Praktisch, stap-voor-stap gidsen voor de drukke FM
Juli 2002
Facilities Management Gedefinieerd
De snelle groei van facilities management heeft geleid tot discussie over wat facilities management is en hoe het verschilt van property management. Maar of je de facilitair manager nu beschouwt als een conciërge, een bedrijfsmanager of een financieel strateeg, facilitair management is een belangrijke rol gaan spelen in het bedrijfsmanagement van grote en kleine bedrijven. De gebouwomgeving is een te waardevol en complex goed geworden om te negeren of te verwaarlozen, en het beheer ervan brengt zowel grote potentiële voordelen als risico’s met zich mee.
De term facility management bestaat al heel lang, maar de betekenis ervan is in de loop der jaren drastisch veranderd. Vroeger had facility management alleen betrekking op het fysieke onderhoud en de exploitatie van gebouwen. Naarmate deze activiteiten complexer en duurder werden, werden in het facilitair management vaardigheden uit verschillende traditionele vakgebieden opgenomen, zoals bedrijfsbeheer, architectuur, engineering, onroerend goed, bouw en human resources.
BOMI Institute definieert facility management als het proces van het coördineren van de fysieke werkplek met de mensen en het werk van een organisatie. De primaire functie van facilitair management is het plannen, inrichten en onderhouden van een werkomgeving die de doelen en doelstellingen van de organisatie effectief ondersteunt.
Coördinatie en integratie over traditioneel gescheiden disciplinaire lijnen heen maken de professionele aspecten van facilitair management anders dan verwante beroepen. De coördinatie- en integratievaardigheden van een facilitair manager worden vaak vergeleken met die van een orkestdirigent die muziek maakt van vele verschillende instrumenten die worden bespeeld door verschillende musici met verschillende meningen over hoe de geschreven partituur het best kan worden geïnterpreteerd. Facilities management is zowel een vak als een beroep. In de praktijk komt het erop neer dat in beide hoedanigheden wordt opgetreden. Facilitair managers moeten vooruit plannen in plaats van te reageren wanneer zij het hoofd proberen te bieden aan talrijke gebeurtenissen.
Het huidige takenpakket van facilitair management omvat verschillende basisgebieden van managementactiviteit. De volgende lijst benadert het werkterrein van de meeste facilitaire afdelingen in grote bedrijven. Soortgelijke lijsten zijn gepubliceerd door verschillende organisaties op het gebied van facility management. Niet elke facilitair manager vervult elke functie op deze lijst, omdat de mix van functies en verantwoordelijkheden uniek is voor elk bedrijf.
Gebouwbeheer en -onderhoud
- beheer van gebouwsystemen zoals HVAC, elektriciteit, loodgieterswerk, beveiliging en in sommige gevallen data- en telecommunicatiebekabeling
- onderhoud van gebouwstructuren en -interieurs, meubilair en apparatuur
- onderhoud van terreinen, landschapsarchitectuur, en terreinverbeteringen
Onroerend goed
- beheer van onroerend goed en verhuur van onroerendgoedportefeuilles
- acquisitie en verkoop van onroerend goed
- due diligence
Masterplan onroerend goed
- afstemming van het onroerendgoedbezit van de onderneming op de onroerendgoedbehoeften van de onderneming aan de hand van het huidige bedrijfsplan
Menselijke en milieufactoren
- gezondheid en veiligheid van werknemers
- regelgeving en procedures voor werknemerscompensatie
- paraatheid voor noodsituaties
- planning en herstel bij rampen
Projectmanagement
- opstelling van facilitaire plannen
- planning en beheer van projecten, facilitaire programma’s, ontwerpdiensten, bouwprojecten en herhuisvestingsprojecten
Ruimteplanning
- vertegenwoordigt een proces dat de vraag- en aanbodgegevens vastlegt, plannen voor ruimtetoewijzing voorbereidt en de plannen uitvoert
Basisbeheeractiviteiten
- organisatie en planning van een afdeling facilitair beheer
- beheer van personeel voor facilitair beheer en uitbesteed personeel
- beheer en ontwikkeling van beleid en procedures voor facilitair beheer, zoals ruimtenormen en archivering van werkorders en projectaanvragen
- beheer van de dienstverlening op het gebied van facilitair beheer
Financiën
- beheer van de financiën van de afdeling, inclusief exploitatie- en kapitaalverbeteringsbudgetten en verantwoording van kosten en uitgaven
Kwaliteitsbeoordeling
- evaluatie van de kwaliteit en effectiviteit van facilitaire diensten
- benchmarking
- beheer van overheids- en bedrijfsaudits van facilitaire diensten en projecten
- ontwikkeling van innovatieve verbeteringen in facilitaire diensten
Communicatie
- orale, schriftelijke en grafische communicatie
- presentaties van kwesties aan alle managementniveaus
- ontwikkeling van normen, werkwijzen en procedures
- ontwikkeling en beheer van gespecialiseerde en technische informatie in een managementcontext
Algemene administratieve ondersteuning
- post- en reproductiediensten, transportdiensten, gasten- en gastvrijheidsdiensten, foodservice, en andere
Zoals u ziet, zijn de functies en verantwoordelijkheden van facilitaire operaties groter dan die van de meeste bedrijfsafdelingen. Elk onderdeel is echter een essentieel onderdeel van het facilitair management.