De meeste bedrijven maken gebruik van herhaalbare bedrijfsprocessen om werk gedaan te krijgen. Tegenwoordig willen bedrijven veel van hun processen verplaatsen naar platforms die voortdurende verbetering en iteratie mogelijk maken.
Als teams beginnen aan het proces van het migreren van deze essentiële processen en workflows naar nieuwe tools zoals low-code bedrijfsapplicaties, wordt de tijd die het kost om deze bedrijfsprocessen te documenteren essentieel voor het succes van het project.
Documentatie kan u helpen te bepalen of de processen efficiënt zijn of dat er stappen kunnen worden geëlimineerd of gewijzigd. En als u zich opmaakt om een deel van uw werk te automatiseren, is het documenteren van de huidige processen een absolute must om ervoor te zorgen dat uw automatiseringen soepel en betrouwbaar verlopen.
Het gebruik van de volgende procesdocumentatiesjabloon met tien stappen helpt u om dit snel, efficiënt en consistent te doen voor alle teams en afdelingen.
Een snelle, tienstappenmethode voor het documenteren van bedrijfsprocessen
Deze methode werkt het best als alle deelnemers kunnen zien wat er wordt gemaakt met behulp van een flip-over of white board. Zorg dat je de juiste mensen in de zaal hebt die weten wat er komt kijken bij het realiseren van het proces.
Stap 1 – Procesnaam
Om te beginnen, schrijf je de naam en een beschrijving van het proces op de flip-over.
Stap 2 – Procesgrenzen
Stel vast wat het begin- en eindpunt van het proces is. Wat zorgt ervoor dat het proces begint? Hoe weet u wanneer het klaar is?
Stap 3 – Procesuitgangen
Stel vast wat het proces oplevert.
Stap 4 – Procesingangen
Stel vast wat er nodig is om het proces uit te voeren en waar het vandaan komt. Bronnen kunnen zijn: papier, Excel, web.
Stap 5 – Procesactiviteiten
Brainstorm over de activiteiten (wat) die moeten worden gedaan om het proces van start tot finish te krijgen. Vermeld deze in de vorm van een werkwoord/object (bijv. verzoek goedkeuren, papierwerk ondertekenen, formulier verspreiden, enz.) Maak u geen zorgen over de volgorde van de activiteiten op dit moment, brainstorm gewoon vrijuit. Sticky-notities kunnen heel effectief zijn voor deze stap. Schrijf gewoon één activiteit op elk briefje.
Stap 6 – Procesorganisatie
Neem alle brainstormitems die u hebt geïdentificeerd en rangschik ze in de processtroom. Zorg ervoor dat u de belangrijkste beslispunten identificeert terwijl u het proces visualiseert.
Stap 7 – Procesbeoordeling
Bekijk de volgorde als een eerste kwaliteitscontrole. Ziet het er compleet uit op basis van de grenzen die u in stap 2 hebt gedefinieerd?
Stap 8 – Procesrollen
Stel vast welke rollen (wie) de activiteiten voor het proces zullen uitvoeren. Wijs aan elke stap in het proces een rol toe.
Step 9 – Proces uitschrijven
Plaats de stappen in een flowcharting softwareprogramma in een zwembaanformaat.
Stap 10 – Eindbeoordeling van het proces
Raadpleeg de deelnemers en bekijk de processtroom. Zorg voor goedkeuring door alle teamleden.
Het geheel samenstellen
Hier volgt een voorbeeld van procesdocumentatie om te laten zien hoe het allemaal samenkomt.