om mee samen te werken. Ze zullen waarschijnlijk te veeleisend zijn, of onrealistische verwachtingen hebben van wat je voor ze kunt doen.

Daarom is het een goed idee om klanten te laten weten wat je verwacht in termen van betaling voordat je met ze aan de slag gaat. Als ze niet tevreden zijn met wat je verwacht, dan kunnen ze dat zeggen voordat je al tijd en energie in hun project hebt gestoken.

Hoe bereid je je klanten voor op prompte betaling

De beste manier om er zeker van te zijn dat je prompte betaling krijgt, is om van meet af aan je betalingsvoorwaarden vast te leggen.

In je eerste gesprekken met nieuwe klanten moet je de betalingsvoorwaarden noemen die je verwacht. Je hoeft hier niet dwingend in te zijn, het kan zo simpel zijn als de vraag stellen: “De meeste klanten betalen me binnen 15 dagen na de voltooiing van een project. Vindt u dat goed?” U kunt een “Ja, dat is oké” verwachten, of een redelijke uitleg waarom dat niet mogelijk is. Onbetrouwbare lichaamstaal, hoesten of slappe excuses zijn geen goed teken.

Andere manieren om verwachtingen rond betaling te managen zijn:

• Er wordt vooraf om een percentage van je honorarium gevraagd.
  Dit is goed voor je cashflow. Het geeft u ook een idee van hoe snel de klant uw latere facturen zal betalen. Als uw klant de betalingstermijn overschrijdt voor deze vooruitbetaling, dan is het de moeite waard om te overwegen of het project wel iets voor u is.
• Stel een contract op met betalingsvoorwaarden.
  Dit maakt het makkelijker om betaling te vorderen als er iets misgaat. Legitieme klanten die van plan zijn u op tijd te betalen, zullen graag op de stippellijn tekenen. Het is de moeite waard om juridisch advies in te winnen, zodat je een contract kunt opstellen dat juridisch bindend is.

Nu je weet hoe je verwachtingen van klanten kunt managen, laten we eens kijken naar de twee belangrijkste betalingstermijnen die de meeste freelancers gebruiken.

Due Upon Receipt

Facturen die bij ontvangst verschuldigd zijn, zijn precies zoals ze klinken. Je verwacht zo snel mogelijk betaald te worden nadat je klant de factuur heeft ontvangen.

In mijn ervaring werken Due Upon Receipt-facturen goed voor kleine projecten, en klanten betalen meestal binnen 24 uur.

Als je facturen verstuurt die verschuldigd zijn bij ontvangst, dan moet je ervoor zorgen dat je klanten op een gemakkelijke manier direct kunnen betalen. PayPal of Stripe werken allebei goed en bieden klanten de mogelijkheid om met een creditcard te betalen.

Directe betaling betekent dat u niet hoeft te wachten op betaling voor werk dat u weken of maanden geleden hebt gedaan.

Het grootste nadeel van het gebruik van facturen met een betalingstermijn bij ontvangst is dat ze als een verrassing kunnen komen voor uw klant. Uw klant heeft dan geen tijd om te zorgen dat hij het geld op zijn rekening heeft staan om u te betalen.

Een ander nadeel is dat klanten “Due Upon Receipt” kunnen lezen als “Due when I can pay”. Door geen betalingstermijn te noemen, geeft u uw klant speelruimte om betaling uit te stellen.

Betalingstermijn (Net D)

Wees niet geïntimideerd door de termen – “Net” is gewoon factuur-taal voor “dagen”.

Net D facturen laten klanten weten wanneer ze verwacht worden een factuur te betalen. “Net D” verwijst naar het aantal dagen dat een klant heeft nadat een project is voltooid om de betaling in te dienen. De letter “D” wordt vervangen door een aantal dagen.

Een factuur met de vermelding “$1.000 netto 15” betekent bijvoorbeeld dat u binnen 15 dagen na afronding van het project een betaling van $1.000 verwacht.

Typisch zijn netto D-facturen verschuldigd binnen 10, 15 of 30 dagen.

Het grote voordeel van netto D-facturen is dat ze uw klant de tijd geven om genoeg geld op zijn rekening te storten om u te betalen. Ze hebben weinig excuus om te laat te betalen. Maar als je de factuur te vroeg verstuurt, kan hij je klant ontgaan en moet je hem vlak voor de vervaldatum een herinnering sturen.

Niet alle klanten weten wat “Net D” betekent op een factuur. Het is de moeite waard om op de factuur te vermelden dat de betaling binnen D dagen na voltooiing van het project moet worden voldaan.

Kortingen en late vergoedingen

Op facturen die niet onmiddellijk moeten worden betaald, moet u kortingen geven als stimulans voor vroege betaling.

Pro tip

Gebruik makend van Cashboard data, hebben we bewezen dat het aanbieden van een pre-payment korting resulteert in snellere betaling van facturen dan die zonder…

– Seth

Op dezelfde manier, Het in rekening brengen van een vergoeding voor te late betaling kan uw klanten motiveren om u op tijd te betalen, en is een andere best practice die wij aanbevelen.

Jouw beurt

Ik ben benieuwd naar jouw ervaringen met het indienen van facturen.

Hoe lang verwacht je te moeten wachten op betaling na het versturen van een factuur? Wat doe je met klanten die te laat betalen?