Het schrijven van een effectief bedrijfsreisbeleid, dat is ontworpen om de zakenreizigers van een bedrijf te helpen bij het volgen van de reisboekings- en vergoedingsprocedures, is een lastige taak.
Uw aanpasbare sjabloon voor het reisbeleid
Zoals Suzanne Wolko, een Luxury Travel Advisor en Consultant voor Arden Road Travel die meer dan 20 jaar ervaring heeft in reismanagement en financiën, ons vertelt: “Het schrijven van T&E beleid is gemakkelijk als je zegt ‘Je kunt alleen dit doen en nooit dit doen,’ maar we weten allemaal dat reizen nooit rechttoe rechtaan zwart-wit is – er zijn grijstinten (geannuleerde vluchten, geüpgrade auto’s, hotels en dure maaltijden.Deze grijstinten, zoals Wolko ze treffend beschrijft, kunnen sommige bedrijven doen afvragen of het opstellen van een reisbeleid wel de moeite waard is.
In werkelijkheid is dit des te meer reden om een beleid op te stellen. Uw bedrijf kan niet de extra kosten van een upgrade-auto beheersen als het geen richtlijnen heeft opgesteld over de soorten auto’s die werknemers mogen huren!
Weliswaar hebben veel grote bedrijven een bedrijfsbeleid voor reizen, maar kleinere bedrijven hebben dat vaak niet. Toch, zelfs als u uw eigen 3-persoonsbedrijf bezit en werknemers slechts twee keer per jaar reizen, moet u overwegen een beleid te creëren.
Reasons Why You Should Create A Travel Policy
Egencia, het bedrijfsreismerk van de Expedia-groep, voerde in 2016 een wereldwijde enquête uit onder zakenreizigers met een focus op het bedrijfsreisbeleid. Niet verrassend bleek uit het onderzoek dat slechts 38% van de zakenreizigers tevreden is met het reisbeleid van hun bedrijf.
Wat betekent dit voor bedrijven? Reizigers zullen waarschijnlijk buiten het beleid om boeken, wat het bedrijf meer geld kost, of reizigers zullen op zijn minst ontevreden zijn over hun zakenreiservaring, wat zijn weerslag kan hebben op hun prestaties binnen het bedrijf, op een vergadering met een klant, of op hun bereidheid om als werknemer te blijven. Het is belangrijk om een zakenreisbeleid op te stellen dat niet alleen gemakkelijk te volgen is en het bedrijf helpt de kosten te beheersen, maar dat ook rekening houdt met de behoeften van de werknemers.
Er zijn veel voordelen verbonden aan een zakenreisbeleid. Een effectief zakenreisbeleid
- Houdt het reisboekingsproces overzichtelijk
- Stroomlijnt de vergoedingsprocedures voor reizigers
- Zorgt voor meer besparingen (duidelijk beleid + tevreden reizigers = meer naleving van het beleid = besparingen)
- Helpt uw bedrijf fraude te voorkomen
- Beschermt werknemers door duidelijk omschreven veiligheidsprocedures
Reisbeleid kan nogal verschillen, afhankelijk van de doelstellingen van het bedrijf, reispraktijken en cultuur; Wij hebben echter een aantal praktische adviezen verzameld waarmee bedrijven van elke omvang een effectief zakenreisbeleid kunnen opstellen.
Wat te doen voordat u richtlijnen voor zakenreizen opstelt
Voordat u ook maar denkt aan het opstellen van een reisbeleid, wilt u uw voorkeursleveranciers op orde hebben, de huidige reispraktijken begrijpen en doelen stellen.
Items to cover in Your Corporate Travel Policy
Download hier uw aanpasbare sjabloon voor het reisbeleidEr zijn veel variabelen die de beslissingen over de richtlijnen voor zakenreizen van een bedrijf kunnen sturen. Als u de persoon bent die het beleid moet schrijven, kunt u betrokken zijn bij een jongleertruc, omdat u een evenwicht moet vinden tussen de behoeften van de werknemers en de behoeften van het bedrijf. Mensen in HR, operations en financiën zullen hun mening hebben over de juiste aanpak. Hoewel we u niet de exacte aanpak kunnen aanbevelen die geschikt is voor uw bedrijf, zijn er bepaalde items die elke polis zou moeten dekken:
Uitgavencategorieën
De uitgavencategorieën waarvoor u reizigers vergoedt (of die u hen toestaat te boeken via een mobiele boekingstool of bedrijfskaart) zullen het grootste deel van uw polissen uitmaken. U moet een lijst maken van elke reis en entertainment (T&E) post die het bedrijf bereid is te dekken, samen met eventuele beperkingen of richtlijnen voor het boeken in die categorieën. Voor bijna alle categorieën moet u de reizigers het volgende vertellen:
-
-
- eventuele voorkeursleveranciers (luchtvaartmaatschappijen, hotelketens, autoverhuurbedrijven) via wie ze moeten boeken.
- de verplichting van het bedrijf om vooraf te boeken. Veel bedrijven eisen dat werknemers hotels en vluchten ten minste twee weken van tevoren boeken.
- de website, mobiele boekingstool en/of TMC die de reiziger moet gebruiken om reizen te zoeken en of het gebruik van de technologie of TMC verplicht of optioneel is.
- het proces voor betaling. Zijn er bepaalde categorieën waarvoor werknemers een bedrijfskaart moeten gebruiken in plaats van een persoonlijke kaart? Wordt alle boeking uitgevoerd via de mobiele boekingstool?
-
Naast de bovenstaande algemene punten zijn er nog een heleboel andere overwegingen die specifiek zijn voor elke uitgavencategorie. Hier volgen onze tips voor elke categorie:
Zorg ervoor dat u:
- De klasse van de dienst specificeert. U wilt aangeven in welke omstandigheden (indien van toepassing) een reiziger eerste klas kan boeken in plaats van economy class. U kunt deze luxe bijvoorbeeld bieden voor vluchten langer dan een bepaald aantal uren en/of voor leidinggevenden op hoog niveau.
- Geef aan of werknemers hun eigen frequent flyer-punten mogen houden of dat het bedrijf deze behoudt voor kortingen.
- Zorg ervoor dat u duidelijk aangeeft welke kosten voor rekening van de reiziger komen, zoals extra bagage of annuleringskosten.
Zorg er ook voor dat u:
- Het kamertype vastlegt. De meeste bedrijven eisen dat werknemers standaardkamers boeken en eisen dat upgrades alleen worden geaccepteerd als dit geen extra kosten voor het bedrijf met zich meebrengt. Houd er rekening mee dat sommige standaardkamers meer kosten als er uitzicht op zee of een ander extraatje is.
- Bepaal welke extra kosten worden gedekt. Bepaal of het bedrijf betaalt voor minibar- en Wi-Fi-kosten, enzovoort.
Andere tips:
- Overweeg of u apps voor het vervoeren van passagiers, zoals Uber en Lyft, toestaat. Laat het reizigers weten in uw beleid, en specificeer details zoals of ze deze apps niet mogen gebruiken tijdens surge pricing.
- Vraag altijd om bonnetjes met vermelding van data.
- Overweeg werknemers te vragen het openbaar vervoer te gebruiken als dat uitkomt.
U zult willen:
- Specificeer de grootte of het type auto dat is toegestaan. Soms zijn specificaties gekoppeld aan het aantal zakenreizigers dat samen reist.
- Laat reizigers weten of u eist dat ze een verzekering bij hun huurauto kopen.
- 3. Houd rekening met het gebruik van persoonlijke auto’s. Misschien moet u de reizigers richtlijnen geven voor het gebruik van hun eigen auto’s, vooral als de zakenreizen van het bedrijf voornamelijk binnenlands zijn.
De meeste beleidsregels omvatten het volgende:
- Eis dat de werknemer binnen de toegestane dagvergoeding blijft. De U.S. General Services Administration biedt nu een handig hulpmiddel voor het berekenen van reiskostenvergoedingen.
- Een verklaring over alcohol. Sommige bedrijven vergoeden alleen alcohol wanneer bij de maaltijd een klant is betrokken.
Bruikbare strategieën om te overwegen:
- Geef aan dat het hoogst aanwezige lid van het bedrijf om vergoeding moet vragen.
- Stel uitgavenlimieten of -bereiken vast. Als werknemers een bepaalde marge overschrijden, kan het zijn dat hun verzoek om vergoeding naar iemand hoger dan de gebruikelijke goedkeurder moet gaan.
- Houd rekening met fooien. De meeste bedrijven vergoeden fooien, maar sommige geven aan dat ze niet meer dan 20% vergoeden
Niet-terugbetaalbare kosten
In een goed reisbeleid voor bedrijven staat duidelijk vermeld voor welke zaken het bedrijf geen vergoeding zal geven. Enkele veel voorkomende zaken die vaak niet voor vergoeding in aanmerking komen, zijn:
-
-
- Kinderopvang
- Stomerij
- In-kamerfilms
- Wijzigingskosten luchtvaartmaatschappij
- Parkeertickets
- Upgrades van voorkeursplaatsen bij luchtvaartmaatschappij
- Fooien voor hotelpersoneel
- Toiletartikelen of kleding gekocht tijdens de reis
- Huisdieren aan boord
-
Sommige van deze posten kunnen in de uitgavencategorieën worden vermeld, maar voor het gemak van de reiziger is het handig om een volledige lijst beschikbaar te hebben als een eigen onderdeel van de onkostendeclaratie.
Onkostenrapportage & vergoedingsproces
Terwijl sommige bedrijven ervoor kiezen om de onkostenrapportage voor elke onkostencategorie uit te leggen in hun reisbeleid, bieden andere bedrijven een aparte sectie aan waarin het onkostenrapportageproces wordt beschreven. Welke aanpak u ook kiest, er zijn enkele gemeenschappelijke punten die moeten worden behandeld, en hoewel het proces van onkostendeclaratie sterk varieert tussen bedrijven – van papieren formulieren tot high-tech mobiele T&E oplossingen – moet uw beleid waarschijnlijk nog steeds de volgende punten behandelen:
-
-
- Welke documentatie (formulieren, ontvangstbewijzen) heeft het bedrijf nodig om de reiziger te vergoeden?
- Wat is de verwachte termijn waarbinnen de reiziger onkostendeclaraties moet indienen na de reis?
- Hoe snel wordt de werknemer terugbetaald na indiening?
- Wat gebeurt er als werknemers zich niet aan het beleid houden?
- Is voor bepaalde onkostencategorieën voorafgaande goedkeuring nodig?
- Wie keurt reisaanvragen of onkostendeclaraties goed en wat zijn hun contactgegevens?
-
Te betreuren valt dat sommige zakenreizigers soms de waarheid verdraaien op onkostendeclaraties. Uit een onderzoek van Chrome River in februari 2016 onder meer dan 1.000 zakenreizigers blijkt dat fraude met onkostendeclaraties Amerikaanse bedrijven meer dan 2,8 miljard dollar per jaar kost. Een manier om onkostendeclaratiefraude te verminderen is om gedetailleerd te zijn in de onkostendeclaratierichtlijnen van uw reisbeleid. Wanneer u om een bewijs van betaling vraagt, moet u misschien specifiek zijn. Zo wordt in Chron.com aanbevolen dat bedrijven “specificeren of werknemers voor terugbetalingen ontvangstbewijzen moeten overleggen in plaats van creditcardafschriften” wanneer ze een vergoeding voor logies aanvragen. Op een creditcardafschrift staat misschien alleen de volledige hotelrekening, terwijl op de kamerrekening de filmhuur en minibaruitgaven worden uitgesplitst, die mogelijk niet door het bedrijf worden gedekt.
Merk op dat veel bedrijven een prijs vaststellen waarvoor ontvangstbewijzen zijn vereist, vooral voor maaltijden. Als een verzoek om een maaltijd binnen het dagtarief valt, hebben veel bedrijven geen bonnetjes nodig. Dit maakt het leven voor travel managers/accountants een beetje makkelijker.
Veiligheidsinformatie
Een belangrijk doel van elk bedrijfsbeleid voor zakenreizen zou moeten zijn om de veiligheid van werknemers te beschermen. Maar, zoals het Egencia onderzoek aantoonde, veiligheid en plicht vallen ver onder kosten-gerelateerd beleid in termen van hun frequentie in bedrijfsbeleid. Het is belangrijk om eventuele veiligheidsprocedures voor reizen in uw beleid af te bakenen om u te helpen de zorgplicht van uw bedrijf te vervullen. U kunt overwegen
- reizigers te verplichten hun reisplannen in te dienen, zodat u weet waar ze zich te allen tijde zullen bevinden.
- reizigers te vragen hun telefoonnummer van het hotel achter te laten.
- het verstrekken van contactinformatie en -bronnen voor reizigers in het geval van verschillende soorten noodgevallen.
- het beschrijven van eventuele reisverzekeringen die het bedrijf heeft.
Sommige TMC’s hebben tools waarmee ze reizigers tijdens hun reizen kunnen volgen. Met de meeste tools kunnen travelmanagers reisgegevens en reisroutes verzamelen, die helpen bij het lokaliseren van een reiziger binnen een bepaalde stad of regio – in tegenstelling tot het gebruik van GPS om een werknemer voortdurend te volgen, aldus Buying Business Travel.
Een diepgaand onderzoek van Carlson Wagonlit Travel naar reisbeleid en -naleving wees uit dat 77% van de travelmanagers zegt dat ze reizigers in noodgevallen niet goed kunnen traceren als ze niet het aangewezen boekingskanaal gebruiken. Meer dan 1/3 van de reizigers is zich niet bewust van het verband tussen het traceren van noodgevallen en het boeken via de TMC. Op basis van deze gegevens, als uw bedrijf een dergelijke tool gebruikt, lijkt het belangrijk om reizigers eraan te herinneren dat boeken via voorkeursleveranciers hun veiligheid verhoogt; om reizigers te vertellen hoe ze de tool kunnen gebruiken; en om eventuele zorgen over privacy weg te nemen.
Pro tips voor de inhoud van het reisbeleid
Uw aanpasbare sjabloon voor het reisbeleid
Sharing Economy
Wij raden u aan om bij het plannen van uw reisbeleid rekening te houden met de sharing economy. Nu steeds meer zakenreizigers gebruik maken van diensten in de ‘sharing economy’, zoals Airbnb en Uber, is het belangrijk om reizigers te laten weten hoe u over deze kwestie denkt, of u het nu eens bent met het gebruik ervan of niet. Wolko zegt: “Voor de sharing economy is het naar mijn mening een enorm risico. Het bedrijf heeft zorgplichten en als travel manager weet ik niet of het Airbnb huis, appartement, of ander veilig is voor onze medewerkers.” Wolko’s artikel, “10 Reasons Airbnb Isn’t Good for Business Travel” bespreekt enkele van de risico’s van het toestaan van werknemers om Airbnb te gebruiken, en onze tweedelige serie over het opnemen van de sharing economy in het corporate reisbeleid biedt gedetailleerde strategieën voor het opnemen van de sharing economy in het reisbeleid.
Bleisure
is ook een belangrijke overweging bij het opstellen van richtlijnen voor zakenreizen. Naarmate meer reizigers dagen aan hun zakenreis toevoegen voor vrije tijd, is het een goed idee voor uw bedrijf om richtlijnen op te stellen die reizigers voorbereiden op hun verantwoordelijkheden als ze aan bleisure doen. Wolko herinnert ons eraan dat “u het bedrijf geld kunt besparen door een dag of twee privéreizen aan een zakenreis toe te voegen”, zoals wanneer een vlucht minder kost als u op een minder drukke dag reist. Uw bedrijf kan overwegen om persoonlijke tijd toe te staan, zolang het bedrijf er geld mee bespaart of het duidelijk is wanneer de dekking van de kosten van het bedrijf eindigt en die van de reiziger begint.
Hiërarchie
xperts discussiëren over de vraag of een bedrijfsbeleid voor reizen al dan niet hiërarchisch moet zijn (dat wil zeggen, verschillende richtlijnen gelden voor verschillende soorten werknemers). Sommigen zijn van mening dat je het beleid niet hiërarchisch moet maken omdat het animositeit creëert en moeilijker te begrijpen is. Op de blog van Concur, de oplossing voor reis- en onkostenbeheer, zegt het bedrijf: “Als een verkoper geen kamer van $500 kan boeken, dan zou een manager dat ook niet moeten kunnen.” Anderen beweren dat degenen die hoger in het bedrijf staan, loyaliteit hebben verdiend en in sommige gevallen betere accommodaties of reisupgrades verdienen. Wij raden u aan de voor- en nadelen van een hiërarchie met de bedrijfsleiding te bespreken.
Best Practices for Writing & Organizing the Company Travel Policy
Uw aanpasbare sjabloon voor het reisbeleid
Zo, u hebt alle basisprincipes onder controle: U hebt onderhandeld met leveranciers, de reispraktijken van het bedrijf geanalyseerd en belangrijke beslissingen genomen over richtlijnen voor uitgavencategorieën. U hebt een lijst van niet-terugbetaalbare posten geschreven en veiligheidsinformatie voorbereid. De rest zou eenvoudig moeten zijn, toch?
Ja en nee.
Een effectief bedrijfsreisbeleid gaat niet alleen over het opstellen van een effectief beleid. U moet ze ook goed communiceren. Hier zijn onze tips voor het schrijven en organiseren van uw beleid:
Streef ernaar een korte inleiding tot het reisbeleid te schrijven waarin een overzicht wordt gegeven van de belangrijkste verantwoordelijkheden van de werknemer; het doel van het beleid; en het belang van het volgen van het beleid.
Dit is uw kans om de belangrijkste informatie over te brengen, zodat werknemers niet kunnen zeggen dat ze het gemist hebben. Dit is ook je kans om werknemers te helpen begrijpen waarom het beleid belangrijk is voor het welzijn van het bedrijf en de werknemer.
Zoals Tom Wilkinson, voormalig president van TRW Travel & Expense Management en huidig Director of Supplier Services bij Concur, aan Business Travel News vertelt, “Je verdient steun voor beleidsveranderingen door niet alleen het wat, maar ook het waarom te communiceren.” Hij suggereert dat een uitspraak als “we zijn verplicht om online te boeken” praktisch “smeekt om verzet”, ZONDER dat het bedrijf de beslissing als zodanig uitlegt: het is “omdat we tijd en geld besparen en tegelijkertijd reizigers onderweg beschermen.”
Dus kan een introductie een effectieve aanpak worden voor de naleving van het beleid.
Weetje nog, in het begin van dit artikel, toen we voorstelden om doelen te stellen voor je reisbeleid voordat je het opstelt en dat je gegevens van reizigers analyseert? Nu is het tijd om deze doelen en gegevens te gebruiken om een organisatorische strategie voor het beleid te creëren.
Als uw belangrijkste doel bijvoorbeeld is om reizigers te helpen gemakkelijk en efficiënt reizen te boeken, organiseert u het beleid op basis van uw reizigers. Is vliegticket de meest geboekte reiskostencategorie? Zet die als eerste op de lijst. Probeer de stappen te volgen die reizigers zouden volgen als ze boeken, beginnend bij het boeken en eindigend met het indienen van de vergoedingsdocumentatie.
Zorg ervoor dat u de polis in korte, gebruiksvriendelijke secties verdeelt, en overweeg een gemakkelijk te volgen inhoudsopgave, zodat reizigers direct naar de informatie kunnen springen die ze nodig hebben. Denk ook na over manieren om afbeeldingen en ontwerpstrategieën te gebruiken om het beleid levendiger te maken.
“Alle werknemers moeten gebruikmaken van onze voorkeursleverancier.”
Het gebruik van het woord “moeten” is heel duidelijk (in tegenstelling tot “zouden moeten”, dat verkeerd kan worden geïnterpreteerd of gebruikt), en “gebruiken” is heel formeel. Omdat er geen dubbelzinnigheid is, zal een bedrijf dat zich richt op de besparingen die leveranciers bieden deze verklaring zeer nuttig vinden, maar een bedrijf dat flexibiliteit wil toestaan en een meer ontspannen toon wil aanslaan, zou in plaats daarvan een zin kunnen gebruiken als “We moedigen werknemers aan om waar mogelijk gebruik te maken van onze voorkeursleveranciers.”
Sommige mobiele boekingstools zijn gespecialiseerd in het bedrijfsbeleid voor reizen, waardoor het voor werknemers heel eenvoudig is om aan de regels te blijven voldoen. Ons eigen product, Claire, stelt bedrijven of TMCS in staat om zeer gedetailleerd beleid te selecteren, en zodra ze dat hebben gedaan, zien reizigers eenvoudig beschikbare boekingen die binnen het beleid vallen. Hier is het hotelbeleid, waarmee de gebruiker items kan selecteren zoals een maximumtarief per nacht of kosten per diem en een voorkeurstype kamer.
Hoewel je nog steeds een beleid moet hebben, zelfs als je een nieuwe technologie gebruikt voor boeking of terugbetaling, zorg er dan voor dat je de boekingstool bestudeert en uitzoekt welke items je kunt elimineren. We hebben bijvoorbeeld voorgesteld om werknemers te vragen een reisschema in te dienen voor veiligheidsdoeleinden, maar u kunt deze herinnering uit uw beleid weglaten als de mobiele app reizigers volgt of reisschema’s opslaat.
Medewerkers op de hoogte brengen van het reisbeleid
U hebt de taak om het reisbeleid van uw bedrijf op te stellen of bij te werken overwonnen, maar uw taak is nog niet helemaal volbracht! Als niemand op de hoogte is van het beleid, dan is al die moeite zinloos.
Uit de Egencia-enquête blijkt dat zakenreizigers informatie over het reisbeleid liever vinden op het intranet van het bedrijf, in de booking tool of via een reisorganisator – dan via e-mail. Deze informatie bewijst dat het nuttig is om uw reisbeleid op het bedrijfsintranet te zetten; om het beleid in te stellen in uw mobiele boekingstool; en om ervoor te zorgen dat reisorganisatoren deze informatie gemakkelijk toegankelijk hebben. Toch denken wij dat hoe meer u de boodschap verspreidt, hoe beter. Hoewel slechts 13% van de reizigers in het onderzoek aangaf dat e-mail hun favoriete communicatiemethode voor het beleid was, is het de moeite waard om dit via e-mail bekend te maken om dat percentage te bereiken.
Download uw aanpasbare sjabloon voor reisbeleid hier
Naleving reisbeleid
Een laatste geheugensteuntje voor het maken van een effectief reisbeleid is om het beleid te beschouwen als een document dat in ontwikkeling is. De behoeften van werknemers zullen veranderen; nieuwe technologieën zullen opkomen. Deze zullen ongetwijfeld van invloed zijn op uw beleid, dus sta er open voor en houd het actueel. Naarmate de technologie meer aspecten van uw beleid overneemt, kunt u het document korter en eenvoudiger houden!
Bedenk ook dat u het comfort en de veiligheid van uw werknemers niet uit het oog mag verliezen bij het actualiseren van uw beleid. Als u zich alleen op de kosten richt, zullen werknemers zich wellicht niet aan het beleid houden. Uit het onderzoek van Egencia blijkt dat 54% van de reizigers van mening is dat de kosten voor hun bedrijf de belangrijkste factor zijn bij het boeken van reizen. Egencia stelt dat reizigers niet bereid zijn om “beleid te omarmen dat hen tijd of comfort kost of onnodige ontberingen veroorzaakt wanneer ze weg zijn van huis”. Reizen voor zaken kan leuk zijn, maar het kan ook stressvol en eenzaam zijn. Houd dit in gedachten tijdens het opstellen van het beleid.
Voor meer tips over naleving, bekijk ons artikel “Verbeter de naleving van het reisbeleid van uw bedrijf met deze 5 strategieën.”