Guinguette Marais Poitevin

Stel je voor dat je baas je heeft gevraagd een belangrijke presentatie voor te bereiden voor de volgende bestuursvergadering.

Je hebt maar een paar dagen de tijd, je werkdruk is al hoog, en je hebt nog veel andere dringende taken op je To-Do Lijst staan. Hierdoor bent u angstig, kunt u zich niet concentreren en lijkt alles u af te leiden.

Tijdstressoren behoren tot de meest voorkomende bronnen van druk op het werk, en ze ontstaan doordat u te veel te doen hebt, in te weinig tijd. Dus, hoe kun je deze stress overwinnen, en de dingen doen die essentieel zijn om je werk goed te doen?

Eisenhower’s Urgent/Important Principle helpt je na te denken over je prioriteiten, en te bepalen welke van je activiteiten belangrijk zijn en welke in wezen afleidingen zijn.

Wat zijn “Dringende” en “Belangrijke” Activiteiten?

In een toespraak in 1954 voor de Tweede Vergadering van de Wereldraad van Kerken zei de voormalige Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower, die Dr. J. Roscoe Miller, president van de Northwestern Universiteit, citeerde: “Ik heb twee soorten problemen: de dringende en de belangrijke. De dringende zijn niet belangrijk, en de belangrijke zijn nooit dringend.” Dit “Eisenhower Principe” zou de manier zijn waarop hij zijn werklast en prioriteiten organiseerde.

Hij zag in dat goed tijdbeheer betekent dat je zowel effectief als efficiënt moet zijn. Met andere woorden, we moeten onze tijd besteden aan de dingen die belangrijk zijn en niet alleen aan de dingen die urgent zijn. Om dit te doen, en om de stress van te veel strakke deadlines te minimaliseren, moeten we dit onderscheid begrijpen:

• Belangrijke activiteiten hebben een resultaat dat leidt tot het bereiken van onze doelen, of deze nu professioneel of persoonlijk zijn.
• Dringende activiteiten vragen onmiddellijke aandacht, en worden meestal geassocieerd met het bereiken van de doelen van iemand anders. Zij zijn vaak degenen waarop we ons concentreren en zij eisen aandacht omdat de gevolgen van het niet behandelen ervan onmiddellijk zijn.

Wanneer we weten welke activiteiten belangrijk en welke urgent zijn, kunnen we de natuurlijke neiging overwinnen om ons te concentreren op onbelangrijke dringende activiteiten, zodat we genoeg tijd kunnen vrijmaken om te doen wat essentieel is voor ons succes. Op deze manier komen we van “brandjes blussen” in een positie waarin we onze bedrijven en onze carrières kunnen laten groeien.

Hoe gebruik je Eisenhower’s Principe

Om dit principe te gebruiken, maak je een lijst van alle activiteiten en projecten die je het gevoel hebt te moeten doen. Probeer alles op te nemen wat je tijd op het werk in beslag neemt, hoe onbelangrijk ook. (Als u uw tijd beheert met behulp van een To-Do Lijst of Actie Programma, zult u dit al gedaan hebben).

enk vervolgens na over elke activiteit en plaats deze in een van de vier categorieën, zoals weergegeven in figuur 1 hieronder:

Gebruik vervolgens de hieronder beschreven strategieën om uw activiteiten in te plannen.

Dringend en urgent

Er zijn twee soorten dringende en belangrijke activiteiten: activiteiten die u niet had kunnen voorzien, en andere die u tot het laatste moment hebt uitgesteld.

U kunt last-minute activiteiten elimineren door vooruit te plannen en uitstelgedrag te vermijden.

Hoewel, sommige kwesties en crises kunt u niet altijd voorspellen of vermijden. In dat geval kunt u het beste wat tijd in uw agenda vrijmaken om onverwachte problemen en ongeplande belangrijke activiteiten op te vangen. (Als zich een grote crisis voordoet, moet u andere taken opnieuw inplannen.)

Als u veel urgente en belangrijke activiteiten hebt, ga dan na welke u had kunnen voorzien, en denk na over hoe u soortgelijke activiteiten eerder kunt inplannen, zodat ze niet urgent worden.

Belangrijk maar niet dringend

Dit zijn de activiteiten die u helpen uw persoonlijke en professionele doelen te bereiken, en belangrijk werk af te ronden.

Zorg ervoor dat u voldoende tijd hebt om deze dingen goed te doen, zodat ze niet dringend worden. Vergeet ook niet voldoende tijd in uw agenda vrij te maken om onvoorziene problemen op te lossen. Dit vergroot uw kans om op schema te blijven, en helpt u de stress te vermijden van werk dat dringender wordt dan nodig.

Niet belangrijk maar dringend

Dringende maar niet belangrijke taken zijn dingen die u verhinderen uw doelen te bereiken. Vraag uzelf af of u ze kunt verzetten of delegeren.

Een veel voorkomende bron van dergelijke activiteiten zijn andere mensen. Soms is het gepast om beleefd “nee” te zeggen tegen mensen, of om ze aan te moedigen het probleem zelf op te lossen. (Ons artikel “‘Ja’ tegen de persoon, ‘Nee’ tegen de taak” helpt hierbij.)

Probeer als alternatief tijdslots te hebben wanneer je beschikbaar bent, zodat mensen weten dat ze dan met je kunnen spreken. Een goede manier om dit te doen is om regelmatig vergaderingen te beleggen met degenen die u vaak interrumperen, zodat u al hun problemen in één keer kunt afhandelen. U kunt zich dan langer concentreren op uw belangrijke activiteiten.

Niet belangrijk en niet dringend

Deze activiteiten leiden u alleen maar af – vermijd ze indien mogelijk.

Velen ervan kunt u gewoon negeren of annuleren. Sommige kunnen echter activiteiten zijn die andere mensen willen dat je doet, ook al dragen ze niet bij aan je eigen gewenste resultaten. Nogmaals, zeg beleefd “nee” als u kunt, en leg uit waarom u het niet kunt doen.

Als mensen zien dat u duidelijk bent over uw doelstellingen en grenzen, zullen ze u in de toekomst vaak niet meer vragen om “onbelangrijke” activiteiten te doen.

Infographic

Klik op de afbeelding hieronder om onze infographic over Eisenhower’s Urgent/Important Principle te bekijken: